邹平市长山镇人民政府 山东省滨州市 256206
摘要：随着我国基层单位的不断发展，档案管理工作逐步实现了数字化。通过将数字化技术应用到管理工作中，不仅了提升了档案管理工作质量也效率，也有效推动了基层单位档案管理工作持续性发展。在实际数字化建设过程中，工作人员应结合本单位实际工作需要，制定出适宜的工作策略。本文分析了基层的单位档案管理工作数字化需求，并提出了相应的实现策略。以供相关工作者参考。
关键词：基层单位；档案管理工作；数字化需求；实现策略
信息化时代背景下，有些基层单位档案管理人员仍然延续着过往传统的档案管理方式，这不仅满足不了基层单位的档案管理工作需求，也会阻碍到基层档案数字信息化建设。随着时代发展，基层单位逐步给予了信息化建设足够的重视，并不断创新与优化管理模式，促进档案信息化建设顺利进行。
1基层单位档案管理工作存在的问题
1.1未建立完善的档案管理制度规范
多数基层单位仍然延续着过往传统的档案管理制度规范。传统的档案管理工作不仅耗时耗力，且诸多实物档案无法满足信息化管理需要。由于缺乏完备的档案管理制度规范，有些基层单位的重要档案管理资料以纸质形式存在，且在日常存储过程中杂乱无序，导致纸质档案缺乏规范性管理。此外，在日常管理中，档案保密、借阅等多个工作环节缺乏完备的制度规范，极易影响到档案资料的完整性。
1.2档案管理效率有待提升
档案信息检索工作，多依托电脑或者信息化设备。通过将搜索关键词输入到电脑搜索栏，工作人员可以第一时间检索到所需的档案内容。然而，在现实中，有些基层单位仍然在应用手动检索方式。这不仅影响到档案检索结果的精准性，也会降低整体的检索效率。有些工程项目较为繁琐，往往会涉及到诸多工作内容，且存储的档案资源繁多。当工作者采用人工检索方式检索资源时，会花费大量的时间，且查询过程中，极易因个人失误而影响到档案资源的有序性，甚至会损坏档案资源的完整性与保密性。
1.3档案管理人员的综合素养欠佳
档案管理工作具有着繁杂性与综合性。由于此项工作内容繁多，在实际工作中往往需要投入大量的时间与精力。此外，档案资源管理工作具有着枯燥性，一旦工作人员缺乏工作热情，将会直接影响到工作积极性与工作热情。从现有的档案人才结构与薪资结构来看，工作人员的年龄较大，且整体的薪资待遇较低等，导致档案管理人才缺乏稳定性，并影响到档案管理工作成效。为了弥补工作人员不足问题，有时基层单位会聘用一些非专业管理人员，由于缺乏完备的知识储备、档案管理技能等，导致档案信息完整性与准确性等受到很大程度的影响。
2基层单位档案管理工作数字化需求与实现策略
2.1建立完善的档案管理体系
规范化的档案管理体系，不仅可以确保档案信息的完整性，也可以帮助档案管理人员科学合理运用档案信息数据，进而提升档案信息的整体应用效率。随着基层单位与科学技术的不断发展，基层单位档案管理工作也发生了较大程度的变化。实现档案数字信息化管理，成为基层档案管理工作的切实需要。依托数字化目录，可以提升档案资源查询效率，并逐步完善档案管理体系。在日常管理工作中，工作人员需要做好各类数据信息的分类管理。通过提升分类的准确性、内容详细性、描述清晰性等，来提升档案管理工作的整体成效。比如，基层单位人员则可以依托关键词，在相关分类中搜寻关键词，便可以精准地查询到所需的档案信息。在档案数字化管理环节，工作人员需要强化保密力度。
对于一些重要的档案文件，需要设置相应访问权限，进而最大程度上提升档案信息的安全性。各个基层单位档案管理部门在日常管理工作中，应依托自身实际工作需要，建立起完备的系统化管理规范，以此全面发挥出档案信息的潜在价值。
2.2更新与优化档案资料管理方式
音像资料管理是档案管理工作的重要工作内容。随着音像资料数量的增加，对档案资料管理工作提出了更高要求。优化档案资料管理模式，可以从以下几个方面入手。
2.2.1科学合理运用大数据技术
数据保存与备份是大数据技术重要的功能。工作人员需要依托大数据技术，高效地实现数据存储备份等各项工作。基层单位可以加强与其他企业间的合作与交流，科学合理分析与探索大数据工具，并努力创造出新的高新技术。加大对音像资料管理技术的研发应用力度。在信息时代背景下，档案管理人员需要精准量化分析档案数据信息。依托录音机或者摄像机等先进技术，将音像资料转化为较为简易的数据资料，进而提升档案信息资料的系统性、完整性。
2.2.2采用统一化档案资料管理模式
对档案资料实施统一化管理，可以强化各个单位或者各个部门间的沟通与交流，进而有效传播档案音像资料。在收集与整理音像资料时，需要确定音像资料范围与类型等，并有效整合分析收集到的音像资料，以此有效扩大音像资料档案的整体存储量与运用效率。
2.2.3科学合理开发信息服务系统
大数据时代背景下，基层单位档案管理工作面临着新的挑战。随着基层单位的不断发展，档案信息量逐步增加，存储方式逐步多样化。只有建立完备的信息化服务系统，方可以提升档案管理成效，并发挥出档案资源的最大价值。信息服务系统具有着先进性、便捷性，通过高效地检索与运用信息资源，进而为基层单位持续性发展创造良好的条件。
2.3加大档案管理人才培养力度
在基层单位档案管理工作中，档案管理人员的综合素养直接影响到档案管理工作成效。数字化管理工作对档案管理人员的知识储备、信息化水平等提出了更高要求。在组织档案管理团队时，单位需要制定出科学的人才选聘制度，并全面考察档案管理人员的综合素养。其次，基层单位需要定期组织专项技能培训，来更新与优化档案管理人员知识体系、提升档案管理理念先进性。此外，档案管理人员需要具备保密意识，在遵循国家相关法律法规基础上，不断提升自身的只有素养。在实际工作中，一旦发现问题，要及时报备给相关部门，并制定出适宜的解决对策，以此保障档案信息的安全性、完整性与精准性等。最后，单位需要加大资金投入力度，加强基础设施建设力度。作为单位领导，需要认识到档案数字化管理工作的重要性，并逐步增加资金投入力度，采购先进的软硬件设备，进而为档案管理工作创造良好的工作环境。
3结束语
总之，随着我国基层单位的不断发展，档案信息量逐步增加，且类型逐步多样化。尤其，数字化时代的到来，使得档案信息管理工作面临了更大的挑战。新时期，继续采用过程传统的档案管理方法，已无法更好地顺应时代发展需要。为此，加强基层单位档案管理工作数字化建设就显得尤为重要。以上内容分析了基层单位档案管理工作中存在的问题，并提出了数字化需求和实现策略。希望可以给相关工作者带来一定的参考，并促进基层档案管理工作高效进行。
参考文献
[1]张贞吉.试论基层单位档案管理工作的数字化需求和实现策略[J].环球市场,2020(29):295.
[2]王俊.基层单位档案管理工作的数字化需求和实现策略[J].办公室业务,2020(4):128+132.