山东省淄博市体育运动学校 山东淄博 255000
摘要：中等专业学校档案往往存放的是学校教职员工的档案，是他们从事教育活动、教学管理和学生学习的宝贵资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动，对学校的良好发展起着重要作用，对学校档案合理性使用的深入分析，能够在改善教学计划以及提升教育管理质量上提供十分重要的帮助。将学校的档案管理工作扎实做好，对于教育教研活动的深入开展具有十分积极的影响。
关键词：大数据背景；中等专业学校；档案管理；信息化建设；分析
1中专学校电子档案的特点及用途
1.1中专学校电子档案的特点
电子档案在中专学校档案管理过程中的应用主要包括有电子图纸、电子报表以及电子信息与电子文件等，在电子档案的管理过程中有效的利用了计算机的管理模式，从而实现了档案信息资料的实时共享，同时也便于对档案信息资料的及时查询，除此之外，电子档案在数据传输过程中非常的快捷方便，与传统的纸质档案管理，有众多的优点。
1.2中专学校电子档案的用途
（1）信息传输
信息传输功能是中专学校电子档案管理过程中非常重要的一个用途，电子档案可以在传输与数据的交换过程中不受时间与地点的限制，从而可以各个相关机构对档案信息资料的传送，实现点对点的信息交换。
（2）复制功能
电子档案的管理还有另外一个重要的用途复制功能，即在相关部门的日常工作中能够对档案信息资料进行及时、准确的复制，并提供最真实、原始的资料，有效的确保了中专学校档案资料的权威性。当然，其前提条件时，在对档案资料进行保存时，需要按照一定的标准模式进行存储，从而便于后期对电子档案的查找与复制。
（3）直接使用
与传统的纸质档案相比，中专学校的电子档案可以提供非常便捷的查找服务，与此同时，还能够满足于多个用户同时对档案资料的查询与复制。
2中等专业学校档案管理工作现状
2.1管理方式相对落后，管理力量比较薄弱
中等专业学校的档案管理人员通常是由校办人员或者某些教师兼职，没有专职职位。大部分的工作人员一般情况下是没有受过系统的档案管理专业知识培训，他们缺乏对档案的重要性的深刻认识，同时对档案材料的整理收集、存档以及装订等操作也不是十分熟练，另外，投入档案工作的精力也无法得到很好保证。同时，存档资料不真实、不完整以及存档不及时的情况时有发生，没有专门的档案管理软件来管理档案，大部分档案资料的收集和存取都是手工进行的，导致使用效率低下。
2.2自动化管理方式没能有效普及
目前，部分学校没有实施自动化管理，管理方法很简单，机械化操作尚未得到广泛推广。因此，这种传统的管理方法会带来更多工作量，不仅工作速度慢，而且工作时间也较长，档案管理工作人员整体档案的效率会大为降低。而导致出现上述种种问题的原因主要有以下三点：首先，有些学校对档案管理不够重视，因此没有能够投入更多的财力进行档案管理。其次，即使有些学校已经增加了购买更为先进管理档案的设备上的经费投入，但因有些管理人员在短时间内无法完全了解正确的操作流程，因而无法将所采购新设备的先进性充分地展现出来。最后，有些档案管理人员十分欠缺现代化办公意识，虽然拥有先进的高科技设备时，仍然使用手工操作这种低效的方式进行档案管理。
2.3档案交接手续不严密，容易造成档案遗失
因中等专业学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。
应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。
3中专学校档案管理信息化的措施
3.1建立管理系统。
中专学校管理人员在利用信息化技术开展档案管理工作时，可以建立管理系统对信息数据进行统一的分析。信息化系统下的中专学校档案管理可以实现自动化及智能化，档案管理人员要按照要求实施精细化管理行为，促使档案信息内容得到有效保存。学校需要在统一的标准下实施档案管理工作，基于当前的学校教育教学情况在教职人员需要查询档案信息时给其提供有效的帮助。管理信息系统的建立能够对中专学校的有关信息进行记录，特别是在处理复杂的人事信息时，能够借助管理系统迅速查找工作人员的信息，为中专学校人事管理的有效性提供保障。
3.2科学划分档案类别。
中专学校在开展档案管理工作的过程中不仅仅需要给学生及教职员工有关信息的真实性及安全性进行保证，还涉及较多专业内容。工作人员需要了解有关的基层档案管理专业知识，尤其是在处理人事与处室业务档案时，可以通过信息化手段找到同一个工作类别的人员信息与工作内容，反映档案管理的综合形式。在档案管理信息化的过程中，可以对不同的管理内容进行分类，对不同的人事部门要求进行分析，让各种档案信息能够分门别类。在信息化管理形式下，不同类型的档案更加易于管理，在统计、保存及查询过程中更加便利，还能够做好登记、编目及保管等。
3.3加强信息化管控。
档案管理信息化要求管理人员做好信息化管控工作，在对档案信息进行管理时提高其安全性。学校在发展当中面临激烈的教育竞争，其不仅需要在实际开展教学工作时做好全面的管理工作，还需要针对档案管理加大监控效用。在实施档案管理信息化之后，需要针对不同的工作内容做好事前管理、事中管理及事后管理等工作，在每个时期对档案的利用及归档情况进行检查。在开展不同的业务工作时，管理人员可以对档案的形成过程进行分析，对其中的信息进行检测，在实际应用时减少问题的产生。管理人员在进行档案管控时，需要定期做好档案管理的总结汇报工作，还需要加强对基层教育人员的指导，在产生问题时给出指导意见。
3.4实施电子资料管理。
电子资料管理是档案管理信息化的基础，在实际进行档案管理时，工作人员需要对基础的文本资料等进行电子化整理，对其中涉及的技术进行综合分析。电子资料管理对于工作人员处理文件资料的形式有较高的要求，其不仅需要改变传统的纸质文件整理方式及工作理念，还需要在管理档案时加强资源配置，保证各项资源的合理利用，使其能够达到基础的要求及条件。管理人员在处理档案资料时需要明确档案的处理方式及格式，对其进行统一与规范，明确档案资料的保存周期，在必要时还需要做好检查工作，促使电子资料管理能够按照要求完善整体效用。由于部分电子档案储存系统容易遭受损坏或者遗失，在实施电子资料管理时，可以借助电子技术及设备的记忆功能对档案资料进行备份。电子备份能够加强对资料的有效管理，防止资料遗失或者遭受损坏。
4结语
互联网信息技术快速发展的环境下，中专学校档案信息化已然成为了档案管理过程中重要的一部分，通过电子档案的引入，可以有效的对档案资料进行详细的记录与备份，并满足于后期的准确、快速的查询与复制。因此，在中专学校档案管理过程中，要加强对电子档案的重视，并通过对计算机、网络技术的管理与维护，以及对管理人员的培养，促进中专学校电子档案管理的规范化与安全性，有效的保障中专学校电子档案不外泄、不被盗取，最终提高中专学校电子档案管理水平。
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