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不动产档案管理工作的优化策略探讨

发表时间：2021/5/31 来源：《基层建设》2021年第2期作者：王齐武

[导读] 摘要：档案管理是不动产经济活动中的重要基础工作，如何提升档案管理水平也是不动产管理部门所面临的重要课题。

        天津市津南区自然资源调查与登记中心天津 300350
        摘要：档案管理是不动产经济活动中的重要基础工作，如何提升档案管理水平也是不动产管理部门所面临的重要课题。为进一步提高不动产档案管理水平，提升服务质效，要求档案管理部门创新工作方式，运用现代化、标准化以及规范化的管理方式，建立健全档案信息平台，助力不动产管理科学持续健康发展。
        关键词：不动产档案管理；现状分析；优化策略
        一、不动产档案管理工作现状
        1.档案安全工作存在一定程度的盲区
        作为重要的档案材料，特别是不动产产权档案，其作为永久性档案来说，在形成时就已经终生为档，所以如何做好档案安全工作是做好档案管理工作的前提。对于现阶段不动产档案管理的方式来说，尽管大部分管理部门也做了一些基本的保护措施，但是我们必须清楚的认识到，档案安全工作依然存在一定程度的盲区，与达到多方位、全覆盖的保护在保管方式和保护措施方面仍存在很大的差距。同时必须注意，不动产档案中存在有很多都是纸质文本且均为孤本无可替代，若遇到火灾等突发或保护措施不力以及不可抗力的情形，档案极有可能被毁灭，再无可替代的资料，造成极其严重的后果。
        2.管理人员的队伍建设亟需加强
        目前，大部分不动产档案管理技术普遍不高，从事档案管理的人员也多数并非专业人员，而是由行政或其他人事部门的人员兼任，管理人员一方面欠缺专业管理知识，未接受专业化、系统化的档案培训；另一方面工作冗杂，无暇分身，从而造成档案管理在信息化高速发展的今天需要无法得到满足。另外，档案管理人员对于档案管理工作的主观能动性有待加强。现实工作普遍存在工作热情不高，怠于学习，对待工作得过且过，信息化操作水平较低，甚至对信息化档案建设的实际操作流程都不求甚解，在实践中无法利用信息化检索技术对档案信息进行提取和利用，导致效率低下等问题。
        二、不动产档案管理工作的优化策略
        1.统一思想认识，强化科学管理意识
        首先，不动产企业档案管理要求管理人员应具备较强的责任意识，持续推进具备扎实专业技术的档案管理人才的引进工作，在档案管理人员中强化队伍建设，推进队伍中人才专业技能的不断提高。落实档案管理责任制，严抓纪律建设。其次，在加强队伍建设的同时也要求不动产企业的领导统一认识，提高重视，不断深化，使领导们到档案管理工作在企业运营中的重要作用，加强对在职的档案技术人员有针对性的授课培训，通过交流岗位和脱产教育等多种方案，多方面、多角度为档案管理人员提供管理技术，提供基础条件，逐渐形成专业、完善的信息化管理技能和科学管理的工作意识，以期形成科学系统的档案管理知识储备。最后，切实增强队伍建设，定期组织档案管理人员进行业务培训，提升管理人员的业务水平，有效提高不动产档案管理质效，通过组织业务竞赛和岗位练兵的方式，建立档案管理人才库，发挥人才带头作用，以解决档案信息化管理上存在的诸多问题。
        2.扩展档案信息渠道，完善档案信息管理
        开展不动产档案管理工作的前提在于完成档案资料的收集工作。这项工作要求档案管理部门不仅仅是单纯将信息资料简单交接，而是全方位、多角度立体收集档案信息，对具体的编码、类别以及电子数据进行统一规范的记录，实现电子数据档案与纸质资料的信息一致性。在开展不动产数据的整合过程中，需要根据已经建立数据库统一转化结构的不同，来形成不同时期的登记数据，最后完成全部整合工作。整合工作是一项完整的档案整合工作，需要完成数据登记、数据转换工作，将多余的数据及时删除，建立各种数据之间的关系。在开展数据整合的过程中，往往需要面对大量的数据，对整合技术的应用有着比较高的要求，需要保证数据的正确性、唯一性、完整性，才能更好地开展不动产登记工作。

