山东省日照市五莲县许孟镇人民政府 262315
摘要：信息化时代下，通过推动基层事业单位档案管理信息化建设，不仅能够为基层事业单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要基层事业单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。基于此，本文就基层事业单位档案管理信息化实现探索进行详细探究。
关键词：基层事业单位；档案管理；信息化；实现探索
1 引言
当前，随着时代的发展，信息量的增加，档案数量呈现出增长的态势，面对堆积如山的档案，传统档案管理模式已经有些不相适应，跟不上时代发展的步伐。档案的管理工作与单位的日常运营息息相关，在科技不断进步的今天，科技对于各行各业都产生了巨大的影响，同时也为各个行业的发展提供了巨大动力。各级单位部门在进行档案管理的同时，也需要进一步加强档案信息化建设，这样才能更好地服务于本单位的其他日常工作。
2 基层事业单位档案管理信息化的作用
对于基层事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为基层事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的发展全面性[1]。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。
3 基层事业单位档案管理信息化问题
3.1 信息化管理机制问题
基层事业单位在档案管理的过程中，所使用的档案管理软件标准不相同，很多单位采用的是传统管理软件来进行管理，这造成软件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理软件，在进行信息搜索时，也很难进行相通的信息管理，这会导致档案管理信息化水平不高，很难实现资源的有效共享。除此之外，很多档案管理单位在实际的档案信息化建设当中，处于各自为政、独立开发状态，由此导致档案管理的基础软件标准不统一，所管理的档案信息数据在内容、质量上也良莠不齐，最主要的是没有根据统一的作业流程来做好各项管理工作，这导致电子档案管理系统的作用无法得到有效发挥。
3.2 工作人员素质问题
在以往的档案管理过程中，基层事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在浅层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响。
3.3 档案管理信息化建设不完善
当前的基层事业单位档案管理工作滞后性较为明显，在规范统一性严重缺失的情况下，使得事业单位的档案管理工作的展开极不顺利。
再加上大多数的事业单位档案管理信息化建设环节中所应用的管理软件暂时未实现工作的协调统一，无论是连接性还是系统性均较差，想要进行信息资源共享较为困难。一般情况下，想要利用同一个档案管理软件实现对文件的检索与庞杂信息管理较为困难，这也是现阶段档案管理信息化建设面临的主要困难。
4 基层事业单位档案管理信息化实现探索
4.1 构建完善的管理机制
基层事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。例如可充分采用数字水印技术来保障档案信息的真实性，还可借助PDF及多页图像技术来完整保存档案资料。并且，还需在此基础上做好档案信息的备份工作，针对信息数据的载体做好定期维护保养，并及时进行数据核查。再就是意识层面，由于当前各种信息化技术不断更新，档案管理工作应加强信息化意识，探索和优化档案管理的各个细节[2]。为此，档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。
4.2 加强档案管理信息化专业人才队伍建设
在基层事业单位档案管理信息化建设的背景下，针对于档案工作人员的专业信息化素养也提出了更高要求。基于此，还需要从人员管理方面入手，加强事业单位档案管理信息化人才队伍建设。一方面，从内部着手，通过建立档案管理信息化培训班，鼓励事业单位档案管理人员积极参与进来，通过接受专业的培训，学习掌握一些新技术，熟练运用一些新软件，提升自身信息素养。在此基础上，还可以邀请一些在档案信息化管理方面专家，通过在单位内开展知识讲座，或者直接将专家带到档案管理工作现场，面对面指导档案管理人员如何开展信息化管理工作，帮助档案人员理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的档案信息化管理方法，推动档案信息化管理工作更好地开展。另一方面，还可以从外部人才招聘入手，加强档案管理专业化人才的招聘，并在这一过程中，提高招聘门槛，保证人才具备过硬的信息化技术能力，有效提高事业单位档案管理信息化质量水平。
4.3 完善信息化建设配套设施
在基层事业单位的档案管理信息化建设进程中，需要提升管理信息系统的稳定性、功能性，保障档案信息的安全保密性和数据真实规范。首先，重视管理信息系统的专业性。事业单位在甄选管理信息系统合作商的时候，要了解同行业内比较成熟的事业单位所采用的信息管理系统的稳定性和使用情况，选取性价比较、性能较为稳定、功效齐全的软件供应商[3]。由于事业单位的档案信息数据量较大，需要尤其注意存储空间和运行速度等。其次，结合事业单位的实际运行情况，对于档案信息系统进行不断维护，保障信息的安全保密性，不仅从档案建设有关工作人员的管理意识层次出发，提升工作人员的信息保密意识，还需要从系统角度出发，增强系统防火墙维护，保障事业单位内所有信息的安全有效。针对事业单位的档案管理工作，提高信息化建设水平，完善事业单位的大数据信息库，通过引进新的信息管理技术，争取实现信息的自动采集和信息档案的高效共享，提高事业单位的信息管理程度。
5 结束语
综上所述，在当下的信息时代下，对于基层事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为了决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进基层事业单位的良好发展。
参考文献：
[1]李维艳，关嫚.科研事业单位档案信息化建设的对策[J].管理观察，2019（16）：56-57.
[2]姜霁纯.基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2019（04）：1-2.
[3]张丹青.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].江苏科技信息，2018（05）：55-57.