企业智能化档案管理理念及体系构建浅述--中国期刊网

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企业智能化档案管理理念及体系构建浅述

发表时间：2021/5/31 来源：《基层建设》2021年第2期作者：陈娜1 权超2

[导读] 摘要：档案管理是所有企业管理工作中极为重要的组成部分，应用计算机技术来管理可实现档案的规范存储、快速查询，节约时间，具有传统纸质档案管理所无法比拟的优势。

        1 聊城市公路工程总公司第二工程处山东聊城 252000
        2 聊城市公路工程总公司第三工程处山东聊城 252000
        摘要：档案管理是所有企业管理工作中极为重要的组成部分，应用计算机技术来管理可实现档案的规范存储、快速查询，节约时间，具有传统纸质档案管理所无法比拟的优势。因此，智能化档案管理不仅符合时代发展的趋势，还能满足管理工作的需要。以下阐述智能化档案管理应用于企业档案管理中的优势，研究其在企业档案管理中的有效应用，分析智能化档案管理在企业档案管理中的应用现状，探讨推动智能化档案管理发展的有效举措。
        关键词：企业；智能化档案管理理念；构建
        1、智能化档案管理应用于企业档案管理中的优势
        1.1有利于提高档案管理的工作效率
        传统档案管理方式采取手工操作，对纸质档案进行收集、分类、存档等一系列程序，整个过程琐碎繁杂，需要花费大量时间和精力来完成，且档案资料查阅时又需人工查找，费时费力不说，有些纸质资料因为存放时间过长，出现纸质破损造成资料不全。应用智能化档案管理很好地解决了这些难题。利用计算机技术、网络技术、图像扫描技术等现代电子技术，不仅可快速存储大量档案信息，还能通过检索功能迅速查找需要的档案资料，为档案资料的处理与信息的查询获取提供极大便利。此外，纸质资料经扫描后再存储于计算机内，可确保档案资料的齐全，而不用担心出现以往纸质资料年久风化的问题。大幅提高档案管理的工作效率，实现企业档案管理的现代化、自动化。
        1.2有利于实现档案信息资源的共享
        应用智能化档案管理将档案信息以軟件自动录入并保持格式一致，生成电子信息文档，再依托计算机网络组建成数字化档案管理系统，后续需要调阅时可借助计算机终端直接查找、随时调阅数字化文档，可同时满足多人足不出户调阅同一份档案的需要，实现档案信息资源的共享，同时还能确保纸质档案的完好，延长原件寿命。而不用象以往借阅档案必须到档案室去查找翻阅，且原件经多人借阅和翻阅易出现损坏。如此，领导、各科室因工作需要可随时调阅相关的档案资料，减轻档案管理人员及阅档人员双方的工作量，节省双方时间，提高档案利用率，有利于各科室之间保证信息资源的互通互联。
        2、智能化档案管理在企业档案管理中的有效应用
        2.1档案信息存储的应用
        企业档案管理涉及人事、行政、医疗、党群、财务等多个方面的档案信息，如若以传统人工方式进行管理和储存，不仅耗时耗力，还易因人为因素发生信息错误，无法保证档案信息的准确性，且存放过程中易出现原件档案的破损、风化、霉变等现象，影响档案资料的完整性和安全性。借助智能化档案管理，可对上述多方面的档案信息进行存储，利用智能设备录入和存储档案信息，生成电子档案，档案资料得到保存的同时也自动存储到网络空间。电子档案可存储于计算机、磁盘、光盘，在云计算时代，电子档案可采用云存储方式保存于云端的网络空间。在此基础上，借助多种软件系统，让档案信息实现资源的共享化、自动化、智能化。
        2.2档案收集、整理的应用
        档案收集模块的应用，可使企业收到的相关文件资料实现在线收集，并将电子文件资料等自动挂接到相应的目录条。再通过收发文管理，将数据信息转化为档案数据，既可完成办公收发文，又能与档案转化功能合并，实现档案资料的收集。档案整理模块的应用，可对之前档案模块收集的归档数据进行整理，如新增、修改、生成档号、加锁等操作，若加锁数据需修改应先解锁。收集整理的档案数据可通过编目及打印功能完成预览、打印、修改、另存等操作。
        2.3档案检索、档案管理、档案鉴定的应用
        智能化档案管理中包含文字、图片、声音等多种形式的文献检索档案，检索利用模块的应用，可借助该功能输入关键词或对同时满足多项条件的数据进行自定义条件检索，也或选择电子全文检索对需查阅的档案信息进行一体化检索，即可迅速获取档案信息。

