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摘要：作为企业内部管理中的重要组成部分之一，档案管理工作的内容和形式比较复杂，工作人员压力较重，所涉及的细节要素较多。因此，企业档案管理工作人员应灵活地利用信息技术手段，积极实现传统管理模式向现代化管理模式的转变，彰显档案管理工作在企业内部管理体系中的重要价值。经过多年发展，企业运用信息技术管理档案虽有一些发展，但也出现了一些问题，需要引起我们的重视，并采取有效措施，认真加以解决。
关键词：信息技术；企业；档案管理；应用；问题；对策
引言
进入信息社会，计算机技术在各行各业得到广泛应用，在档案管理中的应用不断扩大和深化，档案管理工作摆脱以往纸质档案管理模式，逐渐向信息化方向发展，显著提升了档案管理工作的效率。本文探讨计算机技术应用于档案管理的意义、要求及策略，供参考。
1 大数据时代背景下档案管理工作中出现的一些问题
1.1档案管理信息化的认知不够深刻
与国外相比，我国的现代信息技术发展速度比较快，但是起步较晚，还没有构建完善的运作体系及框架。因此，对企业来说，在将信息技术与档案管理工作相结合时受到了外部条件的约束，缺乏完善的管理制度以及标准体系。大部分单位主要以档案管理工作人员已有的信息技术水平以及工作经验为主，导致整体的工作质量大打折扣，存在许多主观随意性及波动性。这一问题的出现主要在于企业对档案管理信息化的认知还不够全面和充分，存在许多认识上的偏差。大部分档案管理工作人员过度依赖管理系统以及计算机，没有站在宏观的角度深入剖析不同的信息技术风险，当管理系统和计算机难以实现稳定运作时，就会导致各类档案管理资料直接丢失或毁损。
1.2 电子档案缺乏安全保障
电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现企业档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。
2解决大数据时代背景下档案管理问题的对策
2.1加深对档案管理信息化的认知增强
对档案信息化管理的认知是十分重要的，这是推进档案管理信息化的重要前提。之所以会出现档案信息化管理的困难及障碍，主要在于企业和档案管理工作人员对档案信息化的认知不够全面、不够深刻，从而出现了许多思路上的偏差及误区。因此，档案管理工作人员应该充分认识档案管理信息化的重要性和基本要求，积极做好档案信息化管理的相关工作。
2.1.1 档案管理工作人员应严格按照国家规定的标准，推进整个管理系统的优化升级，积极做好档案信息资源的开发利用及共享工作。
2.1.2 档案管理工作人员应注重基础性工作，严格按照不同档案搜集整理及分类要求，注重按标准进行分析研究，加强对整个档案管理质量的控制及协调，及时修订不合格的标准，确保档案管理工作的有效性、科学性和严格性。
2.1.3 以规范化、标准化意识的树立为基础，构建完善的培训机制。档案管理工作人员需要定期接受专业性考核，并参加培训，全面提升自身的职业素养及信息技术能力，真正意识到信息技术的使用价值以及作用，灵活利用信息技术，提高工作能力和水平。
2.2健全档案管理信息系统
根据企业档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与企业各业务部门之间的有机联系，实现企业档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息；信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的档案信息查询范围；系统维护则由企业档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
2.3加强对电子档案安全性的管理
档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。
2.4 加大设备引进与更新投入
为了推进计算机技术在档案管理中的运用，设备的配备和更新是必不可少的。因此，各单位在推进档案信息化管理时，应根据实际需求增加这方面的投入，除了配备先进设备之外，还要持续更新计算机系统和程序。在日常工作中，还要对过时的硬件设备加以更新，并做好计算机硬件的维护工作，这样不但能够延长计算机设备的使用时间，而且能够显著改善档案管理工作的质量和效率。此外，档案管理部门要积极对外展开交流，吸收其他单位的先进经验，重视资源的共享和利用，建立健全数字化档案管理系统，从而提升档案管理工作的效率。
2.5提升档案信息工作素能
档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立灌区档案信息化建设工作领导小组，配齐配强灌区档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据灌区档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要
结束语
在新时代，信息技术在企业档案管理工作中的运用越来越普及，使用率越来越高。作为现代化档案管理系统中的重要组成部分之一，信息技术直接影响着企业档案管理工作的有效开展及创新。当部分企业应用模式不够科学、不够合理时，应该提高企业以及档案管理工作人员对信息技术科学应用的认识，确保信息技术在档案管理工作中的有效运用、实施和改革。档案部门及其工作人员应该进一步调整管理策略和管理模式，着眼于新的社会大环境，更好地将信息技术运用于企业档案管理工作中。
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