乌海市公乌素煤业有限责任公司 内蒙古乌海 016000
摘要：办公室是煤矿等国有企业的重要行政管理部门，办公室需要负责各种文件、文书的收发、登记及文书档案的打印、整理、归档等工作，文书工作质量将直接影响到不同部门之间的协调配合程度及企业运行效率。在煤矿企业改革转型的关键阶段，办公室所面临的工作范围日益扩大，工作强度也逐步提高，作为助推企业发展的重要一环，办公室工作人员需要做好各项本职工作，努力提升文书工作质量，为促进企业更快更好地发展和拓展业务奠定基础。本文将重点阐释作为煤矿企业需要如何提升办公室文书工作质量，希望为办公室工作改进创新提供一定的思路和借鉴。
关键词：企业；办公室；文书；工作质量；策略
煤矿企业办公室中的各种文书是最原始的工作记录，记载了企业的日常管理、运营、生产等各个环节的内容，它能够为后续工作开展提供参考经验，也能够为企业长久发展提供决策依据。企业办公室在文书处理过程中经常会遇到各种棘手问题，例如，因工作人员责任意识不足导致登记内容出错，因程序记混导致文书处理错误等，这些问题都会阻碍办公室工作质量提升，影响企业高效运转。当前不少煤矿企业办公室文书工作质量都差强人意，主要表现为软硬件设施配置不足、信息化程度不高、工作人员专业素质不达标等，只有积极解决这些问题才能真正提升企业办公室文书工作质量。
1.企业办公室文书工作的主要内容及工作原则
1.1企业办公室文书工作的主要内容
企业办公室文书工作的主要内容包括：打印和分发各种文书资料、文书登记整理、文书保密、档案管理、投诉登记受理、办公电话接听记录、会议记录等，以上工作需要相关人员具备强烈的责任意识与专业的工作素养，同时还要有程序意识，按照规定的流程进行文书处理。
1.2企业办公室文书工作的原则
在企业办公室日常工作中，需要保证文书工作质量，发挥好统筹协调、承上启下、服务保障的职能作用，使文书中的重要信息能够及时发挥价值，传递给上下级。虽然办公室文书工作内容事无巨细、异常繁杂，但是工作人员需要有的放矢的开展工作，把握工作重点，遵循“严格审核、急件急办”的原则，加快重要及紧急文件的处理速度，同时还要保证文书资料信息的权威性和准确性，只有速度与质量并重才能提升企业办公室文书工作水平。
2.企业办公室文书工作质量提升策略分析总结
2.1增强办公室工作人员责任意识与程序意识
办公室工作人员需要在处理文书时始终坚守责任意识不变，时刻以保质保量完成文书工作为己任，深刻认识到文书工作的重要性。首先，办公室人员需要努力提升自己的思想道德水平，做事仔细细致，对自己的工作保持十分热情，刻苦钻研、精益求精，不断提升自己的工作效率与文书处理水平。其次，对于大小会议内容需要仔细记录，保证会议笔记的真实性、完整性，记录字迹需要清晰整洁，会议资料应当妥善保存防止外泄或遗失，以免对企业造成不良影响[1]。对于企业内重要的办公印章需要谨慎保管，办公室所处理的各种文书都需要盖章确认，一旦印章失窃或丢失将造成诸多麻烦，甚至给企业造成无法挽回的严重损失。在文书处理完成后需要第一时间将印章保存好，做到专人专管，责任到人。对于上级领导交办的各项事宜，办公室工作人员需要积极配合协助，做好文书辅助工作，使得上级决策更快、更好地实施。企业办公室文书工作需要遵循一定的逻辑与程序，工作人员需要按照规章制度要求的工作流程处理文书，因此程序意识也是办公室工作人员需要具备的思维意识，在处理文书过程中需要做到以下几点：首先，文件收取和拆封需要由特定的人员进行，任何人都不得私自拆封文件，将文件转交给相关人员后需要做好登记[2]。其次，根据文件性质需要做好分级处理，对时效要求较高的文件应当优先处理、按时发送。办公室工作人员在对文书内容进行初步审查后，需要安排专人进行二次审阅检查，保证内容准确符合文书写作规范。对于机密性文件应当在特定区域内由特定人员阅文，防止泄密问题出现。
2.2加强培训提高工作人员文书处理能力
