山东省临沂市兰陵县人力资源和社会保障局 山东省临沂市 277700
摘要：在事业单位中，档案的管理占据着十分重要的一个地位，同时也属于事业单位管理的主要组成部分之一，决定着事业单位的整个运转状况。因此，事业单位必须要重视起来。但是，从目前的情况可以看出，事业单位的档案管理还是存在着一些问题，这对于事业单位的发展来说是十分不利的，并且网络信息化时代的背景之下，为了能够让事业单位的档案管理工作提升工作效率，就需要对档案的数字化建设不断地进行强化。
关键词：数字化管理；事业单位；分析
事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，事业单位要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，事业单位也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展。
1事业单位数字化档案管理存在的问题
1.1档案管理人员素质有待提高
事业单位当中许多老员工并不熟悉现代信息技术发展状况，即使有了先进的办公设备及软件，相关个人技能发展也不能满足工作实际需求。另外，由于数字化档案管理工作相较于传统的档案管理工作具有十分明显的内容差距，许多档案管理人员对于工作性质以及内容认识不够，信息资源利用水平有待提高。虽然事业单位档案管理工作是在向数字化信息化方向发展，但是实际的档案管理人员并没有真正做到朝向信息化角度应用，进而导致工作质量降低。
1.2现代化设备不足
当前，部分事业单位数字化档案管理受限的主要原因是现代化设备不足，部分单位只将计算机用于日常工作，未将其在纸质档案数字化转换中充分利用。县级、镇级事业单位设备相较而言更为滞后，部分单位只有几台老旧的计算机设备，相关硬件以及系统并未得到及时有效更新，无法推动档案管理向数字化转变。除此之外，部分单位尚不存在规范的档案管理制度，对于档案的归档保管缺乏行之有效的制度和标准，档案随意摆放，不定时进行整理和清洁，且不重视防霉、防火工作，极易造成档案的损毁和丢失，造成档案资源浪费。不仅如此，一些事业单位仅将档案管理工作理解为档案的保管，而对于其开发和利用则重视度不高，进而致使档案积极意义无法得到充分发挥，遑论推动其向数字化发展。
1.3信息共享缺乏
目前各事业单位“信息孤岛”特点明显，无论是事业单位内部还是与其他机构间都缺乏信息的实时有效沟通，未构建起系统化的资源共享平台，档案信息或者分散或重复保存，不仅可能在储存过程中出现误差，且重复性工作会加大人员工作负担，阻碍工作质量的提升，而在档案信息的查询和利用中，也会存在诸多不便，这与现代化社会要求准确性强、时效性高的档案管理需求不符。
2事业单位进行数字化档案管理优化的具体措施
2.1提升事业单位档案管理工作人员素质
提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的发展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。
为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断的提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期的组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够更好的不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。
2.2引进各种现代化数字档案管理设备
数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决企业信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进事业单位档案工管理作的正常顺利开展。
2.3强调安全重要性及档案数据资源共享
网络时代虽然为人们的工作以及生活提供了巨大便利和机会，但在发展过程当中也必然存在一些负面因素，例如相关网络安全漏洞等，如若档案数据管理出现漏洞，必然会存在资源信息变化或者缺失的危险。因此，在建立相关档案管理数据平台时，首先需要关注这一方面，与平台建设技术人员进行充分沟通，并采取信息安全技术，防止事业单位内部信息交流过程可能出现的安全风险。为了使信息化技术在档案管理中发挥更大的作用，在构建各单位档案管理的数据平台时，各单位的负责人必须提前进行沟通，同时做好相互了解工作，在建立较为密切的协作关系的同时，利用网络的优势开放资源共享功能，进而搭建起能够发挥更大作用的数据共享平台，方便平台各单位之间的信息交流工作。各单位领导应当重视档案管理部门的工作，强调网络技术与管理科学相结合的重要性。当然，建立档案数据共享平台不应以牺牲安全意识为代价，必须考虑到知识产权的保密性和特别重要的信息内容的安全性。
3结语
综上所述，事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。
参考文献：
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