黑龙江省哈尔滨市执纪审查服务中心 150001
摘要：事业单位的档案管理，可以帮助机构做好日常的日常维护、保养工作。通过档案管理的方式，来合理的展现事业单位中各项工作的是否在正常运行。在新的形势下，企业的整体建设也在不断发展，档案管理的要求和标准也在逐步提高。它对于企业的发展也变得越来越重要。
关键词：新时期；事业单位；档案管理
引言
档案管理作为事业单位管理中的重要部分，档案功能的作用也至关重要。事业单位的顺利发展和高效管理离不开档案管理的应用研究，其发挥着维持单位平稳运行的作用。档案管理包含整个单位各种信息资料的存档和保存，其目的是有利于后续查阅等，使其在事业单位的建设和发展中发挥关键性的指导作用。面对社会发展变化所带来的机遇和挑战，事业单位要实现档案管理的创新与改革，不断完善档案管理的办法和制度，优化管理措施，最终实现事业单位在新形势下创新的发展，通过科学合理的优化策略解决问题。
1 事业单位档案管理的主要特点
档案收集是否完整、真实，在事业单位的实际运作中，将直接影响组织的最终素质。能否建立科学、合理的管理机制，关系到事业单位档案工作的现状，关系到相关部门工作人员的工作能力，关系到档案工作的质量与效率。运用档案管理来分析决策工作，能较好地反映机关人员的实际情况。所以，机构收集的最终数据是否真实、完整，将直接影响决策过程中数据导向的准确性，对相关部门的决策起着关键性的积极作用。机构档案管理工作要以真实、完整的资料为基础，能够清晰地反映机构的实际运行情况，具有很强的参考价值。事业单位中的档案管理也相关复杂。现在，对于事业单位的档案资料储存主要是一至两年，然后就会统一归集到专门的档案事业单位统一保管。为了确保单位工程资料的完整归档，应科学地划分总体内容和具体移交时间。对档案进行科学合理的管理，形成一定的制度，有利于事业单位档案工作的顺利开展。
2 存在的主要问题
2.1 事业单位档案建设认识不足
在信息化时代，各行各业的档案管理都有了不小的进展，事业单位的档案管理工作仍然存在信息化建设意识不足的情况。一方面事业单位过于重视事务性工作，忽视了档案建设工作，在软件应用和档案信息管理方法创新方面缺乏积极性和主动性，没有达到领导对于档案信息的有效性、真实性、完整性的要求。另一方面，由于中高层管理者的重视不足，事业单位内没有形成比较专业的文件档案管理氛围。
2.2 档案管理设备和方法不满足现代化的需求
为了促进档案管理工作的进步和创新，要正确认识到目前档案管理基础工作上存在的阻碍因素，这些因素都在一定程度上制约档案管理的工作效率。随着科学技术水平的不断提升和进步，档案管理的设备和数据化管理模式要实现创新的举措，面对社会发展所带来的更多要求，档案管理工作也承担了更多的职责和压力，必须要通过完善自身来实现多样化的发展趋势。但是由于档案管理在很长一段时间都没有受到该有的重视，这也导致传统的管理模式阻碍了档案管理工作的创新和进步，一定程度上也影响事业单位在档案管理制度上的完善和发展，脱离了实际的情况，导致工作效率无法提升。事业单位在档案管理创新和数据化发展上不够重视，没有真正的落实到实际管理当中，这也给档案管理基本条件造成不良影响。
2.3 服务观念落后
一般情况下，事业单位档案管理部门和单位其他部门之间的交流少之又少，比较封闭，没有和其他部门进行及时交流，再加上档案管理人员思想比较封建，服务观念比较落后，导致档案管理工作无法满足现代化事业单位管理需求。如果档案管理人员不具备较强的应变能力，就无法给档案应用人员提供准确的帮助。
3 优化措施
3.1 提高事业单位档案管理信息化建设的关注度
对于事业单位而言，档案管理信息化体系建设是一项需要长期坚持、耗费大量人力、物力、财力的工作，难以在短期内见到成果，在短期内见证到对于事业单位发展的重要作用，但是确实事业单位长远稳定发展所必须具备的。事业单位的中高层管理者应该对于档案建设工作高度重视，通过会议、宣讲的形式，加深档案建设工作在事业单位内从业人员工作意识中的重要性。由于档案管理意识低或者不明确档案建设重要性的从业人员，更容易在日常操作和管理过程中出现工作失误。因此，要针对个别员工进行特殊培训和训练。事业单位的管理层设置档案管理突出贡献奖，成立专门的档案管理部门，档案管理人员不仅仅享有建议职能，同样具有决策和表决权，提高档案管理部门在整个事业单位中的地位，要求事业单位内全员需要提高档案管理意识，配合档案部开展信息化系统建设，在数据信息的真实性方面，全员都要对自己所提供的数据保有追责权，一旦信息出现错误，档案科有权利进行有关追责处理。
3.2 提升信息化建设水平
随着档案信息化建设的发展，传统的档案管理工作方法面临多重挑战，不论是数字化建档还是使用者需求的多样化，都是档案管理工作中需要改进的重点内容。为了改变传统的档案管理方法，则要通过结合信息技术的使用建立高效完善的数字化管理系统，有利于实现档案更加快速清晰的保存，对档案的储存期限和形式都有更好的处理方法，还有利于信息化建设的进行。同时还要从办公系统和档案管理系统的接入方面入手，在建设数字化管理模式时综合考虑到衔接的问题，保证数字资源的有效利用。事业单位要通过数字化建设发展，结合创新的管理制度，保证档案管理系统处于高效安全的运行状态，比如在文件保密和网络安全方面要完善，保障档案管理的安全高效开展。
3.3 档案借阅方式创新
档案借阅是档案管理的重要环节，也是事业单位要对档案进行管理的原因。高效率的借阅可以提高工作效率，节约人工成本。传统管理模式档案借阅都是通过人工管理实现的，而且档案借阅后没有按时归还，造成档案利用率不高。如今，信息时代可以根据需要建立事业单位内部局域网，并开发档案借阅浏览APP，根据档案涉密等级的不同，不同工作岗位赋予不同的查询权限，最大程度地精简了借阅登记审批的流程，提高了档案管理的工作效率；每一份档案还可以重复利用，并且不受时间的限制，极大地提高了档案的利用率。
3.4 强档案建设的目标化管理
目标化的档案管理模式，以结果为导向的管理模式，以目标为导向的管理模式。MBO主要有两种外部形式。第一，采用混合管理方法，设定初期目标，确定最终目标，判断工作成效。这就需要管理者注重“目标导向”，通过设定最终目标来实现有效管理，突出目标的作用和价值。第二是事业单位档案模式具有本质的激励作用。目的管理作为一种现代管理手段，在事业单位档案管理中具有普遍的适用性。这就是第二种管理模式，强调激励对完成任务的作用。建立档案管理激励机制的特点是：变被动为主动、变目标为负责任的态度。以目标为中心，不断向目标迈进，也成为机关档案工作发展的动力。目的管理是确定目标、注重效果、结合人的实际情况，目标管理评价方法也更具科学性和合理性。
结束语
综上所述，事业单位的档案管理方式不可能一成不变，需充分结合时代的发展变化。所以对于事业单位而言，需要积极转变态度，进而能够在根本上将以往粗放式的档案管理方式，为事业单位未来的发展奠定更好的发展基础。
参考文献：
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