煤矿企业办公室文书处理工作不同于一线生产实践活动，它对工作人员的政治素养与职业道德都有非常严格的要求。时代在进步，企业在蓬勃发展，办公室工作人员更要与时俱进，创新文书处理方式，提高工作效率。作为办公室文书处理人员不仅需要养成严谨的工作作风，热爱自己的工作，更要主动学习，提高思想认识，做好上级领导的参谋助手。办公室工作人员在处理文书工作时需要与各种文字、素材接触，文书内容包罗万象，涉及的知识也非常复杂，作为工作人员需要主动学习政治、经济、法律等各个方面的知识，提高自己的知识水平，正确理解文书内容并做到高效处理。在现代化办公室日常工作当中，一名优秀的工作人员不仅需要具备完善的业务技能与专业素养，更要熟练使用电脑等电子设备开展工作[3]。
2.3加大软硬件建设力度推进信息化发展
随着互联网技术的快速发展，企业办公室的工作方式出现翻天覆地的变化，对计算机等设施设备的依赖性越来越强，信息化管理已成为时代发展的必然趋势，同时也为办公室文书工作带来新的机遇。对煤矿企业而言办公室文书及档案管理都是非常重要的日常事务，完整、真实、准确的文书信息能够为企业发展提供参照，尤其是档案管理工作更是企业未来发展的基础。企业内部档案资料众多、涉及内容复杂，若单纯依靠人力进行档案的分类、归档等工作，需要耗费较多时间，要想获得高效、理想的档案管理效果，需要投入充足的技术和资金保障，加大软硬件基础设施建设力度，加快档案管理信息化发展步伐。煤矿企业更要与时俱进，实时更新内部软硬件资源，保障信息化技术水平满足办公室文书工作需要。声像档案是煤矿企业重要的档案资源，声像技术完整的记录了生产、经营的各个环节，与文本档案相比声像资料的优势非常显著，能够直观、客观、准确地展示企业发展过程，包含着丰富的信息资源[4]。声像档案的编辑、复制、保存都需要强大的软硬件设施作为支撑，因此煤矿企业需要进一步加大资金投入力度，提高声像档案的管理水平。借助信息技术保存和处理文书，需要重视网络安全防护，做好网络安全管理工作，企业可以建立信息化文书档案管理部门，安排专业技术人员任职，实现企业内部文书档案的统一管理，并根据掌握的信息资料对企业发展提供借鉴参考。在现有技术条件下，需要建立云文书档案库，方便工作人员一键查找相关信息，特定用户能够在局域网范围内查阅存档的信息，这样能够大大提升工作效率[5]。
结论
不同企业之间的办公室文书工作都不尽相同，每个企业都有一套自己的工作流程和处理方法，但要提高文书工作质量，需要切实提升办公室工作人员的责任意识和程序意识，加强业务技能培训，使工作人员掌握高效的文书处理技能。与此同时，还要逐步推进文书工作的信息化建设，依照现代先进的信息技术实现文书的处理和档案管理，提高文书工作水平，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
参考文献
[1]杨中兴.企业办公室文秘工作质量提升方案分析[J].办公室业务, 2019(22):104.
[2]贾玉梅.浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略[J].现代经济信息,2019(12):75.
[3]王新铭.办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论[J].现代国企研究,2018(14):84.
[4]曹红翠.煤矿企业档案管理信息化的重要性及其管理对策探讨[J].中国管理信息化,2020,23(14):197-198.
[5]张彬.新时代国有企业党委办公室工作面临的主要问题及对策思考[J].经济管理文摘,2020,No.740(02):171-172.
作者简介
刘洋，1984-10-24，性别女，民族：汉族，籍贯：吉林省，学历：本科，职称助理政工师，主要研究：如何提升企业办公室的文书工作质量。