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浅谈工程建设中资料管理常见问题及应对措施

发表时间：2021/5/31 来源：《基层建设》2021年第2期作者：麦洁欣

[导读] 摘要：本编制论文主要讨论在工程建设中工程资料管理涉及全过程管理内容。

        佛山杨柳郡房地产开发有限公司 528000
        摘要：本编制论文主要讨论在工程建设中工程资料管理涉及全过程管理内容。包括在房地产大运营体制下资料管理的前世今生，资料产生原因、过程、作用等。在全过程建设四个节点阶段中资料常见问题、应对措施。从事资料管理人员的现状分析，就业前景，未来发展方向等。论文中讨论均为真实案例，以本人从事十年资料职业生涯为基准，在现实遇到疑难杂症、主要往实操性方向讨论、分析案例。包括但不限于快速报建、适应高周转项目管理、管理竣工验收等。资料管理管理不只是一栋实体建筑物，更是整个过程中每件事，每个人的管理。资料管理是漫长且繁琐事业，希望能从本论文中与各位浅谈鄙人之见，令更多人认识工程资料这个岗位。
        关键词：资料；管理；事例；
        1、选题的背景与意义
        房地产项目建设过程中会产生大量的资料例如：图纸、合同、进度计划、材料质量证明文件等等资料。这些资料里面产生的数据都是房地产工程建设管理中相当重要内容。而对文件资料管理的能力将在某程度上对施工的质量、进度、安全产生重要影响，甚至乎对影响到一个项目的成与败。做好文件分类、借阅、交接、保管等都是与管理息息相关的内容。如果出现管理纰漏，造成文件遗失、污染，均会造成严重后果。资料管理效率低下或者人员不足，也会对工程慢慢累积从而导致进度、质量延误，产生蝴蝶效应。因此，房地产工程建设档案管理需要依托现代信息技术，建立一套高效、完善的档案管理机制，以促进项目保质、按期完成。
        工程资料属于工作量大，跨越时间长、繁琐并且收集面覆盖至全项目全过程，细致到某一段钢筋、螺栓、胶水等使用记录。在现实施工过程中，如有与由于人员配置不到位，人员素质参差不齐，对其收集、验收、归档的不规范等原因，会造成工程后期验收、交付使用参考造成极大困难，不真实，甚至造假的资料对后期影响产生巨大不利影响。
        综上所述，选此题目作为本人论文目的主要为阐述资料管理在全过程开发中重要影响，很多企业不论私企国企，都对资料这项管理动作十分不到位，更有甚者甚至乎觉得该岗位不重要，不重视。每每等到事件发生各种各样经济、名誉、精神损失时方知其重要性。希望借此各位同行人员阅读后有所感悟，对资料管理，对资料员有一番重新认识。
        2 工程建设全过程开发介绍
        2.1 房地产大运营简述
        房地产是一个大蛋糕，这块蛋糕的分量达到已经吃了几十年还在一直被各个房产企业分配着，只是吃的方法，用的餐具不一样了。随着时代的进步，科技的发展，我们用来分蛋糕的餐具也随之更新。
        因此，可以想想，运营究竟是什么尼？在我看来运营它就是以承接公司战略为使命，以确保公司经营的目标达成、供应运行的信息对称为职责，从而构建而成的一个体系化，全流程、全维度的“神经系统”。
        何为好的运营，并非是利润最高的运营，相反是用最短时间，最少亏损，从而产生最大限度的价值，将每个人的每件事价值发挥到极致。
        2.2 工程建设全过程介绍
        全过程管理，通常指的是以需求开发、设计策划作为起点，延伸到生产建设、运营管理等成套的生命周期管理，可以对管理对象中存在的所有问题进行管理控制，从而在一定程度上减少质量存在问题的可能性。
        全过程管理也被称作为全生命周期管理。指的是管理产品，在所需到策划、设计以及产出、销售及最后的保养等全部周期内的内容与经过。它不仅属于一项技术，更属于一类制造的观念。它支持并行设计制造、协同设计和制造，网络化制造等先进的设计制造技术。
        2.3 工程建设资料管理的意义
        2.3.1 施工过程中真实记录
        资料档案属于对建设过程的全面体现。在监理过程中所形成的文字、音频、图纸、列表等文件数据资料进行统一管理和保存，可以准确地反映施工进展。除此之外，它还涵盖了施工中数据上的监督，对施工过程中，每一分部、子分部、分项工作，工程实体质量进行的真实记录。它不单是对工程进行评定、验收、质量总结更是工程责任事故处理的重要依据，也是工程竣工后维护、改建、扩建的根据。
