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摘要：良好的合同管理是企业通过成功之路的必备条件。 但随着信息技术的进一步发展， 传统以纸质合同为中心的管理方法逐渐与时代发展相脱节，合同管理工作对信息化技术的依赖在不断增强，信息化合同管理已成为现代企业经营发展的不二选择。鉴于此，文章将通过剖析信息化对企业合同管理的重要价值为出发点， 进一步探寻企业合同管理的信息化出路。
关键词：合同管理、信息化、建设
一.探讨合同管理信息化建设的必要性及价值
1.合同管理信息化是企业合同管理工作发展到一定阶段的必然选择。随着科学技术的不断进步，有力地推动了企业合同管理工作的建设发展，而在这个过程中，信息化技术起到了重要的价值。通过对信息技术的运用，改变了企业合同管理以往对人力的过度依赖，显著地提高了合同管理的质量与效率，使企业合同管理得以上升到一个新的高度。由此可见，信息化的合同管理才是当前企业合同管理建设的新方向，更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。
2.合同管理信息化是企业管理现代化发展的客观需要。信息化管理是现代化管理建设的重要标志之一，也是企业实现管理现代化的必然选择，而合同管理作为企业管理工作中的一分子，只有当其实现了信息化建设之后，才能够使企业的管理工作成为一个全面的整体。首先，信息化的合同管理更加科学规范，可以有效降低合同管理过程中的失误，提高企业合同管理质量，保证合同管理工作的有序进行；其次，信息化合同管理可以使企业合同管理上升到技术高度，这也是现代企业管理发展朝着现代化方向迈进的重要标志之一。
3.提高安全系数，保证企业经济利益。合同是企业发展中的重要文件，如果丢失或者被盗取，将会直接造成企业的经济损失，因此，确保合同安全是企业合同管理的重中之重。而信息化的合同管理则有利于进一步提高企业合同的安全性，维护企业的经济利益。在传统合同管理模式下，合同都是由合同管理人员线下保管，这对合同管理人员的职业素养和工作能力考验是比较高的，极易发生管理疏漏和合同保管不当等问题，信息化的合同管理会将合同以数字化的形式储存在电脑中，而且大多需要进行登陆验证才能够获取到合同信息，因此极大地提高了合同的安全性和保密性。
二.提升合同管理信息化水平的对策建议
1.引进先进的信息化管理技术
在信息化时代背景下，信息技术的应用领域越来越广，企业在壮大发展过程当中，运用先进的信息管理模式，构建更为完整的信息管理体系。例如，企业在开展合同管理工作的过程中，可将合同管理当成信息化系统当中的某个模块，运用先进的信息化管理体系进行合同管理，不断降低现代合同管理成本，保证现代合同管理水平得到更好提升。采用先进的信息化合同管理技术，具有以下优点：第一，能够有效防止人员管理失误现象的发生，使得合同管理更为安全；第二，信息化系统的有效利用，能够对现代合同管理人员进行科学的授权，获得授权的现代合同管理者能够对各项信息进行高效管理，企业中的其他人员则不具有该权利；第三，先进性，现代信息管理技术的合理运用，能更好的提高现代合同管理创新水平，保证企业中的合同管理工作更为合理，有效提高企业现代合同管理质量。由于各大企业发展规模的逐渐壮大，现代合同管理内容越来越多，故对合同管理者的要求也特别高，现代合同管理者需要明确合同管理重点， 遵守有关管理原则实施管理， 在提升现代合同管理效率的同时， 减少合同管理不当现象的发生。
2.建立良好的合同管理信息化发展氛围
首先，很多企业并未将信息化全面应用于合同管理工作当中，对信息化的应用大多只停留在硬件配套设施上，殊不知合同管理人员的信息化水平、合同管理信息化系统安全维护等才是建设的重点。
所以企业在合同管理信息化建设中要逐步提高合同管理人员的信息化运用能力及信息化系统的高度；其次，企业领导要积极引领企业全员参与到合同管理的信息化建设中去，为合同管理信息化建设培育良好的发展氛围。
3.以信息化武装企业合同管理队伍
首先，企业要建立健全合同管理信息化培训机制，加快对合同管理人员的信息化技术培训力度，通过完善的培训计划与流程，脚踏实地地开展培训工作，提高合同管理人员的信息化应用思维；其次，将合同管理信息化纳入合同管理人员绩效考核当中，通过与其自身利益相挂钩的方法，进一步增强合同管理人员对信息化合同管理的认识与重视。
4.强化合同管理制度
合同管理制度的建立主要是对合同签订前后以及实施过程进行严格的管理和控制， 有效降低合同中的潜藏风险。同时，管理制度的制定和实施，还能够加大对签订方资格审查的力度， 这样可以有效增强合同的时效性，确保合同自身的法律效用，从而在后续出现纠纷时，能够更好地保证自身权益。此外，在合同签订完成后，要严格按照合同内容履行双方职责，一旦出现问题，需及时采用法律手段维护自身权益，避免损失的形成。
5.设置合同登记归档功能
从系统中自动截取合同基本信息，包括合同编号、合同名称、主要项目内容、主要权利义务履行期限、合同金额、付款节点等进行登记，连同合同电子版生成电子归档资料。同时合同签订用印后，系统设置时限，自动提醒“档案管理员”和“业务经办人员”收回纸质合同，完成归档工作
6.充分发挥合同监督管理职能, 实现合同全动态管理
合同管理主要是对合同履约双方整个业务过程的监督、检查和管理，这是合同管理的关键所在。第一，抓好事前防范管理，提高合同签订的有效性。事前防范主要应抓好供应商或客户的调研、考察及谈判等合同签订前的准备管理工作，确保供应商或客户的资质、产品的质量和价格、运输方式及费用负担、违约处理方式等方面， 满足公司生产及经济利益的需求。 确保双方在协商一致的情况下签订合同，避免合同履行期间产生纠纷，提高合同签订的有效性；第二，加强事中监督管理工作，推动合同按约定有序执行。事中管理就是对合同履行过程的监督和管理。在合同履约过程中，定期检查合同的执行情况，如是否按合同规定的时间和计划数量到货(发货)、是否根据合同约定的质量标准供货、对不符合质量标准的物料是否按合同规定办理退货或让步接收、是否严格合同签订的结算方式和扣罚条款办理结算手续等内容。结合合同实际履约情况，积极督促买卖双方严格按照合同约定行使权利和履行义务，减少合同在履行过程中发生歧义和争议，推动合同按条款内容有序执行；第三，做好合同事后检查管理，总结和分析合同管理经验。事后管理主要针对合同有效期终止后的后续问题的管理，如合同履行不当的违约责任和合同纠纷的处理。检查合同实际完成情况与合同计划的差异，尤其是年度采购合同，需要检查全年实际采购数量和合同签订数量的差异、实际结算价格和合同采购价格的升降幅度、实际质量加减扣罚准确性等完成情况。通过检查和统计，可以实际分析合同的履约情况，总结问题发生的原因，如供应商信誉问题、供货质量原因、还是合同条款内容签订严谨性问题。
结语：
综上所述，合同管理系统化建设使企业进一步完善企业的制度、优化企业的流程，并把风险控制的要求落地。因此，在合同管理系统化建设中，应多方配合不定时的对合同管理流程进行梳理及优化，不断完善信息化管理系统，提升管理效率与质量。
参考文献
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