中航长沙设计研究院有限公司档案馆 湖南长沙 410014
摘要：本文对我公司工程总承包项目档案工作中存在的主要问题进行了全面、深入地分析，并提出了通过编制合理、准确的归档范围和制定项目经理、资料员工作流程图等解决方法，化解工程总承包档案工作中的难题，实现档案工作的标准化、规范化、科学化
关键词：工程总承包项目；主要问题；对策；归档范围；流程图
随着公司全价值链业务的不断扩大，工程总承包项目逐步增多以及国家对重大建设项目档案验收工作的加强，特别是航空工业固定资产投资项目档案验收已成为工程总承包项目竣工验收中不可或缺的重要环节，工程总承包项目档案工作的重要性日趋凸显。怎样做好公司的总承包项目档案管理工作，为公司的业务发展保驾护航，同时提升公司的管理能力和竞争能力，是我们档案工作者必须思考并解决的问题。
1.公司工程总承包项目档案工作的现状及历史原因
我公司工程总承包项目档案一直存在着收集难、整理难、归档难，造成这一现状的原因颇多，但主要有以下几方面：
1.1缺少一份合理、准确、科学的归档范围
在此之前，工程总承包档案文件归档范围和保管期限表的制定国家并未出台相关法规和文件，我们公司只能借鉴和参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《航空工业基本建设档案管理办法》、《航空工业设备仪器档案管理办法》、《航空工业建设项目（工程）竣工档案验收办法 》、《重大建设项目档案验收办法》、《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》等国家的相关法规和文件，制定本公司的工程总承包项目文件归档范围和保管期限表，该表涵盖了建设工程档案归档范围、设备档案归档范围和工程总承包档案归档范围，内容宽泛、繁多，造成工程总承包项目档案收集难、整理难、归档难，需要投入的人力和物力较大，同时，迫切需要提高公司现有资料员的业务水平和能力。
1.2现有资料员的能力不足及缺乏
项目部资料员工作不是重要岗位，不会关系到项目的成败和项目的正常运行，往往得不到相应的地位和重视，其具体表现在：资料员的工资低，待遇差，留人难，再加之工程总承包项目几乎是在外地、周期长，导致项目部资料员流动性更大；其次资料员缺乏系统的学习和培训，专业水平有限，造成资料员的整体素质和业务能力与公司高速增长的业务不想匹配，影响档案工作的正常、有序开展，只是被动的接收文件材料，常常出现无法对归档文件材料的完整性、系统性、准确性进行判断，也无法对文件材料进行正确的整理和系统地排列组卷；再次是工程总承包项目的利润低，项目部通常没有专职的资料员，资料员的工作由工程管理人员兼任，工程管理人员面对文件材料的收集和整理工作更是无从下手，由此带来的后果是档案工作的缺失，最后是亡羊补牢为时已晚，给公司的经济带来损失，声誉受到影响。
1.3项目经理对档案工作职责不明确、不重视
项目经理是工程总承包档案的第一责任人，统筹工程总承包项目的档案人员、档案管理工作，项目经理对档案工作的重视和对其职责的学习和掌握，直接关系到该项目档案工作的质量。公司现有的项目经理对工程技术方面的管理要求和标准清晰、明确，对其在项目运行中档案工作要求知之甚少且不够重视。
1.4公司档案馆业务指导和监督检查职能发挥不够充分
公司档案馆人员编制少，都有具体的工作，而工程总承包项目几乎都在外地，这样给档案馆对项目部的档案业务指导和监督检查带来时间上和地域上的困难。
1.5公司未建立有效的档案约束机制
公司原有的工程总承包档案管理文件有考核篇章，但是脱离了公司的考核体系，不可行。失去了制定的意义和作用。
2.解决公司工程总承包项目档案工作诸多难点的对策
2.1制定一份合理、准确的归档范围和保管期限表
