福建广播电视大学龙岩分校 福建省龙岩市 364000
摘要：自上个世纪70年代以来，随着互联网技术的不断发展，人类社会已开始进入信息时代，各个行业都在开展信息化建设。档案中文件载体包括纸质、音像、照片、实物、电子等多种形式。档案内容包括办学理念、办学特色、教学内容、教育思想、办学管理等要素，反映了学校档案的多样性，同时对学校后期的发展和管理具有非常重要的借鉴和总结作用。信息技术的快速发展有效改善了人们对各种信息技术和设备的使用，使当下档案管理工作发生了深刻的变化。当前，随着信息技术的应用越来越广泛，高校的档案管理已经从传统的管理模式转变为信息化管理模式。基于此，本文主要对大数据技术的高校档案管理工作做论述，详情如下。
关键词：大数据技术；高校档案；管理工作
引言
随着我国信息技术的飞跃发展和大数据的建设，档案管理工作通过信息技术处理，从纷繁复杂的信息统计工作中逐渐解脱出来。档案信息化管理体系在信息化发展进程中得以建立和不断完善，许多行政和高校单位都开始采用网络技术对档案信息进行整理统计。大数据背景下的信息统计更加快速和便捷，信息管理与统计工作理念的创新，大大提高了档案管理工作的效率和质量。信息化大大提高了现代高校和行政部门档案管理水平，不仅丰富了档案管理工作内容，使得复杂的档案统计和管理工作变得简单易做，还能让管理人员更加迅速直观地了解部门人员的信息，从而极大地提高档案管理工作的整体质量。档案信息统计工作是档案管理工作中的重要一环，也是及时掌握档案工作的实际情况、保证档案工作质量和提高档案工作水平的有效方法。因此，发挥档案信息统计工作的职能、体现其自身价值，还需要制定完善的档案统计与档案管理制度，积极发挥信息统计在档案管理中的重要作用。在大数据背景下，档案管理人员要学会熟练地运用信息技术进行档案的信息统计，发挥档案管理与信息统计的服务与监督职能，不断提高信息化水平和数据统计的准确性，为部门提供详细的信息统计资料，为管理者提供本单位人员第一手详实资料，以便监督和管理。
1高校档案管理过程中存在的问题分析
高校档案管理过程中存在的问题主要涉及到以下方面具体内容：首先是缺乏科学的档案管理服务评价体系。近年来，教育事业得到迅速发展，学校的档案管理从中发挥了重要作用，因此，提高档案管理水平是各学校急需解决的重要课题，这需要各高校加强对档案管理者自身行为的有效控制，通过公众评价的结果，在档案管理中起到监督作用，然而，目前高校档案管理服务中缺乏这样的评价体系。其次是档案管理人员专业知识匮乏。在高校档案管理人员的配备方面，档案管理人员配置不够合理，档案管理人员多为兼职人员，档案类专业知识薄弱，学历较低，再加上缺乏系统的档案知识培训，在一定程度上影响了档案管理工作，不能适应当前科学技术水平的快速发展，难以保证档案信息管理水平和业务能力的提高。最后是个人档案信息泄露现象严重。在大数据时代，随着信息技术的发展，学校档案管理的信息化建设中包含大量的个人信息，网络安全若得不到保障，就很容易造成个人隐私泄露，一旦造成信息泄露会对师生产生严重的信息安全隐患。
2大数据技术的高校档案管理工作
2.1健全档案信息安全体系，加强安全防控
大数据技术的高校档案管理工作之一是健全档案信息安全体系，加强安全防控。大数据时代，高校档案信息化管理更具开放性，档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，健全档案信息安全防护体系，织牢安全防护网至关重要。为此，一要加强身份认证管理。根据高校档案信息化管理需要，为高校领导、档案管理者、以及其他人员等不同身份人员分配不同的登录访问管理权限，通过身份认证，避免非法或恶意访问，防止档案信息泄露。二要做好分级保护。根据高校档案保密等级（机密、秘密），以及存档时间的不同，对相关资料进行必要的加密处理。安装网络防火墙，定期进行系统升级和病毒查杀，阻止木马病毒等的入侵，确保档案信息管理系统安全。三要提高技防水平。通过密钥、指纹认证、人脸认证、复杂密码认证，以及物理隔离等措施，提高技防、物防、人防水平。
2.2构建档案信息管理平台，统一管理渠道
大数据技术的高校档案管理工作之二是构建档案信息管理平台，统一管理渠道。大数据时代，电子信息技术在高校档案信息化管理中发挥着重要作用，高校档案数据结构不统一也是数字化发展的现实产物，这就要求高校档案管理应构建统一的信息化管理平台，分门别类地做好纸质档案、电子档案，以及实物档案等的信息化录入，按照统一格式进行档案数据信息采集。一方面，做好院藏纸质档案的数字化信息采集，按照统一的格式和要求做好传统档案信息化录入。另一方面，要按照统一格式，做好电子档案信息采集，如图片统一采用JEPG、TIFF格式，文本文档采用WORD、TXT等格式。此外，大数据时代，须针对高校档案信息异构性特点，采购专门的档案管理软件，用以支持高校档案信息化管理系统，实现高校档案信息管理系统在高校内部互联互通，连接各部门计算机终端，分配给不同人员以相应的权限，实现档案信息的统一、规范管理。
2.3数字孪生技术应用于智慧档案馆的运转阶段
