莆田市荔城区行政服务中心管理委员会 福建莆田 351100
摘要：为了保护工作人员的档案信息，使档案管理工作符合当下时代的发展需求，用人单位必须要重视档案管理工作，结合新型的数字化技术手段，使档案管理的收集整理工作向着现代化、智能化的方向发展。必须要认识到档案收集管理工作的重要性，分析了当前收集管理过程中存在的不足，以多等措施，加快现代化档案管理模式的创建，提高档案利用率，更好的进行资源的配置。
关键词：档案；收集整理工作；数字化
引言
当前社会已经步入了新信息化时代，数字化技术的不断发展，带动了多个产业发展规模的扩大。档案收集和整理作为用人单位各项事务正常运行的重要基础，也是人们身份和福利待遇的基本保障，必须要提升档案收集整理工作的安全性。在这个基础上，应当结合新技术，加强数字化建设，从而有效的提高工作效率，丰富当前档案收集与整理功能，更好的进行档案信息的管理和整合与保存，对于各项档案信息进行记录，利用更加现代化的手段，完善以往档案收集整理工作中存在的不足。
1档案收集整理鉴定实现数字化的重要性
数字化技术作为新兴的技术手段，可以使事物运行的效率更加的高效。档案的收集和整理工作涉及的内容多，工作量大，如果档案造成了丢失或者是损坏，那么可能对于员工出现不可逆的损害，不利于人们个人权益的维护。当前档案的收集和整理工作一直都是用人单位主要的关注内容，人们凭借自己的档案来进行工作岗位应聘、社会保险福利领取等一系列工作。因此，必须要认识到档案收集整理工作的重要性。在进行档案收集整理的时候，结合数字化技术手段，具有以下显著优势：首先，大大的提升了工作的效率。档案收集的工作量大，在结合了数字信息技术之后，可以充分利用数字技术进行档案的收集和上传，在进行筛选的时候，利用数字技术进行关键字的搜索，能够立刻找到所想要的信息，提升了工作效率。同时，可以使档案分类与整理更加便捷。以往档案的整理和分类工作主要依靠人力来进行，但是每个人对于档案的理解水平存在差异，导致了档案的分类方式也存在差异，每个地方的档案管理工作不一致，在进行档案的查阅时，效率较低。结合了数字技术有效地改善了这一弊端。、其次，简化了档案管理流程。传统的档案整理方式十分繁杂，需要以人力方式对于档案材料进行收集、分类、排序、编号等一系列工作，导致了档案管理工作一直都十分的杂乱。如果档案内容不完整需要补充时，还需要将整本档案进行拆卷，重新进行内容的补充和编制，反复几次，十分容易造成档案信息的丢失。结合了数字化信息手段，可以将档案信息上传至信息平台，及时的进行档案信息的搜索，同时第一时间发现档案内容的错漏，进行补充材料的上传即可，使档案保存更加完整与高效。最后，带动了档案管理队伍结构 不断的优化。档案管理工作一直以来都容易被忽视，导致了很多的档案管理工作人员不能及时的认识到自己岗位工作的重要性，在工作上存在消极懈怠的心理，对于纸质档案保管不力，导致档案信息十分容易丢失。结合了信息化技术，可以为档案管理工作人员提供很多新的学习机会，打破以往死气沉沉的工作氛围，在不断的学习中，认识到自己岗位的重要性，提升责任意识，自觉的以新技术面临工作，提升数字化技术应用与管理能力，潜移默化的实现人才队伍的优化。
2数字化档案收集整理工作中存在的不足
2.1数字化建设的重视程度较低
虽然当前我国很多用人单位的档案管理部门引入了档案收集管理的设备及软件，进行了档案的数字化技术的引进，但由于重视程度不够，过于重视经济活动的开展或技术人才的引进，导致档案数字化工作没有全面展开，甚至于认为只要把档案信息收集存储在电脑里，定期进行材料补充，就是档案数字化管理，没有正确的发挥数字化的最大效用。不能及时的进行有效的收集、分类、筛选、求证等，资金投入不够，数字化建设经费严重不足，档案数字化设备设置不足，使档案收集整理工作的数字化管理无法有效展开。
2.2没有结合数字化技术要求完善管理标准
由于档案收集整理结合数字化技术是近年开始不断发展与推广的新型管理方式，对于硬件、软件、设备型号、操作流程等都提出了很高的要求，因此必须要结合新的技术对于管理制度进行完善。当前各类档案信息管理软件名目繁多，行业内部缺少档案信息管理的统一标准，导致了档案收集整理工作的数字化建设过程中存在风险。档案管理缺乏有效标准，档案管理的软件开发的质量不高，没有及时的对档案管理系统进行更新升级。没有对于档案管理中的移动硬盘、光盘以及防磁柜等使用和保养做出明确的指示，导致了设备的使用寿命难以保证。也不能积极的防范网络风险，存在网络漏洞。
2.3缺乏专业的档案管理人员
档案管理进行数字化管理是一项新型的管理方式，人员的水平直接的决定了收集整理工作的质量。当前数字化技术还是存在一定的安全风险。如在档案的收集整理过程中，在整个开放的互联网平台上，可能会存在档案资料泄露的风险，同时，将以往的纸质档案信息录入到平台上之后，纸质档案的处理工作十分重要，任务量大，稍有不慎就会丢失，但是当前很多单位的档案管理工作者都不是专业人才，很多都是兼职，没有掌握基本的档案信息收集和整理工作的核心要求，更是缺乏网络安全管理意识，不利于数字化技术手段的推进。
3档案的收集整理鉴定与数字化技术结合的措施
3.1提升对于数字化管理的重视程度
必须要认识到数字技术的优势，投入资金进行设备、软件系统的引进，同时开展培训，使单位内部的档案数字化管理工作有效地开展。同时，设置专门的科室来进行档案收集和整理工作，加大对于档案管理部门的建设力度，保证专业性，在资金预算上给予支持。必须要明确责任分工，将档案信息工作全覆盖，保证档案收集具有完整性，更是实现档案信息的可用性，为档案数字化管理创造良好的氛围。
3.2带动数字化档案管理正规化
数字化档案管理工作要结合数字化的要求建立健全的管理制度。以往的档案管理制度已经与当前的工作不匹配，因此为了保证一致性，必须要结合数字化手段的要求完善制度，以规则制度严格约束人员行为，避免网络风险的出现。同时应当规范档案数字化标准建设，保证档案数字化资源格式规范，档案收集的内容齐全，整理方式符合要求。加强对档案的管理，为了保证档案资料的完整性，在进行档案信息的收集和录入过程中，要注重对于纸质档案的保护，确保原有的纸质档案不丢失，不泄密。加强档案数字化系统的体系建设，有效做好网络安全防控。
3.3加强档案管理工作人员的水平
必须要认识到档案管理工作者的重要性，不能只注重单位技术人才的引进。在进行人才招纳的时候，必须要将档案管理专业人才作为招纳的重要任务，使其掌握档案收集和整理工作的主要要求，同时具备计算机设备使用能力，能够熟练的操作档案数学相关程序。加大培训力度，对于已有的档案管理工作者定期开展培训工作，结合新的档案收集整理工作要求，对于工作者的水平进行提高，要求其能够按照新型的数字化要求开展工作，保证档案管理工作的专业性。
结语
档案的收集和整理工作一直以来都是保证人力资源工作顺利开展的前提，为了改善传统纸质档案收集和整理工作中存在的不足，必须要认识到数字化技术的优势，将数字技术与档案管理工作相结合，规避网络风险，使档案管理工作更加的高效、快捷。
参考文献
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