        2.3.2明确工程参建各方责任的重要证据
        单位在建设工程体系上，是属于第三方存在身份。跟施工单位以及业主都有一定的关联。由于监理属于公平的第三方身份，因此在施工过程中具有客观性的特征。因此，监理在资料档案的管理上需要有一定的客观性以及公正性。将实际这个目标放在第一位，要对工程的现实情况做到准确反馈，对各项需要填写真实数据，不遗漏这是对施工过程进行跟踪的关键所在。在建设项目中，实现“三控两管”最核心的内容就是对监理资料档案展开管理，更是作为监理人的一项基础工作。所以，在工程建设过程一直到工程竣工后，倘若发现问题，都可以对监理资料进行查阅，从而寻找相关依据，对各方责任做出界定，处理发现的问题。
        3工程建设过程中资料管理存在的问题
        3.1 资料整理缺乏时效性
        从建筑业日渐发展，土地价值越发重要，各房地产商为了更好提供利润均在人手上进行调整，目前现状很多房企管理人员人均管理10万平方米，管理只能从加大监理人员数量入手，而监理行业人员素质参差不齐情况十分严重，但施工过程中会产生大量资料、影像需要人手进行记录，人员的参差不齐导致大量资料记录不规范不完整，不能第一时间将所有相关技术资料进行保存，最后会造成施工过程中大量资料缺失。
        3.2 资料管理制度存在疏漏问题
        建筑工程资料管理制度的建立，是对企业在施工过程中相资料管理人的行为进行约束，从而获得较为准确、企业需要的记录，以便做到质量保证的目的。同时更是对建设、施工单位管理人员，是否对其岗位职责达到要求的衡量标准之一。当前阶段，尚有十分多的建筑企业尚未设立健全的资料管理制度，制度的缺失导致执行力度下滑，甚至不作为最终结果不尽人意。相反某一些企业资料管理制度重复，同样对实际操作造成困扰。比例某前20强房企，资料管理有以下来自以下几方面：政府相关监督部门、施工单位自身制度、监理单位自身制度、建设单位由于三级管控集团、区域、项目管理制度，另外增加第三方检查制度。同一个事件有可能面临5个以上指引，极大浪费人力、物力。
        3.3 记录工程资料丧失后期利用价值
        大多数施工、房地产、监理企业尚未认识到建设工程数据管理具备的实际用途，皆无灵魂般全部照抄原有不完善的数据管理，导致未能准确收集、记录和整理工程资料。

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同时，由于资料不是由专业资料员进行第一时间整理，肯定会出现遗漏、错误、乱记录等情况，从而丧失了工程资料原有的真实、精准以及完整性。导致后期需要用到的时候失去了继续使用、参考的价值。比如，在质量验收工作中，记录混凝土浇筑时间错乱、型号有错误，势必会对后期发生工程质量事故调查原因时造成及极大困扰。
        4工程档案资料管理中存在问题的具体策略
        4.1 完善资料管理制度
        首先，企业开展资料管理业务，在满足政府相关部门制定资料归档要求外，在进行实际操作时候还需要制定一套两者相结合可落实到执行处的制度，同时满足外在内在要求，也更好体现企业资料档案管理的能力。其次，要针对项目建设档案管理工作的具体内容制定管理制度，以进一步适应现代市场经济发展的需要，实现更高程度的规范化和科学化。比如在具体操作时，为了进一步简化现场管理人员的具体工作内容，使其工作职责更加具体、准确，必须科学制定相关人员的具体工作职责，最大限度地把责任落实到人身上，确保管理工作进一步符合企业工程内容。最后，在具体的工作过程中，档案管理人员必须更加重视每一个施工环节，确保档案管理更加有效。因此，在具体施工作业前，管理人员必须对施工现场进行全面调查，并在此基础上，科学制定档案管理工作计划。项目建设完成后，还需进一步整理分析相关资料，开展科学有效的归档作业。
        4.2 组建专业高素质的资料管理团队
        建设一个高素质、高水平的档案管理人才组织的前提是施工企业必须在项目施工前对管理人员进行相关的实践理论知识和实践技能培训，特别是计算机财务软件、办公报表的实践能力表格和其他软件。同时，希望软件开发企业能尽快开发出集成化的网络数据管理软件，从而实现信息的快速传递，提高信息填报的真实性和准确性，更好地存储和保存工程数据。在网络软件开发应用前，企业高层决策者必须加强数据管理人员队伍建设，做好网络软件应用的前期准备，确保不出现因人为因素造成的数据存储不当和错误记录。