大数据技术的高校档案管理工作之三是数字孪生技术应用于智慧档案馆的运转阶段。在智慧档案馆空间构建中，数字孪生技术的运用可以全程对接实体空间和虚拟空间，并对智慧档案馆的发展进行全生命周期的识别、获取、挖掘、计算和预测，大体而言此模型运转有以下四个阶段。首先是现状孪生。即对实体档案馆现状进行全要素分析，悉数全面、确切精准、动态映射现有档案馆空间数据。只有采集到真实可靠、质量上乘的档案馆数据资源，才可以构建出完整、精确的档案馆孪生系统，并为档案馆孪生体的后续建设源源不断地提供数据资源。其次是功能孪生。即在收到上传的档案馆物理空间数据之后，建立智慧档案馆孪生体的过程。
此阶段建构的档案馆孪生体是各类型、各场景的孪生空间共同组成的一个大规模孪生体的集合，并对收集而来的孪生数据进行描述、建构、诊断、决策，通过人为干预和人工操作，对档案馆各种功能、馆内情境进行模拟。最后是自主孪生。这是数字孪生技术下智慧档案馆建设的高级阶段，具有自主互动、深度洞察、动态联结等特点。这一阶段，智慧档案馆与用户之间的沟通交流不再受限于物理空间或实体人力资源，而是以数字虚拟、孪生空间为引擎和场域，实现以用户为中心的主动服务。
2.4建立“一体化”体系，助力档案信息化应用
大数据技术的高校档案管理工作之四是建立“一体化”体系，助力档案信息化应用。一要做好规划设计。针对高校规模、人员数量及类型，把信息化建设作为高校在新一轮医疗卫生事业改革的重要内容，给予人财物的支持，从高校整体角度出发，统筹短期、中期、长期发展规划，注重信息技术在高校档案管理中的应用。二要实施集成处理。一方面，做好高校档案信息数据采集，既要对原有实体档案信息进行数字化处理，也要将采集后的数据信息及时传输至相应的管理平台，建立相应的专题数据库。另一方面，要做好档案信息数据检索。创建档案检索引擎。此外，还要做好档案数据信息分析，根据高校各个时期发展需要，提前做好档案信息数据的分析，围绕不同主题开展相应的编研，为高校管理者提供决策参考。发挥高校档案在高校发展中的重要功能和作用。
2.5增强高校会计电子档案管理系统中的硬件设施安全性
大数据技术的高校档案管理工作之五是增强高校会计电子档案管理系统中的硬件设施安全性。高校利用财务共享模式来管理会计电子档案，都有一个专门用来保存会计电子档案的机房，而这个机房里面的安全性直接就影响到会计电子档案的安全性。如果高校没有对机房中的会计电子档案采取相关保护措施，一旦机房里面发生火灾、进水或者地震，硬件设施因此而损坏，那么对会计电子档案造成的打击是致命的，所以高校应该重视机房硬件设施的保护。首先，高校可以在机房顶部加装一个避雷器，以此来降低雷电天气被雷劈中的概率，高校还可以在机房的设备中装一个电涌保护器，这个保护器可以让电压不超过设备所能承受电压的极限，还可以把因雷电而产生的强大电流转移到别处去，通过增加避雷器和电涌保护器的方式，机房便可以在雷雨天气中安然无恙了。造成机房硬件设施损坏的原因是多种多样的，针对这种不可抗力因素，高校可以把会计电子档案存到云端，或者进行备份。这样一来，不管是自然灾害对硬件设施造成的伤害还是人为造成的伤害，机房都能够在短时间内把会计电子档案数据进行恢复，高校的运行不会因此而受到任何影响。高校还可以通过外部供应商为机房安装一个热站，如果机房的设备因为不可抗因素突然不能运转了，热站就可以让设备快速恢复运转。高校通过上述所提出的方法，可以有效地提升高校会计电子档案的安全性。
2.6完善高校政策制度保障
逐步健全教育法律法规，不断赋予和扩大国家高校办学自主权，保障国家高校与其他教育部直属高校公平地享有相关政策和项目。支持国家高校加强与行业企业合作办学，促进产教融合、校企合作。依托大数据管理高校档案。依托国家高校设立终身教育创新基地，建设终身教育、社区教育、老年教育、职业教育、在线教育等领域的新型高端智库。健全高校、普通高校、职业院校之间的资源共享、交流协作的机制。
结语
大数据背景下的信息统计在档案管理中发挥着巨大作用。在当下日益繁重的档案管理工作中，档案信息统计和管理工作的事无巨细都导致了档案管理人员的疲于应付，繁琐的工作形式、档案统计的准确性和精确性，都需要采用信息技术来简化和提高。为确保大量人员参与信息统计工作的精准性和整个档案管理工作流程的顺畅，必须采用便捷的互联网信息技术，才能更好地掌握档案工作数据和规范档案管理的秩序。作为档案管理工作者要不断认识信息统计的重要性，自觉提高自身对档案管理与信息统计的认知，明确档案信息统计的流程与特点，掌握档案信息统计的规律和档案管理的发展趋势，以实现档案管理工作的科学化和信息化。信息统计应用于档案管理不仅提高了档案管理工作效率，还大大提升了数据档案编排的科学性与合理性。
因此，科学有效地统计档案资源数据信息，将有效管理信息数据进行科学编排和整理，可以大大提高数据信息资源的利用率，发挥其在档案管理中的巨大作用。掌握科学化的信息，规范档案信息管理工作，不断创新档案管理工作方法，汲取中外先进的档案管理理念，把档案管理工作做得更加精密细致。还要提高对档案管理信息统计工作重要性的认识，加大档案管理信息统计资金投入，建立健全档案管理信息统计工作制度，改变档案管理信息统计服务的方式，变被动服务为主动服务和监督，提高档案管理和信息统计的信息化水平。
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