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探索提高办公室综合管理水平的途径马阳红

发表时间：2021/6/1 来源：《基层建设》2021年第2期作者：马阳红

[导读] 摘要：随着现代经济市场的不断发展，在给予各个单位巨大经济发展空间的同时，也对各个单位内部办公室工作中原有的管理制度与模式带来一定的难题与挑战。

        云南省大理州巍山县烟草专卖局云南大理 672400
        摘要：随着现代经济市场的不断发展，在给予各个单位巨大经济发展空间的同时，也对各个单位内部办公室工作中原有的管理制度与模式带来一定的难题与挑战。为了更好地应对市场经济需求和标准，各单位办公室开始采用精细化管理方式，系统化、标准化管理内部运行，优化业务结构组成，提升整体的工作效率与质量，促进进一步发展。
        关键词：办公室；综合管理水平
        引言
        新时期，企业办公室工作更要及时准确地适应经济社会发展新常态和企业改革发展新形势的要求，把“规律性”与“时代性”相结合，更好推动工作思路、工作方法和管理理念的创新，提升管理工作质量与效率，适应企业在新时期的发展需要，做好推动企业高质量发展的先觉者、践行者。
        一、办公室工作现状分析
        协调企业各部门之间的关系、促进信息的交换、加强企业内部凝聚力、营造良好的工作氛围、促进企业发展是办公室的主要职能。但就实际情况来看，一部分企业对于办公室重视程度偏低，办公室在企业内部的地位低于其他部门，增加了办公室工作的难度，综合管理效果也随之下降。且出现了以下方面的问题：1.人员和资源配置不合理，具体表现为办公室管理人员尚未明确自身的职责，并且存在其他部门员工兼任办公室人员的情况。2.工作人员缺少工作经验，在出现突发事故后，工作人员无法有效处理。同时，年轻员工荣誉感和责任感不强，影响了办公室综合管理作用的实现。3.办公室综合管理体系不完善。部分企业办公室仅重视表面工作，缺少工作目标，在管理过程中所采取的措施不够科学。管理体系不完善是导致以上问题发生的主要原因，如果问题迟迟无法得到解决，将会对企业未来发展造成不利的影响。
        二、提高办公室综合管理水平的有效途径
        2.1实现人性化管理
        企业在办公室综合管理的工作中要利用以人为本的理念，从而实现以人性化管理。按照以人为本为指导的综合管理工作是较为科学合理，能够推动综合管理工作的全面实施。综合管理工作人员要全面贯彻以人为本的指导理念，以企业员工为基础展开办公室综合管理工作。第一，要对从事办公室综合管理的工作人员展开人文关怀，优化办公室的工作环境，为员工创造良好的工作环境，提高员工在办公室工作的效率和质量，促使其员工能够更努力工作。第二，要形成科学合理的惩罚机制，建立明确合理的保守和惩罚机制，确保体制科学特性，必须以员工为基础，以员工的自身利益为标准，在制定机制的过程中，优秀的工作人员必须在人性化的层面上获得补偿，工作能力下降的工作人员必须受到处罚，人性化也要体现在惩罚上。为了达到这一点，制定处罚制度的过程中，必须综合考虑实际情况。
        2.2强化人才队伍建设
        办公室工作人员是展现单位形象的窗口，也是协调各部门、各下属单位工作的左右手，办公室人员的素质直接影响着工作质量和效率。要采取切实可行的措施，不断更新办公室人员队伍的知识面，加强工作人员综合素质的培养和提高，按照“信念过硬、政治过硬、责任过硬、能力过硬、作风过硬”的要求，锻造一支靠得住、跟得上、扛得起、行得正的高素质办公室队伍。部门人员按岗位划分与企业文化组、综合协调组、风险管控组、后勤保障组等专项小组，培养各组员工树立在实践中学习的意识，使其“精”于主岗，“通”于各岗，既要对本职业务深钻细研，同时也要兼收并蓄，切实掌握好党建管理、法务管理、保密管理、文字处理、公务管理、组织协调、接待服务等各项办公室所需的综合技能，做到一专多能、融会贯通。
        2.3加大办公室管理人员的专业培训力度
        加大办公室管理人员的专业培训力度，有益于提高办公室部门工作人员的专业技能素养水平，学懂高端新颖的管理模式、管理思想，为管理工作质量的提升做好铺垫。