        4.3 把控资料编写过程
        在档案管理中，相关人员首先需要保证工程技术资料具有统一的格式样式。相关人员在准备项目时，要严格根据项目的具体特点，科学制定竣工资料表，最大限度地满足档案管理部门和地方行政部门的管理规定。有效的统一表格样式在某种程度上，可以对工程相关的数据进行简化，便于整理和汇总。以便可以在一定程度上规避数据格式上存在的不规范以及多样化情况，其次对建筑材料等相关资料展开全面的搜集。在建设项目施工过程中，由于时间等因素的不利影响，材料检验报告和出厂合格证往往难以与相关材料同步到达施工现场。在此基础上，现场管理人员必须保证及时收集复验资料，避免出现先用后验的现象，从而在更高程度上保证工程进度和质量。
        企业在这个过程中，需要设立相关的人员对施工过程中的数据实行追踪、搜集以及汇总，在具体操作中，需要对满足施工现场的构件，以及材料展开严格的审查。同时及时收集、有效整理试验报告和材料合格证。在相关材料具体应用前，应审查制造商提供的试验报告和证书。在这一过程中，还需要进一步保证技术资料具有较高的完整性。只有保证技术资料齐全，才能更系统地展现工程质量和施工过程。因此，在具体的工作过程中，必须对施工过程中产生的技术资料进行全面升级，以确保工程投资问题、进度问题和质量问题能够得到更有效的控制。
        4.4 关注工程工作人员的专业素养
        施工企业在开展日常工作中，倘若要确保档案管理在操作上更高效，就需要对现场管理人员展开系统化的知识培训，从而确保与管理有关的人员可以对档案管理的流程有一个体系化地了解与掌握。培训工作完成后，还要进行一定程度的技能考核。只有在确保符合操作要求后，才能参与档案管理工作，实现持证上岗的最大化。在这个过程中，要保证档案管理工作，实现更高程度的合理化，就需要对档案管理人员进行业务培训，使他们进一步明确具体的工作流程，掌握更专业的操作步骤，确保档案管理内容与建设内容完全一致。同时，政府部门还需要定期对施工企业的相关档案管理人员进行专业培训，使他们了解最新的管理理念。在具体的档案管理操作中，有效地整合了最新的管理理念，从而保证了档案管理工作具有更高的工作质量。此外，管理人员的任用对管理效果也有很大影响。要确保相关人员具有强烈的责任心和业务能力。在具体施工作业实施前，工作人员必须全面收集、整理有关资料，并做好有效记录，确保工程资料更加系统、完善。
        4.5 按类归档确保完整保存
        大部分施工工艺图纸和施工技术资料掌握在相关技术人员和各环节负责人手中。因此，资料员必须首先回收设计图纸和施工技术资料，做好分类整理工作。其次，资料管理人员对信息内容必须做到准确精准记录，可以对施工问题做到如实反映，最后需要负责人签字，从而保证施工质量管理以及监督达到一定的效果，对所编辑的档案在之后使用具备一定价值有所保障。建设项目档案管理要按年度保存，严格划分不同项目和施工环节的资料。工程竣工前，应对工程资料进行检查、验证、改进、整理和分类。工程竣工后，验收应整理归档，并妥善保管、移交工程资料。
        4.6 引进先进资料管理技术
        现代科学技术的飞速发展，为我国建设单位工程档案管理提供了新技术。管理技术逐步实现了更高程度的信息化。在具体的管理操作中，员工可以利用信息技术和计算机设备对档案资料进行管理。以科学的管理为建设的平台，为企业在内部设立起专属的信息数据存储库，为企业实现信息化管理提供一定的基础，以顺应企业发展所需。通过信息技术的应用和计算机设备的准备，使工程施工作业各个环节产生的具体数据和信息，可以保证管理人员更方便地查询相关信息，使管理人员具有更高的工作效率提高工作质量，有效促进企业建设。
        结论
        总之，施工企业决策者只有深刻认识到建筑工程数据管理的重要性，才能主动帮助资料员解决一些难题，确保工程财务管理、安全等工程数据的真实性、准确性和完整性管理、质量管理、风险管理、施工技术管理等，通过完善档案管理制度，控制资料准备过程，注重员工的专业素质，科学应用现代技术可以保证施工企业在工程施工过程中，对档案进行有效管理，有效解决工作过程中存在的问题，进一步保证工程质量，使之能更好地满足现代建筑发展的需要。
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