中国建筑第二工程局有限公司华东公司 上海 200000
摘要：近年来，建筑施工企业在高速发展的同时面临一些问题，比如建筑工程项目资料管理问题。建筑工程资料贯穿建设工程的立项、审批、招投标、施工合同的签订、施工合同的履行及工程质量保修等全过程。由于工程项目周期长、人员分散、资料保管地点多等，在司法实践中出现颇多的是与项目资料管理有关的纷争，因此法律实务中亟待解决资料管理不到位带来的不利影响。
关键词：建筑工程；资料管理；法律实务
引言
建筑工程档案资料是工程建设项目从立项开始，经过工程施工到最终工程质量评定及竣工验收整个过程，形成的有保存价值的各种形式的工程资料，其记录了整个项目的建设过程，也是工程技术交底及工程竣工结算的重要参考依据。因此，确保档案资料管理工作质量，对于工程整体建设具有重要意义。
1建筑工程项目资料管理法律实务问题
1.1不重视授权委托
在建筑工程施工合同履行过程中，合同中往往会对发承包双方及监理单位的相关人员进行授权，在发生往来函件的签字签收过程中或对相关事实的确认时，作为承包人往往会忽略相关签字人员是否有相应的授权。现实工作中，代签行为屡见不鲜，对此，如后期发生合同纠纷，相应形成的书面资料往往会被对方以相关签字人员无相应授权而否认，达不到相应的证明目的。
1.2不重视过程计量的请款计量报告的完整性
计量资料，应当充分反映承包人所完成的所有工作内容，即使按照合同约定有的工作内容在计价方面有争议，或者根据合同约定施工过程中不产生付款，也要申报计量。因为计量的过程，不仅仅是计价，还包括施工过程的具体内容。所以，施工单位在按合同约定请款报量时，要将所完成的所有工程量进行申报，而不是只申报能够获取进度款的部分工程量，如此才能在后期工程量的确认中处于优势地位。
1.3不重视与发包人履行能力相关的信息资料
在工程实务中，垫资施工情形屡见不鲜，垫资款及工程款能否顺利收回，很大程度上取决于发包人的资产偿债能力。因此，为确保承包人在合同履行完毕后能够顺利地获得相应的工程款，在施工过程中需要重视收集与发包人资产相关的一切重要信息，如土地情况、预售情况、股权情况、抵押贷款情况、现金流情况、关联公司运营情况等。如此，一旦发生诉讼纠纷，可以在第一时间内对发包人的资产进行有效保全，为后期执行做好准备工作。
2建筑工程项目资料管理优化措施
2.1提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员良好的综合素质是保证档案工作质量的前提。一是档案管理工作枯燥乏味，又常常被人忽视，很容易造成档案管理人员工作积极性不高，所以在完善必要制度的前提下，还应加大对档案管理人员职业道德素养的培养，使管理人员爱岗敬业、凝心聚力、积极主动地做好档案收集整理工作；二是加强档案管理能力培训，既要加强档案法规的学习，熟悉档案管理规范和要求，也要不断学习档案管理知识，积累管理经验并提高管理技能，使档案管理工作井然有序；三是建筑工程档案专业性强，档案管理人员也需具备必要的建筑专业知识，所以档案管理人员要结合建设项目情况，针对自身建筑知识匮乏点，学习必要的建筑工程建设专业知识，提升建筑专业知识水平；四是随着办公自动化程度的提高，档案管理开发软件也在逐步广泛应用，档案管理人员也要强化计算机运用操作方面的学习，提高信息技术处理技能与软件应用能力。
2.2加强档案移交环节的监督和管理
