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浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径陈群英

发表时间：2021/5/31 来源：《基层建设》2021年第2期作者：陈群英

[导读] 摘要：近些年来，在科技技术不断发展的背景下，我国档案管理工作在迎来机遇的同时，也面临着一些新的挑战，传统管理方法已难以满足大环境要求，想要进一步确保档案管理质量，就需积极转变理念，朝着科学化方向发展，以达到增强国家文化软实力的目的。

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        摘要：近些年来，在科技技术不断发展的背景下，我国档案管理工作在迎来机遇的同时，也面临着一些新的挑战，传统管理方法已难以满足大环境要求，想要进一步确保档案管理质量，就需积极转变理念，朝着科学化方向发展，以达到增强国家文化软实力的目的。本文主要围绕提高档案管理科学化水平的有效途径进行了探讨、分析，现报告如下。
        关键词：档案管理；科学化水平；有效途径
        新时代下，科技已融入了人们的生活及工作中，而档案是我国社会的重要信息资源，落实档案管理工作，主要是整理归纳信息资源，并提供利用服务，属于国家档案事业最为基础的一项工作。但就目前来说，档案管理仍然存在一些不足，尤其是缺乏科学化，这就直接影响了档案管理水平及质量，故加大档案管理力度就显得尤为重要。
        1、提高档案管理科学化水平的作用
        一方面，顺应信息化社会发展。在信息技术高速发展的背景下，档案管理手段也随之发生了改变，通过信息化模式的应用，可进一步创新管理模式，达到拓宽管理渠道的目的，这就有效推动了档案收集、传播等工作的信息化改革，不仅增强了档案管理的系统化水平，且也为网络化及数字化建设奠定了扎实的基础。另一方面，满足了社会大环境的发展需求。现阶段，虽然档案管理工作有一定进步，但实际管理中仍存在缺乏完善性的问题，增加了不必要管理问题的出现，加之缺乏科学有效的解决方法，这就直接的对档案管理的稳定发展造成了较大的影响，特别是在社会经济快速发展情况下，各类型档案数量明显提高，档案管理工作越来越难，如若管理分类、传输等环节缺乏科学性，就会降低档案管理的整体质量，而通过对档案管理科学化水平的提高，则能很好地解决或预防这些现状问题，且还可有效促进工作效率的改善[1]。
        2、档案管理存在的一些问题
        （1）档案管理制度缺乏完善性
        现阶段，我国档案管理工作仍然缺乏统一的规划及标准，这也是导致档案管理随意性明显的关键因素。在基于现有档案管理制度的前提下来说，主要最是对单面积的工作范围进行了规范，没有较大对一些细节问题的重视，无明确规定，尤其是部分基层单位的档案管理，其标准及质量要求往往不高，也就造成了档案管理水平的低下。另外，在开展档案管理工作时，受数据庞杂、繁多等因素的影响，如若缺乏完善的管理制度，就极有可能导致档案丢失，亦或是无秩序摆放等问题的出现，促使在使用时往往需要花费较长的查找时间，一些基层单位甚至存在随意破坏或篡改档案的现象，故档案管理效果难以达到理想化。
        （2）档案管理理念较为滞后
        通常情况下，人们对档案管理的认知往往停留在归纳、收集、保管等方面，认为档案管理与经济效益的无关，故没有给予较高的重视，导致档案管理工作的开展，只为确保正常使用。在此背景下，档案管理人员在实际工作中就会消极怠工，往往知识敷衍了事，加之领导的不重视，促使很多档案管理工作并没有做到与时俱进，仍然使用的是以往传统的管理方案，体现于对档案的“藏匿”，而没有进行充分的利用，无法体现出档案的应用有价值。此外，档案机构也未充分展现人性化，没有进一步对用户的需求进行了解、掌握，由于沟通合作欠缺的影响，就直接造成工作效率不能满足预期，不利于档案管理的发展[2]。
        （3）档案管理人员综合素质有待提高
        一般而言，档案是储备信息资源的直接部门，随着社会的快速发展，落实对档案信息的更新，就成为了档案管理工作重要且基础的内容，这就对档案管理人员提出了较高的要求，不仅要有较强的专业技能水平及丰富的实践经验，且还需具备较高的综合素质，只有这样才能为档案管理科学化水平的持续提高提供保障。但就目前来说，很多管理人员并没有及时更新管理理念，综合素质有待缺乏，加之文化程度低、专业知识老化等因素的影响，这就从根本上阻碍了档案管理工作的高质量、高效率展开，不利于档案管理工作的创新与发展。

