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摘要：随着信息化时代的到来，我国各行各业开始稳步发展，同时也加快了我国事业单位实行数字化档案管理的进程。将数字化技术应用到事业单位的档案管理工作上，大大提高了我国事业单位档案管理工作的办事效率。鉴于此，文章首先对实行数字化档案管理的必要性进行研究，然后针对目前我国数字化管理工作的现状给出了针对性的意见，以供参考。
关键词：事业单位；档案管理；数字化
1档案数字化建设的必要性
档案管理是一个企业的核心与机密，因此在实际的管理工作中，企业需要高度重视档案管理工作，并加强档案管理工作的规范化，统一管理好归档档案以及移交档案，并且企业还需要根据实际情况制定出符合自身企业的规章制度，制定出档案管理制度或者电子档案查阅管理制度，严格遵循实体档案和电子档案的借阅手续的相关章程，避免发生实体档案或者电子档案胡乱借出、发放的情况，严格保管档案资料，使其尽量不出现流失的情况。在档案管理工作中开展数字化建设，不断改进档案管理工作，有利于社会的发展进步，更好地满足人们提出的对资源高效率的利用。档案管理信息化工作的开展有其必然性，第一，开展档案数字化建设符合社会发展的需要。当前已经进入信息化社会，社会整体发展方向都是朝着信息化、科技化的方向进行的，而传统的档案管理工作已经不能满足社会发展的需求，无法实现对现有的档案资源的优化配置，为了让档案的服务惠及更多的群众，开展档案数字化管理势在必行。第二，改善档案管理工作方法要求推进档案信息化管理。在传统的档案管理过程中，常常需要对档案原件进行查阅，翻阅次数越多，对档案本身所造成的磨损就越严重。如果能够将信息化技术应用到档案管理中去，将能够有效解决这些问题，同时还能防止档案丢失，进一步提升档案管理质量。
2档案数字化面临的风险问题
2.1档案转换时存在信息丢失的风险
为快速实现档案数字化发展，需要将原有的纸质档案全部转换为电子档案，在此过程中，采取扫描录入的方式，而受到扫描设备和录入操作的影响，极易出现信息不全和信息不准确的问题。同时，目前我国已经进入了大数据时代，档案数据信息不断增多，导致档案转换时的工作量较大。部分信息录入不全的问题无法及时发现，这必定会影响档案资料的完整性，致使其使用价值受到威胁。这是档案数字化发展中面临的主要风险之一，需要档案局的管理工作人员引起重视。
2.2信息盗用和损害风险
数字档案管理过程中，档案资料的储存形式多样，但均以数字化的形式展现，需依托于计算机进行档案储存。为确保档案资料管理的可靠性，相关人员采取了加密和备份的管理手段，以防受到系统硬件影响出现信息丢失的问题。但此种保护手段难以应对黑客攻击影响，当遇到黑客攻击时，极有可能产生资料被篡改、盗取等问题。严重的情况下还可能导致档案资料文件被损坏，造成大部分信息不可读的后果，对档案管理工作的安全与稳定带来极大的威胁。
2.3档案资料失真风险
在将传统档案管理工作形式转化为电子档案的过程中，由于这项工作流程相对较为复杂繁琐，包括对文字资料、图片资料及视频资料的整理和存储工作。这就需要内部多个部门、多个工作岗位，各人员通力合作、协调一致，这样才能有序开展工作，促进档案数字化发展。但是，由于各部门提交的档案类型不同、格式不同、内容表达方式不同，易造成档案信息录入出现误差。这与人员操作不规范的问题有一定的关系，需要档案局定期对员工进行思想教育及技能培训，让他们能够及时意识到自身工作的重要性。这就涉及到积极开展政工工作的环节，此外，档案局的发展规模不断扩大，还需要重点做好组织结构的优化工作。目的是避免信息传递过程中各部门的工作衔接不紧密，最终导致发生档案信息失真的情况。
3事业单位档案管理数字化建设的实现路径
3.1增强档案管理人员的数字化管理技能
事业单位想要推动数字化档案管理工作的不断发展，就需要定期开展相关职业技能培训，并且积极鼓励相关的档案管理人员以及部门负责人，使他们主动参与到以信息技术以及网络化数字技术为主题的技能学习以及培训活动中，在必要的时候事业单位可以适当地给予一定的物质支持与奖励。通过开展职业技能培训，可以有效地提高相关工作人员在数字化档案信息方面的操作技能。除此之外，档案管理人员还需要加强专业知识的学习，争取做到对相关知识的熟练掌握程度。同时，事业单位还需要不断引进专业技术人才，可以通过公开社会招聘或者猎聘方式，当进行公开社会招聘时，务必要本着公开、公正的方式进行人员筛选，从而选择出精通信息技术的人才。当完成人员引进之后，事业单位还需要定期开展相关技能培训，不断提高新员工的专业知识以及实践动手能力，并将其培养成档案数字化管理的强大后盾。基于此，不但提高了档案管理人员以及部门的信息化技能水平，而且还为档案数字化管理工作创造出良好的条件。
3.2及时建立和更新相关标准
档案管理的数字化的实现需要多方的相互努力与配合，这就要求档案室、档案管理主管部门以及档案馆三方共同努力。如果仅仅靠一个部门的努力很难完成这一任务。因此想要真正地实现档案管理的数字化，首先需要查看信息资源，看其是否处在资源共享状态，只有达到共享状态才可以进行后续工作。其次还要保证每个阶级的档案管理主管部门做好相应的工作，及时制定出档案管理的标准规范，一旦事业单位的相关标准不符合现阶段的发展状况，就要及时进行相关标准的更新。与此同时还需要大力推动档案数字化管理工作的有效实施与开展，当数字化档案管理工作有序开展之后，为了保证档案管理工作的规范性，还需要建立档案工作标准化体系。数字化档案管理工作长期且复杂的，只有做好各方面的管理工作，并与实际情况相结合，才可以实现档案管理与时代以及信息技术的同步发展。
3.3加强办公系统与档案管理系统的衔接
首先，为确保事业单位数字化档案管理系统能够为办公部门提供充足的功能协助平台，在构建数字化管理系统期间，必须借由数据窗口提供资料查询、资源链接、档案管理、文档一体与档案保密等功能，以便事业单位办公持续处于稳定的数据传输与存储环境，使数字化档案资源与内容可靠性与真实性得以增强。其次，为确保档案资料得到更好的管理，在提供档案资料共享平台的同时，档案管理人员需要根据不同员工的部门与职位落实权限管理机制，以便档案资料完整性与安全性得以保障，同时能够保障单位职员的正常应用，以降低档案资料的泄露可能性。最后，事业单位需构建专门的防火墙系统，并制定严格的数据连接管理机制，确保将外界网络风险与内部病毒渠道被隔绝，才能使档案处于更好的管理环境。
结语
综上所述，在档案管理过程中，数字化档案管理一直是人们关注的重点，尤其在当今科技时代背景下，加强档案的数字化建设极为紧迫，这对于档案管理效率以及质量的提高都具有重要的意义。而在如今事业单位发展的过程中，也需要加强数字化档案管理，这就需要档案管理人员能够提高对于自身工作的重视程度，必须认真负责地进行档案管理。同时，有关事业单位也要加强先进技术的引进，合理地应用一些系统软件，进一步加强档案的数字化建设，进而满足事业单位档案工作的基本要求，与信息化时代也能真正接轨。
参考文献：
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