建筑工程档案移交环节一般出现在建筑工程竣工验收的过程中，这一环节是最容易出档案缺失和混乱的环节，因此需要对这一环节进行重点监督和管理。具体来讲，一是要针对档案移交环节的特点和管理需求，制定出具有针对性的档案移交规范，同时制定责任制度，提升档案移交的规范性和标准性；二是相关档案管理人员在档案移交手续办理的过程中，必须要对档案文件资料进行细致地审查，确保档案的完整性和准确性，一旦审查过程中发现问题，必须要及时进行处理。
2.3规范档案数字化管理采集和输入
为了保证建筑工程档案信息向着信息化方向建设与发展，需把从简单至复杂的有关原则落到实处，尽可能收集或者是输入普通的档案信息，之后将较为繁杂的档案信息输入其中。在当前建筑工程项目建设过程当中，档案管理系统正在向着信息化的方向不断建设，将其所具备的搜索功能充分展现出来，有效减轻档案信息管理的困难程度，把全部档案信息直接录入该系统中。经过平台对档案信息展开科学合理的管理。除此以外，在档案信息化建设过程当中，应该将重要的信息内容提炼出来，在实际搜索的过程当中，经过主题内容或者是关键词等，搜寻需要使用的档案信息，逐步提升档案信息管理的服务功能。
2.4建立健全档案管理制度
一套较为完整的制度在建筑档案管理中可以推动该项工作更加有序和高效地展开，实践中可以结合城建档案馆实际情况，构建建筑工程档案管理工作小组，并明确各成员之间权属关系，以帮助其更好地了解自身的工作内容和职责。然后结合建筑工程档案管理要求，对各项档案资料类别、内容等进行细致划分。整个工作过程中也要将相关规章制度融入其中，确保建筑竣工资料收集、整理、分析、保管等工作落到实处，为后期工程档案有效利用和城市建筑建设服务提供有力支持。最后是加强责任追究，通过对整个建筑工程档案管理工作进行监督，可以及时发现实际工作中存在的问题，并将相关责任落实到人，同时指导相关人员采取对应措施快速解决遇到的问题。这样不仅可以保证工程档案资料完整、有效，还能够提高档案管理效率和质量。
2.5控制安全风险
在建筑工程档案信息化建设过程当中，可能存有控制安全风险方面的问题。互联网属于十分开放的环境，不只是实现了档案信息的丰富性，也非常容易被外部条件所影响及制约。例如，木马或者是其他病毒等，将档案信息直接篡改以及删除，导致档案信息丧失精准性与安全性，也存在被盗取风险。因此，在建筑工程项目的档案信息化建设过程当中，需要加强安全管理工作，让专业的工作人员负责档案信息管理工作，设置科学开机密码，做好身份认证，设置相应的防火墙。在档案信息化建设过程当中，需要制定科学合理的制度，提升管理人员的责任意识，如出现档案信息遗失的现象，严格对管理人员进行责任追究。有关人员在录入档案信息的时候需要认真仔细，避免发生遗漏，防止档案信息出现错误，保证档案信息化建设的可靠性以及精准程度。档案管理人员要不断提升识别风险的能力，在档案信息储备的计算机遭遇外部攻击时，立即采取对策，化解风险。在档案存储的过程中要同时做好档案信息备份工作，在档案信息遭遇删除或者是篡改的时候，直接启动备份档案信息。
结语
建筑工程项目资料是有关各方在建设管理、质量管控、以及技术措施的原始记录，是工程竣工验收的重要依据。建筑施工企业要充分认识工程资料与工程价款确定、工期顺延、质量认定、造价索赔之间的紧密关系，充分认识工程项目资料管理的重要性，做好工程项目资料管理工作，为企业健康发展以及解决可能发生的争议保留充分的证据。
参考文献：
［1］江志萍.浅谈工程项目资料的管理［J］.现代经济信息，2017（21）：331.
［2］宋亚莉.谈建筑工程资料管理［J］.建筑工程技术与设计，2015（7）：1561，1557.
［3］张宜梅.谈谈工程项目资料管理的重要性［J］.科技与企业，2014（11）：75.
［4］赵秋红.浅析工程质量保修期与缺陷责任期的异同［J］.经贸实践，2017（23）：329.