中国葛洲坝集团有限公司
摘要：习近平总书记非常重视档案工作，提出档案工作要走向三个现代化，国家档案局也提出在“十四五”时期实现以信息化为核心的档案管理现代化的突破，随着数字国企的提出，企业将在新时代全面推进数字化转型。因此，数字化转型是“十四五”时期企业档案工作的重点任务。本文从思想、管理和服务等方面思考档案工作数字化转型的认识，提出一些浅显的举措。
关键词：档案工作数字化转型数据资产
在全球数据经济蓬勃发展的时代背景下，2020年4月9日，《中共中央、国务院关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》第一次将数据作为一种新型生产要素列入官方文件中。数字中国、数字国企日益成为当前热门话题，数字化转型已成为企业战略发展的重要内容，各企业着力通过数字化技术赋能传统业务模式、管理模式和组织模式的转型升级。
数字化转型是一项复杂的系统工程，只有每一项业务实现数字化转型，才能体现“百花齐放春满园”的质变。档案工作作为企业生产经营管理活动的重要基础性工作，在数字化转型的大潮下，既需要实现档案工作自身的数字化转型，也需要发挥档案管理在数据资产管理中的重要作用，保障企业数字化转型目标实现。
习近平总书记指出“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”，并明确提出了关于档案工作“三个走向”的重要论述，即档案工作要走向依法治理、走向开放、走向现代化的目标。新修订的《档案法》提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，为电子档案的合法性提供了法律依据。数字化转型是档案工作“走向现代化”，是践行新时代档案管理工作的必由之路，通过数字化转型倒逼管理变革、服务管理变革，实现管理再提升。所谓档案数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。主要包括四层含义：一是数字化转型的主体是企业；二是数字化转型内容包括管理对象、管理手段和效果等方面；三是数字化转型一个不断完善过程；四是转型既包括管理能力的转变，也包括管理效果和效益的转变。下面从企业的角度重点从思想、管理和服务三个方面提出转型的路径：
（一）思想的转型，做到上下一盘棋。一是心存“国之大者”。紧跟数字中国、数字国企建设步伐，融入公司战略发展规划。“十四五”规划对“加快数字化发展，建设数字中国”提出明确目标要求，工业和信息化部大力推动数字经济发展，“十三五”期间，我国数字经济年均增速超过了16.6%，为建设数字中国提供了有力支撑。2020年，国企葛洲坝集团也加快部署数字化转型工作，指出要积极适应数字化发展趋势，推动数字化转型，助力高质量可持续发展。档案数字化转型作为公司数字化转型的有机组成部分，既要深度融入公司数字化转型战略规划之中，又要站在档案管理全局统筹档案业务的数字化转型规划。二是心存系统思维。要有一盘棋的意识，不能将档案工作同其他业务割裂开来，要以系统化的视角，将档案管理理念和要求融入各个业务系统日常运行中，根据电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的内在要求，统筹设计科学规范的各类档案元数据，打通业务系统间数据流动的渠道，形成覆盖全业务链条的数据采集、传输和汇聚体系，实现电子档案的全生命周期数据管理。三是心存数据驱动理念。数字化转型不单纯是购置信息化系统，而是以信息化系统为载体，推动整个企业管理生态的再造，进而形成企业数据驱动的新业态、新模式。
传统的实体档案，各业务系统产生的大量电子档案，传统的管理方法等等，依托信息技术和大数据技术有了新的转变，如档案的管理由实体转向数据管理，通过OA系统与数字档案管理系统的对接，实现档案数据的实时对接和整理，档案由实体卷宗向信息数据转变，档案工作重心由人工整理和鉴定向综合编研和利用转变。数字化转型是数据要素融入生产经营，驱动企业发展的一种动力变革，需进行思想再解放，需摒弃惯有的路径依赖，从数据要素的角度去审视改造既有的管理方式、组织架构和流程。
（二）管理的转型，做到前后一条线。一是注重理念创新。如果说以往档案管理是点状的，“收管存用”等传统的档案管理各环节相互独立，那么数字化转型后的档案管理就要做到点到线的转变，做到收管存用的一体化推进。档案管理由幕后走到台前，角色由档案管理员变为档案数据资产的管理者，注重档案的数字化管理、监督、指导和利用。二是注重前期介入。各业务系统产生的应归档材料才是档案，本质上档案业务系统是一个末端系统，是各业务系统数据汇聚的“信息池”。档案数据管理应前置于业务系统中，档案数据采集需求融于制度中，档案数据形成责任分解到每一个业务流程中。如OA系统实施时，不仅与档案业务系统数据对接，还做到档案管理前置，将原本由末端进行分类和鉴定的工作前置到文件发起阶段，档案归档“去化”周期由一年变成了实时，即文件办结即可完成档案归档。三是注重数据安全。高度重视数据安全和灾备机制的建立，这也是总体国家安全观的题中之义。档案数据资产有别于传统载体档案，其存储载体具有高密度性，易损坏性，简单地说就是存储量大、载体容易遭受病毒或者物理损坏，进而造成极其严重的后果。档案数字化转型后，各业务系统的数据由点状的孤岛与档案业务系统相互连通，避免了数据孤岛因系统更换或升级造成的数据损坏或丢失，也保证了档案数据资产的长久保存和完整性、可用性。
（三）服务的转型，做到利用一站式。一是强化价值挖掘。档案作为数据资产的重要组成，要围绕价值创造，强化档案的编研和利用，增强档案“流动性”，缩短价值变现周期，让沉睡在档案馆里的档案会“说话”，能讲企业故事和传承红色基因。二是注重用户体验。在合法合规的前提下，破除以往管理中阻碍档案利用的藩篱，最大限度地推进档案开放鉴定，优化以往的档案借阅审批流程，真正实现传统档案管理和服务在数字化场景下的再改造、再适应。档案业务系统以需求为导向，覆盖全体人员，做到能用、好用、用的好，查询下载便捷、借阅审批高效，如用户都可直接查询利用主动公开的电子档案，单位间协议共享电子档案库，指定用户查询共享或者依据申请共享档案库，由查询人提出申请，审核后即可共享。同时，对共享下载的电子档案，档案管理系统可以自动添加水印，水印内容包括档案形成单位、档号、审批人、利用人单位、利用人姓名、利用时间等元数据信息。三是强化主动服务。通过档案数字化转型，实现档案数据的上下互联互通，形成涵盖各所属单位档案资源一体化的、统一的档案管理平台，及时主动进行档案编研，形成档案专题，比如专题会议、专项制度、历史沿革、职称确认专题，等等，发挥集约效益，并个性化推送，成为每个人的贴身“智库”，实现档案的共享理念。
档案的数字化转型是一条档案治理能力和治理水平走向现代化的必经之路，思想的转型是先导，管理的转型是手段，服务的转型是目的。通过数字化转型，解放思想、解放人和解放生产力，最终服务生产经营，助推公司高质量可持续发展。
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