首先，内容上较大减少。一方面：2018年11月8号航空工业档案馆下发了档字[2018]190号关于印发《航空工业固定资产投资项目工程总承包档案管理工作规定（暂行）》的通知，通知中首次对工程总承包项目管理资料归档范围和保管期限表作出了比较明确的规定，此规定的出台为我们公司对现有《中航长沙设计研究院有限公司工程总承包项目归档范围和保管期限表》的修订提供了理论依据。在保证工程总承包档案锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理、知识积累作用的前提下，遵循档案工作“谁形成、谁整理、谁归档”和“集中统一管理”的原则，由我公司与施工单位共同完成总包合同内约定的项目文件材料收集、整理工作并向建设单位归档，因此，建设单位是责任主体和项目档案集中统一保管单位，我们公司作为工程总承包项目管理单位，侧重收集在我们管理过程中形成的文件和验收、移交文件。施工文件我公司不再要求归档。另一方面：清晰化管理，工程总承包项目设计阶段形成的技术文件按《项目科技档案管理办法》管理和归档，不再重复归档。工程总承包中签订的合同按公司《经营档案管理办法》进行管理和归档，也不再重复归档。因此，修订后的归档范围内容减少较多，操作性就简单了许多。
其次，内容具体、详实，根据本公司实际工作所产生的文件名称制定，因此，修订后的归档范围操作性强。
再次，排列顺序上分阶段，基本做到三同步。修订后的《工程总承包项目文件归档范围和保管期限表》的序号和顺序排列与文件形成的先后顺序基本上同步，与归档案卷组卷内容的排列顺序基本同步，与案卷排列顺序基本上同步，因此，修订后的归档范围操作性进一步得到了增强。
最后，在表现形式上增加归档情况一栏，有利于资料员对项目资料的完整性随时进行清晰掌控。在归档内容一栏用括号内容提示组卷内容，有利于资料员完成组卷工作。
2.通过对项目经理及资料员档案工作流程图的制定：
项目经理是档案工作的第一责任者，项目经理对档案工作的管理和重视程度间接决定档案工作的质量。
资料员是档案工作的直接责任者，资料员的业务水平和工作质量直接决定档案工作的质量。
为了帮助他们较快、较好的做好此项工作，本人在繁多、冗长的文件、制度中提取关键词，选取简骇明了的表达方式：流程图，让项目经理和资料员能一目了然的了解自己的职责和工作的流程及要求，然后有条不紊地去做好档案管理工作。
3.通过对资料员文件材料整理流程图的制定：
通过对资料文件整理工作的每一步骤操作流程和具体要求进行规定，化解资料员无从下手的困境，能迅速掌握和较好地开展此项工作，同时，将资料的收集和整理工作贯穿和分解到日常管理工作中去，既可保证文件资料收集的及时准确、完整，又可将工作量化整为零，最终将整个项目的文件资料整理工作化繁为简。
4.加强业务学习和培训，提高资料员素质。
公司工程总承包管理文件中对资料员的职责其中有一条明确规定；不定期参加公司、本系统和项目所在地的档案培训，通过各层次的档案业务学习，提高资料员的整体素质。同时公司还有相应的政策激励资料员由被动学习转变为主动学习，取得国家执业证。公司不仅注重资料员的培训，对项目经理也要求参加相关的档案培训，只有相关责任人共同努力才能把工作搞好。
5.公司档案馆加强对各项目部的业务指导和监督检查。
公司档案馆在受时间、地域等现有条件限制的情况下，积极利用现代化的信息网络工具，开展远程业务指导，针对大型项目进行现场监督检查，解决人手少的困境。
6.制定切实可行的考核条款
公司没有赋予档案馆，跳出本部门之外去独立考核各工程总承包项目部的权限，新的管理文件将考核内容纳入了本部门和各工程总承包项目部所在生产实体，使考核落到实处。
结束语：通过各种措施以及归档范围和保管期限表、工作流程图的制定，多方位地控制和指导项目经理及资料员做好档案管理及归档工作，解决工程总承包档案工作中的主要难点。