重庆市酉阳县民意调查中心 重庆 409800
摘要：随着大数据时代的来临，各机关事业单位的日常工作中，电子档案的熟练呈直线上升趋势，越来越多的单位也加大对档案管理工作的重视，但现阶段我国档案管理人员对电子信息技术的了解并不充分，在实际工作中对电子信息技术的应用较少，导致档案管理工作的信息化水平较低。
关键词：档案管理；现代化；电子化；策略
对于许多单位的文件管理工作，电子档案管理正变得越来越流行，逐渐从纸质化管理转向电子档案管理，从而提高了信息文件管理工作的效率。然而，电子档案的出现给档案管理带来了一次全新的挑战。为了加快电子档案管理的进程，就要详细探讨信息时代下的电子档案管理。
一、电子档案的定义
电子档案与纸质化档案管理截然不同，一种为明显的物质化管理形态，一种为虚拟化的管理形态，而管理的载体依托纸质和计算机，这即是两者最大的区别和差异。具体来说，电子档案即电子化、虚拟化的档案，大多以电子图片、电子文本等形式出现，包含命令文件、数据文件、文本文件等，通常被存储在计算机内，以影像技术、条码技术等技术为支撑，存在不同格式，便于修改、提取、存储、删除等等，对于计算机的依赖较重。另外，电子档案最小粒度为“件”，以实际需求进行储存，其大小也可用KB、MB、GB等单位来表示，档案越大，单位也就越大。除此之外，电子档案较好分类和处理，且便于提取，在海量档案中，可输入关键字查询相对应的档案，方便快捷，节省了工作人员的较多精力和时间，正因如此，才使得它备受企业欢迎、备受工作人员青睐，对其管理进行探究，有着重要的现实意义。
二、电子档案管理的关键
随着技术水平的提升，信息技术被广泛地使用，电子档案已经成为档案管理中的重要内容，开展电子档案管理的关键内容，可以总结为以下三点：第一，应该建立一个专门的平台来对于电子档案进行管理，从而满足档案管理不同工作环节的需要，使纸质档案管理和电子档案管理都能够在平台相关技术的支持下，高效地开展，提升档案管理的信息化水平。第二，工作人员应该认识到，电子档案和纸质档案是不同的，电子档案能够对于多样化的信息媒体进行继承，通常情况下可以分为三种类型：将纸质档案运用信息化技术进行的电子存储、档案数据的存储、形成完善结构的数据库。第三，从当前的情况来进行分析，电子档案通常是具有实际价值或者是能够作为证据的电子信息，并且其必须具有档案的特征：是直接形成的，记载的内容较为全面、有着准确的固定资料。或者是通过人们的行动，呈现出的历史记载。
三、策略
1.提高工作人员技能
电子档案是大数据技术和信息技术发展过程中的产物，但正因为是新兴的产物，工作人员难免缺少专业的电子管理技术。为了更好地开展电子档案管理工作，相关工作人员首先需要提高对电脑的操作能力，这样才能灵活处理档案信息并做好各项管理工作。在具体的优化方面，企业可以为相关管理人员提供定期的培训活动，借此来引导他们掌握基本技能并熟悉电子档案系统。同时为了使电子档案管理团队更加专业，单位在招收人才时，可以直接招收相关专业的人才，节约对工作人员的培训时间，使得工作人员可以直接实际操作，减少不必要的时间浪费。
2. 加强软硬件设施建设工作
对于电子档案管理而言，软硬件设施十分重要，先进的设备能够提高信息归档处理水平，通过视频、图像等方式将资料数据呈现出来，将资料应用性充分发挥出来，更好地理解信息资料，这就需要先进的设备来实现，实时更新相关信息，并将其录入进去，更新维护好设备，提高信息管理水平。此外，还需要及时更新电子档案管理技术，通过数据迁移确保数字信息的存储及时有效，不断将数字信息从过时的软硬件设备中转移到先进的计算机设备及其系统中，确保以往的数据信息能够被持续可读，使数字信息能够实现长期可读。但是，这一技术的应用涉及的问题比较多，需要予以重视。
3. 增强共享意识，提升共享水平
电子档案共享可以更好发挥档案信息的价值，提高信息利用率，针对电子档案共享水平不足问题，可以通过增强共享意识等途径予以解决。首先，加强档案管理人员培训，将档案共享理念贯彻到培训体系当中，通过培训增强档案管理人员的共享意识；其次，加强部门之间的信息共享力度，建立规范化的信息共享平台，对于非机密性档案信息，通过云端共享平台实现单位内部的共享，有效发挥档案信息的价值，降低管理难度，提升管理的效率；再次，加强与外界之间的信息共享，尤其是要注重与本单位有密切业务来往的部门进行合作，通过双方共享机制的构建，挖掘信息价值，提升信息利用率，实现彼此的互利共赢。人力资源服务中心更要充分发挥自我在信息数据搜集、整理方面的优势，通过数据信息的充分共享，提升服务水平，实现档案信息价值的最大化。
4. 高度树立电子档案管理工作的意识
现如今，电子档案管理工作属于新兴产业，接触电子档案管理的工作人员，对于它的认识还有些不足，对电子档案的重视程度也不够深，这是因为长期以来大家都是利用纸质档案存档，对于两者的不同，可能存在误区。一些基层管理工作人员可能还没有认识到从纸质档案管理到电子档案管理工作的不同之处，思想观念还没有形成，意识不够强。对于网络化，信息化的电子管理重要性认识不足。有一些部门认为档案管理工作不是作为主要工作，就没有指派专人或者用心地去管理，以至于电子档案管理工作没有条理。
5. 选择合适的信息保护技术
电子档案管理工作中需要做好档案信息的保护工作，可以在档案系统入口、传输和使用三个方面来提高对电子档案信息的保护。为了有效避免档案信息出现丢失、窃取和被更改的现象，保护网络系统不受病毒、黑客等侵入，可以使用签署技术、加密技术、身份验证技术以及档案备份等方法，或者是使用防火墙、杀毒软件等设备来达到保护档案信息的作用，只有这样才能保证档案信息在传递、储存的过程中能够有效保证电子档案内容的真实性和可靠性，提高电子档案信息的安全性，从而促进电子档案管理工作的顺利进行。
四、总结
信息时代下的电子档案已经被广泛应用，它本身就具有纸质档案所不具备的优势，并且完全符合时代发展的需要。为此，要加强对电子档案的管理，同时找到信息时代电子档案管理中的问题，制定出合理的解决措施，使电子档案发挥出更大的价值。
参考文献
[1]陈玥彤.事业单位档案管理信息化的建设方法探讨[J].办公室业务，2018，000（012）：77，82.
[2]李霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018（04）：136--137