中国石油华北油田公司经济技术研究院(档案中心)
摘要：在大数据时代的背景下，对档案工作提出了全新的要求，需要充分利用现代互联网、大数据等科技手段，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和质量。
关键词：大数据；档案工作；实物；声像档案；数字化
引言
声像类档案是单位在研发、生产、经管和管理等活动中，以感光或磁性等材料料为载体，直接形成具有保存和查考利用价值的照片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等各种形成的文件。伴随着社会的发展和多媒体技术的不断进步，人们越来越多地用多媒体记录自己的生活和工作，而对更多单位来说，更多的是利用先进的多媒体设备，记录大量的重大会议和活动，既是本单位和本企业发展的历史见证，又是对外宣传的重要材料。
一、声像档案管理和利用现状
声像档案是档案的重要组成部分，与文书档案、科技档案和专项档案等有着必然的联系，它们所反映的信息往往相互关联，甚至相辅相成。声像档案资料具有直观、形象、生动等优点，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，这是纸质档案不能解决和替代的。如需对声像档案资料中的活动情况进行直观反映，一般采用多媒体技术手段将活动记录为音像资料，并存档。
声像档案的保存和管理比纸质档案更加复杂。因为声像档案是建立在电子档案基础上的档案技术，而电子档案技术是以计算机为核心的现代信息技术，其保存和保护涉及到计算机软硬件、多媒体技术、网络技术、数据库技术等多个方面，而且计算机技术的不断发展，使得声像档案的管理技术相对于纸质档案管理技术而言，稳定性低，同时也没有纸质档案管理技术的成熟。目前，不少政府部门由于经费不足、设备或技术人员缺乏等原因，声像档案管理工作还存在诸多不足，主要表现在以下几个方面：
第一，管理体制不健全。许多基层机关单位对声像档案的管理还没有建立起完整的制度体系，甚至有相关的声像档案管理系统，也没有很好的监督落实。研究发现，一些单位购置的声像摄录设备闲置或无人保管，造成了设备的浪费，同时也给需要摄录的工作带来了不利影响；同时，由于缺乏监管，对已经摄录的声像资料，摄录员根据自己的喜好随意命名，并将其存放在特定的文件夹中，给声像档案管理带来了严重困难。
第二，档案管理意识不强。有相当一部分人在摄录和归档声像资料的过程中，对声像资料的概念不清楚，导致对声像资料的收集主要是出于领导的意愿或兴趣，而对一些有意义的事件却没有主动去摄录；同时，对一些时效性很强的声像资料没有及时归档，造成资料丢失，给声像资料归档工作带来很大的损失。
第三，档案整理目录不规范。将声像资料转换为声像档案时，由于具有实时性强等特点，档案工作者往往对拍摄的时间、地点、人物和事件的具体情况一无所知，从而给声像资料的归档工作带来了很大的影响，同时也给以后的档案利用带来很大的负面影响。
第四，档案保管条件差。声像档案保存介质的特殊性，档案管理工作要求极其严苛，对环境温度、湿度、光照等方面的要求条件较高，需要专门的防高温、防潮、防磁存储设备，库房需安装恒温恒湿设备，必要时配备通风换气、空气净化设备等。在这种情况下，购置成本的增加，给企业的生产经营造成一定的经济压力；许多基层政府部门对声像档案的保存环境重视程度不够，往往与其它载体档案混杂在一起，造成声像档案损坏现象频繁发生。声像档案数量日益增多，同时像录像带、录音带长期存放，老旧型号设备出现故障无法读取，也难以维修。
随着信息技术和数字化媒体技术的发展应用，录像带、胶卷、照片等正逐步退出人们生活，声像档案作为档案系统中的重要组成部分，也是最难以处理的部分，其数字化程度直接影响到档案馆信息化的的进程，对声像档案进行数字化处理对于声像档案具有极其重要意义。
二、现代声像档案管理系统需求分析
1. 声像采集归档功能需求分析
因为收集的声像资料与传统的纸面资料有很大的不同，而且现代的声像资料都是用数字设备收集和保存的，一般都要放在电脑上，所以以往的声像资料都是直接放在个人电脑上整理和保存。将声像资料纳入档案管理后，必须按照档案管理的有关规定，对声像资料进行统一的归档、管理和利用，其功能要求主要包括声像采集、声像存档、光盘管理和使用管理，其中声像采集管理和声像存档是主要的功能要求。
图像采集主要包括三个功能部分：照片采集、音频采集和视频采集。该系统中的照片采集功能包括：可将数码设备拍摄的照片导入声像档案采集模块，支持批量导入，并可自动提取图像相关信息，主要包括分组信息输入、文件信息输入、文件选择、文件上传、取消上传等功能点。摄影者将相机上的原始照片拷贝到机器上，或者在指定存储位置(一组照片一个文件夹)之后，删除重复场景的、模糊不清的、人物表情不好的照片。还有支持上传的系统照片格式包括：*.jpg,*.bmp,*.gif,*.tiff,*.crw,*.cr2,*.nef,同时单个文件最大不能超过指定限量,大小和格式系统可灵活配置。