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        3、提高档案管理科学化的有效途径
        （1）完善档案管理制度
        在各项管理工作中，体系制度属于重要支撑，也是基本法则，不完善的体系制度，会直接导致管理混乱等问题的发生，这也是导致人员互相推诿责任的关键。在开展档案管理工作中，就需不断完善管理制度，从而进一步对档案数据的完整性及真实性进行确保，在制定的过程中，需重视细节，要求人员严格执行，并在实际情况的前提下，合理的对制度进行改进、完善，以充分发挥管理制度的作用。同时，还需明确奖惩制度，适当的提高惩罚力度及奖励，规范人员的工作行为，避免操作随意等情况的发生，这也是预防信息丢失、遗漏，亦或是管理杂乱等现象出现的有效措施，避免档案管理制度形同虚设[3]。
        （2）积极转变管理理念
        在开展档案管理时，相关人员要积极转变管理理念，做到与时俱进，落实对自身工作内容的审视，对于不足之处，要及时的予以改进，达到细致服务的目的。同时，档案管理人员还需认识到档案管理不仅只是对信息的统计、保存等，其主要发挥着利用及服务的作用，在收集、整理档案资料时，要科学的进行分类，根据主题落实归档处理，并进一步对档案的价值进行挖掘，并推动各档案管理结构资源的共享，以确保为用户提供更加全面、便捷的服务。
        （3）强化档案管理信息化建设
        一般而言，档案管理主要是指对信息的管理，强化档案管理信息化建设，可实现对档案的科学管理。现阶段，我国一些地区在开展档案管理时，仍然采用得到是传统方法，现代化管理水平较为滞后，加之标准的不统一，就无法实现对管理工作质量的有效衡量。因此，就需重视的管理方法的创新，积极引入新型管理手段，以不算促进档案管理水平的提供，同时也要加大档案管理硬件的投入，实现对管理基础设施的强化。另外，需在基于广泛应用计算机的前提下，不断的提高档案的电子化及自动化水平，构建计算机档案管理系统，利用网络技术，达到传递档案信息的目的，从而为用户提供更加便捷的档案管理服务[4]。
        （4）强化人员的综合素质
        在档案管理过程中，管理人员是核心人物，其综合素质的高低直接影响着档案管理水平及质量，想要不断强化档案管理的科学化，就需重视对人员的培训，要不断提人员的专业技能，还需拓展其知识领域，让其进一步认识到档案管理的重要性，树立较强的责任意识，以确保在实际管理中，能够严格遵守相关规章制度，避免操作随意等现象的发生。同时，考虑到档案管理科学化对人员的计算机水平提出了较高的要求，故也要加大人员对计算机网络技术的学习，积极引进高科技复合型人才，从而为档案事业的可持续发展奠定基础，这也是促进档案管理水平提高的关键。
        4、结语
        综上，提高档案管理科学化，是顺应时代发展的必然选择，其充分发挥着推动社会进步、更好地服务党和人们的作用。但值得注意的是，档案管理科学化属于一项长期的系统工程，需要各组成部分形成协调发展的局面，积极的予以配合，不放过任何细节问题同时，相关部门也要重视对规章制度的完善，在基于实际IQ的前提下，对发展战略等进行合理的制定，同时管理人员也需积极转变工作理念，结合档案特点，针对性的开展各项工作，并树立较强的服务意识，积极的对该项工作的新模式及新方法进行探索，以确保能够熟练的应用各项技术开展工作，从而全面促进档案管理的发展。
        参考文献：
        [1]孙红方，李霞．提高档案人员素质促进档案工作发展[J]．办公室业务，2018（S1）：177-178．
        [2]邹红梅，邹英厚．谈如何做到档案管理规范化、科学化、现代化[J]．才智，2019（36）：89-90．
        [3]朱萍．简析如何提高档案管理的科学化水平[J]．华章，2018（16）：356-357．
        [4]傅艳华，朱永强．档案管理信息化的思考卟机电兵船档案[J]，2019（03）：784-785.