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为此，建筑施工企业应该参照企业的经营情况、未来规划等，选聘高端人才以此壮大管理团队的实力，确保办公室管理工作速率和效果得到显著地提升。除此之外，企业应当设定一个周期，对企业内部的办公室管理人员开展专业知识的培训，提升办公室部门工作人员的专业素养、业务技能水平，使其能够认识到办公室管理工作对于企业和个人今后发展所产生的影响。并且，经过各类方式和内容培训活动的有效开展，能够提升办公室管理岗位工作人员的专业素养水平，增强其的办公能力，提升企业办公室管理水平、管理效果，为企业各项工作的顺利推进做好铺垫。
        2.4完善相关管理制度内容
        正所谓，没有规矩不成方圆，想要确保精细化制度能够落实在实际的管理中，需要完善的管理制度内容，结合各个单位实际发展情况，在国家管理制度法规的基础上，制定一套完整的精细化管理制度，细化办公室流程环节中各项细节内容，清晰规划不同部门的责任与任务，依照责任制度选择相应的部门管理人员统一进行工作布置，实现对办公室工作内容的规范化、标准化和流程化，使得员工在明确自身工作任务的同时，还能够增强自我工作责任意识，积极主动地配合制度措施落实、遵守管理制度内容，阻断不良分子妄图利用制度细节漏洞破坏各个单位利益行为的发生，同时还要完善相关的奖惩制度内容，从员工实际需求出发，完善制度内容以满足各个单位员工在经济和精神上的需求，员工会以积极工作态度对待工作中所面临的困难和挑战，从而营造出高效有序的办公室工作氛围，有效提升各个单位的经济效益。
        2.5协调处理好各部门之间的关系
        企业的发展过程好比是一个人的日常生活，其内部组成机构是人身体的不同器官，如果合作中缺乏协调性，那么日常行动就会变得非常困难。也就是说，企业要想获得理想的收益根本不可能。这种协调有序的工作需要办公室做好内部协调，因此办公室的工作能力非常重要。比如，在内部关系处理过程中，企业管理层深入办公室内部对员工进行逐一考察，最终选出符合需求的工作人员。同时，通过考试的形式进行考察，结合其考试结果最终判断其是否能够胜任办公室工作。另外，对于在职人员也要制定出合理的管理制度，通过奖惩机制判定员工是否胜任本职工作，对于优秀者予以适当奖励。通过这种激励制度，提升员工的工作责任感，充分发挥其工作热情，保持积极主动的工作状态，为企业创造更大的经济收益。
        2.6注重对办公室行政事务督查服务工作的优化
        为了保证领导所制定决策的科学性与合理性，有必要积极开展相关的督查工作。新时期，为了树立起各级党政部门在办公室行政事务管理中的权威，保证各项工作有效执行，要重视改进并优化督查管理工作。在开展行政监督与管理工作中，办公室要保持与各个部门的沟通与联系，利用多种方式保证各项工作的落实。新形势下，为了更好地服务于领导、员工以及基层等，要积极开展办公室行政事务管理工作，改变传统工作思路与方法，积极探索新的工作方式与措施，全面拓展办公室行政事务管理工作范围，重点解决基层发展过程中遇到的种种困难，明确办公室服务管理新的发展方向。
        结束语：
        综上所述，在新时期背景下，企业应注重办公室综合管理水平的提升。究其原因，主要是办公室作为企业的重要部门，其管理水平与企业发展存在密切的关联。建议企业通过建设办公室制度、提高人员素质、应用信息技术、创新管理手段等措施的实施，实现预期的目的。
        参考文献：
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        [4]袁昌莉.探讨提高办公室综合管理水平的有效途径[J].东方企业文化,2015(07):92+94.
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