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利用管理模块的应用，可对档案的借阅利用进行管理，如“借阅申请审批单”的新增、修改、标记借阅完毕均可通过该模块来完成。档案鉴定模块的应用，可对到期移交档案、到期销毁档案进行到期鉴定，即重新鉴定保管期限。档案信息是否公开，则借助开放鉴定功能来完成。
        3、推动智能化档案管理理念的及体系构建的对策
        3.1强化智能化档案管理的意识，提高认知度
        21世纪是信息化的时代，电子科学技术的应用不仅普遍还将不断深入而透彻，这也是时代进步的象征。领导者与管理者应充分认识到智能化档案管理的优势以及档案实施智能化管理的必要性，对内部成员加大智能化档案管理的宣传力度，通过会议、宣传栏等多种渠道进行宣传，营造档案管理智能化的氛围，让全体成员都形成档案信息及数据智能化、电子化管理的意识，从而让全员认识到智能化档案管理对于日常工作的重要性。同时，促进企业档案管理人员增强智能化档案管理的紧迫感和责任感，尽心尽职做好档案管理工作，为领导的下一步决策提供数据信息和参考依据。
        3.2加大智能化档案管理的硬件投入，完善软硬件
        档案智能化管理必须有先进的硬件配套设施做保障，以提高档案管理的信息化程度。而档案管理智能化建设自然离不开完善的设施设备及仪器作支撑。因此需要加大硬件投入，购置计算机、打印机、扫描仪等一系列仪器设备，用以更换陈旧老化设施设备。积极维修存在故障的电脑，升级和提高硬件配置，做好网线布置，保证网络畅通。对于无法维修确已损坏的设备加以淘汰作报废处理。此外，还应对软件条件进行改善，购入符合国家统一标准的档案管理软件，确保软件功能的全面实用，以使档案信息的安全性和稳定性均得以提升。也可系统开发软件，无论是系统开发还是购入软件，在投入使用前均应对照相关标准进行测评，对其实用性、兼容性、数据处理合理性、运行安全性等实施测评，并能保证其后续使用中具开发力和升级能力。
        3.3做好档案资料的信息安全管理工作
        智能化档案管理使得档案资料可借助计算机及网络实现信息的整合与共享，但其也是一枚双刃剑，有利有弊。档案信息资料在通过计算机及网络进行处理时，如不注意防范将造成信息的不安全和泄漏，存在潜在的安全隐患，如病毒、黑客，信息被篡改等。由于档案还包含有大量职工资料，一旦丢失将出现难以想象的后果。因此，必须重视档案信息的安全管理，应对软件系统加以强化，设置并落实好安全防范措施，防止病毒、黑客的入侵泄露或损坏档案信息。在进行档案智能电子化管理的过程，对于产生的资料及数据存储后应立即备份，除存储于电脑外，还应保存于其他可脱机的载体中，同时落实严格的安全保密措施。需长期或永久保存的档案资料，应制作纸质档案同期保存，并将与其电子档案建立互联。此外，对于需要调阅档案者不能无原则的全部供其调阅，而应按档案管理的保密等级进行相应管理，如档案信息传输设置加密保护、内容设置加密保护，且密码定期更换，以防泄露。总之企业档案管理人员应保持高度警惕心，不断提升自己的智能化技术水平，确保档案管理安全性及保密性得到有效保障。
        3.4打造一支专业技术过硬、职业素质优良的档案管理队伍
        档案管理人员的专业知识是否夯实，技能技术优劣与否关系到档案智能化管理的水平。因此，领导者应重视对其的培训和继续教育，定期组织档案管理人员进行专业知识及计算机、网络技术的培训，同时还可为其创造外出进修、继续教育等机会，学习新方法、新技术，以不断提升其专业技术水平，打造一支专业技术过硬、职业素质优良的档案管理队伍，更好的为档案的智能化管理服务。
        综上所述，企业档案管理是整体管理工作中的一部分，档案智能化管理是顺应时代发展的必然趋势，有助于档案管理工作的科学化、规范化、全面化、高效化，为企业的决策和长远发展提供参考依据。智能化档案管理对于提高工作效率及档案利用率、提升档案管理工作水平及工作质量具有积极的促进作用，也对企业的良好发展起到推动作用。
        参考文献：
        [1]黄增东.智能化档案管理在企业档案管理中的应用[J].兰台内外，2018（09）：22-23.
        [2]李平.智能化在档案管理工作中的应用[J].中国民族博览，2019，No.170（16）：269-270.