郓城县张营街道办事处 山东菏泽 274000
摘要：本文主要对当下办公室档案管理的现状展开深入探析，将管理过程中出现的相关问题寻找出来，并展开全面分析，在此基础上提出切实可行的应对之策，尽快解决问题。
关键词：档案管理；办公室；问题；对策
进入新世纪，办公室档案管理工作有了很大的发展。但随着经济社会和档案事业的发展，特别是随着网络信息技术的快速发展，办公室档案管理也面临一些新困难和问题，直接影响办公室档案工作及单位业务工作的发展，需要采取有效的对策，尽快加以解决。
1 当前办公室档案管理工作存在的主要问题
1.1 对办公室档案管理工作重视不够
从有些单位的现状来看，有关领导并未认识到档案管理的重要性，这就使得相关工作难以有序展开，工作中面临的实际问题不能及时得到解决。如果领导对档案管理的实际价值不够了解的话，档案管理的地位和作用就会明显降低，直接影响档案管理工作的正常开展。
1.2 办公室档案管理制度不够健全
分析一些单位现行档案管理制度可知，档案管理岗位职责、工作内容等并未得到明确，这就使得档案管理人员的行为不符合规范要求，具体管理工作较为混乱，而且出现问题后也无法对相关人员的责任进行追究。管理制度中存在漏洞，就不能很好地约束管理人员的行为，直接影响工作。
1.3 工作人员的专业素养有待提升
一些单位并未指定专业人员进行管理，使得档案资料的保管出现很多问题，大量的资料被随意堆放，规范管理无从谈起，档案所具有的价值也就难以发挥出来。档案管理人员掌握的专业知识较少，管理能力较为低下，对工作影响较大。若想保证办公室档案管理富有实效，管理人员必须具有较强的专业素养，否则的话，管理过程中出现问题的概率就会大幅增加，办公室工作效率也难以得到保证。
1.4 各部门档案管理标准不统一
一些单位所属各部门的档案管理方式和标准往往不同，标准、规范未统一，使得档案管理过程中出现的问题较多，包括档案管理模式也有区别，带来的最大问题就是相关的信息难以实现兼容和共享，既影响档案的收集和归档，也影响档案的保管和开发利用。
1.5 传统办公室档案管理方式局限性较大
过去办公室档案管理是手工方式，工作量大。而在科技发展速度持续加快的今天，如果依然采用传统模式的话，投入的资源必然大幅增加，工作效率低下，难以适应业务工作或者生产经营发展的实际需要，影响单位的发展。
1.6 基础设施不全
若想保证办公室档案管理真正富有实效，必须提高档案管理的信息化程度，而要实现这个目标，相关的硬件设施、软件设施应配备到位。然而从我们国家的现状来看，不少单位并不能够保证所需设施配置齐全，而且有些设备已经老旧，发生故障的概率较大，这对档案管理产生的影响是非常大的。
2 提高办公室档案管理工作效率的主要对策
2.1 从思想上高度重视档案管理工作
机关企事业单位领导应该认识到档案管理的实际价值及重要性，针对档案管理工作进行合理规划，确保档案管理工作能够有序开展。应将档案管理工作作为单位整个工作的有机组成部分，纳入单位工作的议事日程，纳入年度和各项工作计划。应明确分管档案工作领导，经常过问和解决面临的实际困难和问题。应设立相应的档案管理机构，配备相应的工作人员，安排必要的工作经费、库房和办公场所，保证档案管理工作的正常开展。应实行档案管理责任制，构建起完善的激励约束体系。
2.2 建立健全档案管理制度
各单位应该建立健全档案管理制度并认真贯彻执行，所有的档案都要集中移交至档案室，及时做好分类归档，整理规范有序。在对档案进行整理之后，存储必须慎重，一般存放于楼房高层，或者存放在封闭区域，同时将警示牌置于醒目处，未经允许的人员不得进入到存放区域，防止档案资料丢失、损坏。如果文件的机密性较高的话，应单独保管，加强管理，依据实际情况对文件进行降密、升密、解密。对重要、机密的档案库房，应实行双人入库制度，严格数据库权限管理，保证档案安全。
2.3 完善档案管理基础设施
为了保证档案管理有序展开，必须将软件、硬件配备齐全。档案室所需的基础设施包括门禁、防盗存储柜、防磁防火柜、监控系统、空调等，另外要保证灭火毯、防毒面罩之类的消防器材满足需要，以便确保档案安全和保护，遇到危险情况能及时消除。使用的监控设备应有较强的保护功能，而且可以依据实际需要对其进行升级。除此以外，还要保证计算机、扫描仪、打印机之类的信息设备配置到位，做好设备维护。在对存储设备进行选择时，必须保证档案信息存储的实际需要得到切实满足。如果档案信息非常重要的话，存储设备必须具有较高的专业性、稳定性，同时将其转换为纸质材料，这样可以使得安全性大幅提高。档案资源保存的硬件设备、存储设备的质量必须达到要求，确保稳定性。如果档案信息只需要短期保存，而且在存储速度方面没有过高的要求，可选用一次性光盘，这样可以使得性价比切实提高。
2.4 积极推进办公室档案管理信息化
对办公室的档案资料进行收集的过程中，整个系统流程均应控制到位，做到无缝衔接。网络时代到来后，单位的业务系统会产生大量的数据，因为立档部门较多，业务档案存在明显差异。为了保证业务部门档案资料的顺利接收，必须将前端控制做到位，档案管理应渗透到业务系统中，使得档案数据能够顺利流转到档案系统中，大幅提高档案管理的规范性和效率。办公室人员在对电子档案进行收集时应能对相关业务部门电子档案进行控制，使得电子档案更为安全，可读性能够得到保证。为了使得档案管理的效果大幅提高，办公室人员应熟练应用存储技术，确保档案管理信息化的实际需要。应加强办公室档案管理软件系统建设。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。同时在办公室档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理网络平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，实现档案使用效率的有效提高。
2.5 提高办公室档案管理人员的素质
办公室档案管理需要多人合作才能完成，而且相关的管理人员必须拥有丰富的专业知识，熟练运用信息技术。书写、录入应符合规范要求，防止对信息进行处理时产生伪造的情况，避免信息数据错乱。若想保证档案管理人员能够胜任本职工作，应使其对档案及其管理工作有正确的认知，认清档案管理的实际价值，进而主动提高自身的工作能力。应加强对档案管理人员的教育培训，也可以组织专项的技能竞赛，组织人员参加专业论坛，或是组织内部人员的经验交流等，通过相关的培训学习活动，使员工积累起更为丰富的理论知识和实际工作经验，提高工作能力和水平。
参考文献
[1]孙艳萍.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].智库时代，2018(47):107—108.
[2]曹丽华.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].传媒论坛，2018,1(13):143—144.
[3]程然.浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率[J].西部皮革，2016,38(02):167.
[4]王瑕.分析提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2014(01):78.
[5] 文圭贤.文书档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）.
[6] 王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报（理论），2014（02）：81.