日照市自然资源和规划局不动产交易登记中心 山东日照 276800
摘要：在信息化大数据时代，许多单位采用信息技术来进行数字化档案管理工作，进一步提高了工作效率，同时还提升了档案资料的利用价值，优化了档案管理流程，但还存在着一些问题尚未解决。通过分析事业单位数字化档案管理的意义以及现状问题，提出优化策略。
关键词：事业单位；数字化；档案管理；建议对策
引言
近些年来，在信息化科学技术大力发展的背景下，经济水平的提升不仅为科学技术的更新与发展提供了新的机遇，同时也为各行各业的未来持续发展注入了新的动力。但在新时代背景下虽然社会人员的流动性有所提升，对于事业单位来说其岗位的增多为更多人的就业提供了机遇，但是同时也使得档案管理工作面临着巨大挑战。工作的繁杂使得档案资料也在不断扩充，无论是员工档案资料还是所涉及到的一些基础事物，想要对其进行全面管控难度在逐渐提升，因此对档案信息化建设进行深入研究与分析就显得尤为的重要。
1档案数字化建设重要性分析
1.1档案数字化建设的意义
所谓的档案数字化建设，主要是借助电脑技术以及数字化录像技术等现代化先进技术，并以此为载体，让档案资源能够朝着数字化信息方向转变。从整体的角度上分析，档案数字化建设是将大数据作为依据，科学的对信息进行存储，让档案数据能够以互联网的形式有效的融合在一起，并在信息系统的支撑下，统一管理，保证能够形成一个规范化且合理化的系统档案信息库，以便人们在查阅档案信息时，能够更加快速且精准，真正意义上达到信息资源共享的目的和效果。
1.2档案数字化建设的重要性分析
从宏观的角度上分析，强化档案数字化建设，不仅可以满足用户的实际需求，也可以实现信息资源共享目标。第一，开展档案管理工作主要的目的就是为了能够满足用户的实际需求，提升信息查阅以及收集的便利性。在传统档案服务中，提供信息的方式大多以纸质材料以及图片材料等为主。而近年来，随着互联网技术发展速度的不断加快，人们对于互联网技术的应用也越来越广泛，能够借此技术来获得更多的资源信息。所以，深入推进档案数字化建设进程，可以满足用户的具体要求，提升档案管理效率。并且，人们也可以通过数字化、智能化的形式，获得更多的档案信息，大大促进了档案利用率的提高。第二，能够实现档案信息资源共享目标。对于已经将互联网作为主要资源信息获取渠道的当代人来说，如若没有数字化档案作为支撑，人们则无法在短时间内快速检索以及收集到档案信息，无法满足自身的实际需求。而通过强化档案数字化建设，则可以有效改变这一现状，让实体化的内容朝着内容化方向转变，由原来纸质型的材料转化为电子形式的材料，大大提升了档案信息的整体价值，实现了信息资源共享。
2数字化档案管理在企业应用中的问题分析
2.1对数字化档案建设重视不够
就当前企业数字化档案建设情况而言，大部分企业对数字化档案建设的意识不强，没有认识到档案管理数字化的重要作用。一些企业对于档案管理工作的认知不清晰，仍停留在浅显层面，导致档案利用率不足。而出现这种问题的主要原因，是这些企业大部分都是生产经营性企业，往往将精力更多地投入到经济效益产出方面，不太注重档案工作发展。
2.2档案管理人员素质有待提升
档案管理人员是企业档案管理工作开展的主体，如果档案管理人员自身素质不高，不仅会影响数字化档案建设工作的顺利开展，而且还会导致在数字化管理工作中出现失误，使企业运行工作受到影响，从而导致企业经济利益受到损害，不利于企业的稳定发展。
3事业单位数字化档案管理的优化对策
3.1建立数据中心平台创造良好条件
档案资料的数字化旨在提高相关事业单位工作效率以及安全性，因此必须及时建立起数字化档案管理平台。除了保留一些如查询和保存等常见功能之外，该平台的体系结构还应当使档案管理和使用变得更加容易、高效以及准确，同时充分考虑到相关平台用户的现实需求以及潜在需求，不断更新功能以适应不断变化的时代和工作需求。创建大型数据库能够有效解决现有的信息存储和信息共享问题，这是档案管理数字化信息化的一个重点工作。
3.2强化档案管理人员的数字化意识
档案数字化建设工作的稳定进行，与档案管理人员有着紧密关联。因此，在实际的建设期间，应该强化对管理人员数字化意识的增强，增强对档案数字化管理理念的宣传，保证社会各个行业都能够给予档案数字化建设一定的重视。同时，档案管理人员的自身素养和水平也应该整体提升。在工作期间，侧重招聘档案数字化管理复合人才，培育管理人员的责任意识，能够对档案管理人员展开思想政治教育，提升管理人员的人生观和价值观，保证能够养成良好的爱岗敬业精神，主动融入到工作中工作的效率。同时，加大培训力度，强化对其专业技术技能以及计算机应用技术技巧等水平的提高，提升档案数字化管理建设服务能力。此外，档案管理人员在工作期间，需要主动利用现代化档案管理技术和方式，合理应用档案管理系统，保证可以有效提升档案数字化建设水平。
3.3做好档案数据库的系统建设
企业数字化档案建设需要以良好的硬件设备为基础，并构建强大的数据库系统。所以，企业必须要加强对档案管理工作资金的投入，同时引入先进的设备，构建档案数据库体系。档案数据库构建是档案数字化管理工作开展的核心，需要加强对这方面工作的推进。企业数据库系统构建中可以选择两种方式，第一种方式为对原始文件进行扫描，第二种方式为对档案数据的导入。但是在实际办公工作开展中，大部分企业都已经形成数字化办公体系，而且将档案资料存储到计算机系统中。因此，在数据库系统构建中，可以实现对企业信息数据系统的导入。但是如果档案信息仅是纸质文件资料，则需要档案管理人员通过扫描的方式对档案资料进行存储。在这些数据的扫描和导入中，可以优先处理一些企业发展利用效率比较高的档案资料。
3.4强化档案管理人员培训
作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。
结语
信息技术的不断发展使得社会各个方面发生了较大的变化，在事业单位档案管理中信息技术也发挥了重要作用。事业单位档案管理工作需要科学有效地进行，适应时代发展，充分利用互联网思维，才能够加快创新脚步，提高档案管理的准确性。合理利用信息技术，优化档案管理，才能够进一步提高档案处理效率和利用效率。只有这样，才能实现数据与档案管理的深度融合，才能够催生出档案管理的社会效益以及经济效益，最终扩大事业单位的生存和发展空间。
参考文献
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