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在收集资料时需要注重档案的时间前后关系，检查档案材料是否齐全、完整，保证传统纸质档案的人工整理记录工作稳步向前。同时建立完善电子档案信息系统，提升不动产档案管理的质效，推陈出新将档案管理的各要素、各环节有机融合，推动不动产档案管理信息收集水平不断发展提高。
        3.立足工作实践，持续推进档案管理现代化建设
        科学技术不断进步，不动产档案管理工作也开始逐渐全方位运用计算机技术，进行科学高效的档案管理，推动不动产档案现代化不断发展。不动产行业有明显的行业特殊性，涉及面宽且广，加上项目分布散，间隔远的现实问题，很大程度制约了档案资料的利用率。利用计算机管理系统，档案管理人员可以快速高效的对大量的档案信息进行科学分类，实现档案管理从案卷形式到文件形式的转换，从单一的件式管理向体系管理转化，形成大数据库对档案资料分析整合提取，规范档案管理的流程，操作性更加明显，有效弥补了当前不动产档案管理人员流动大等人员因素导致的管理困难。另外，计算机技术和网络技术的有机结合，有效增强了档案管理中检索信息的天然短板，使得档案管理的信息利用水平实现质的提升。不动产档案管理的工作量和难度在先进的技术手段的应用中得到了大幅度的降低，陈旧的人工收集和归纳的现实问题得到解决，工作效率大幅度提升，工作质量实现大幅度的跨越发展。检索能力的增强可以随时结合自身需求调取相关资料，实现资源档案的科学分配和高效利用，真正实现不动产档案的数字化信息发展，全面提升档案利用效率，有效减轻档案管理人员的工作量，为企业节约时间成本，切实提高档案管理工作质效。
        4.防患于未然，增强产权档案风险防御能力
        不动产项目具有整体化、系统化等特点，即各部门之间要实现档案信息的资源共享。然而，当前我国不动产档案信息化建设的水平和质量比较一般，未能建立形成比较科学系统的管理运行制度，不动产项目耗时长，各环节相互融合渗透，形成复杂的网络格局，在一定程度下给企业的档案管理增加了工作难度。资料收集不及时，存储不规范都有可能造成档案重要信息的遗漏灭失，特别是纸质形成的档案，在长时间的借阅中均可能因高温、高湿环境而出现损坏灭失从而造成无法挽回的损失。而易于传递的电子档案则具备存储时间长，受外部影响小的特点，稳定性较强，不易损坏。如充分利用计算机管理系统建立电子档案信息室，有效运用信息化技术，实现电子档案的异地备份，增强产权档案的风险抵御能力，则能够有效解决重要原始纸质档案天然的易损坏、易灭失的硬伤特点，规范不动产档案管理水平。
        5.夯实制度建设，优化不动产档案管理环境
        目前，国家对不动产行业的管理力度逐年递增，档案管理工作实现法治化、规范化和科学化的发展是行业共识的发展目标。一方面需要不断夯实制度建设，在制度范畴规范工作，从立法上规范制度先行，细化规定档案管理的各项要求和措施，管理人员的配备标准以及档案归档的统一规范，建立标准性的档案管理各项制度，为档案管理的统一性和规范性提供制度保障。另一方面切实提供对档案管理工作的重视程度，统一思想认识，严格执行要求，专项资金建立电子档案室，优化不动产档案管理环境，保障不动产档案管理的安全性，科学收集以及高效利用，为领导作出正确决策提供可靠依据，为人民群众生产生活提供保障。
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        [4]辉徐.加强不动产档案信息化管理的探讨[J].经济学，2019，2（5）.
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