声像的归档功能主要包括三个功能需求部分，即照片采集、音频采集和视频采集，这三个需求基本相同。当声像资料归档时，档案管理员希望系统能自动生成档号，在著录时强制用户判断文件的划控级、保存期、分类器等内容，并提供编研标识标记功能，该功能与光盘刻录功能相关联，系统支持按档号对应原则在以后批量上载，并对条目信息进行挂载。
2. 声像档案管理功能需求分析
声像资料归档后，需要将其集中到一个模块中进行统一管理。在该模块中，档案管理员可以实现对档案的修改、查看、打印、下载、取消归档、光盘管理等功能，其中修改功能包括对每个档案的相关信息进行修改，如档案标题、照片说明等相关属性，进入档案后，系统不提供对档案编号、顺序号、件号等构成项的修改，系统跟踪管理已修改的档案，方便用户进行管理。
文件管理人员可以选择声像档案查看细节，支持连续查看。浏览内容包括浏览图表、缩略图、声像档案元数据信息、声像档案项数据信息等等，浏览呈现为详细列表和浏览图两种形式。对需要刻录光盘的重要声像档案，档案管理员希望有一个独立的模块来管理需要刻录成光盘的声像资料。档案馆希望在光盘管理中实现光盘创建、修改光盘信息、删除光盘、浏览光盘内容、增加光盘内容、打印光盘目录报表、进馆移交和导出光盘等功能。
三、大数据时代下的档案数字化建设
大数据时代下的声像档案数字化主要特点是海量、智慧、安全。大数据时代下的声像档案数字化建设核心，就是充分利用“大数据、云计算、集成智能”等现代信息产业前沿先进技术成果，构建以海量声像档案数据库为核心，以高速智能承载网、泛在感知智能安全系统为支撑的声像档案智慧高效采集管理利用平台，实现声像档案海量智慧安全存储、采集、管理、利用，真正使储存于各个电子设备、各个信息系统的声像档案数据资源实现充分挖掘和融合利用，真正使绝大多数沉睡的声像档案转变为可利用的宝贵财富。
1. 构建海量档案数据库
现在，开展档案工作，所涉及的档案数据多是通过办公自动化系统移植而来，这些数据信息多是近段时间产生的，总体上数量较少，其他历史数据还没有完成数字化转换，这给档案管理和开发利用带来了极大的不便，此时可以利用现代科技，对数字档案管理系统进行开发应用，并借助数字档案管理系统的功能，对以前的档案进行数字化转换，然后存入系统中，实行统一管理，这样既能利用现代先进科技，又能使档案信息资源实现数字化处理，使用户能在线查阅和录像，不仅大大提高了档案资料的真实性和完整性，而且大大提高了档案利用效率。
2. 开发智慧采集管理利用平台
一是开发建设智慧采集系统。依托大数据智慧采集技术，集成兼容各种电子设备、各类声像文件，实现声像数据全业态、海量自动采集，智慧规范化整理。二是开发建设智慧管理系统。依托大数据智慧管理技术，集成统一档案分类、编制规则、著录项、个性化设置、打印模板、审核流程模板，实现声像数据海量加工、智慧存储保管，从源头上保证声像档案数字化建设质量。三是开发建设智慧利用系统。依托大数据分析、云计算处理技术，高效无缝对接各类专业利用设备、软件或平台，根据用户个性化需求，智慧提供声像档案数据利用解决方案，最大限度实现声像档案智慧化应用。
3. 加强信息维护，确保档案安全
文件资源安全是档案工作中的一个重要问题。特别是在信息技术高度发达的时代，它在给人们生活带来便利的同时，也给一些违法犯罪分子提供了可乘之机。所以关于档案数字化处理过程中，相关人员一定要高度重视档案信息的安全维护工作，然后采取有效的防范措施，努力提高档案管理人员的信息安全意识。这种方式可以有效地防止泄露机密的情况发生。关于具体的防范措施，首先，档案管理部门要定期对计算机系统进行扫描监控，以确保系统没有任何非法拷贝和病毒等程序。二是致力于相关防御软件的开发，进一步提高计算机网络系统的安全性。而对于档案的数字化建设，相关部门也需要做好相关的备份工作，防止数据丢失，从而保证档案信息的完整性。
结束语
随着现代科技的不断发展，计算机、互联网、大数据等技术已广泛应用于档案工作领域，不仅提高了档案工作的效率和质量，也促进了档案管理的自动化和智能化。在具体实践中要求结合档案工作的实际需要，高度重视档案数字化建设，通过整合管理系统和办公自动化系统，建立大数据资源平台，建立海量档案数据库，采取措施有效运用提高档案工作人员的专业水平，使档案工作更科学、更规范地开展，从而大大提高档案信息服务水平，促进现代档案工作的进一步发展。
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