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摘要：随着企业固定资产投资项目验收工作的持续开展，企业固定资产投资项目档案管理已成为企业档案室的主要工作内容之一。因此，做好项目档案管理工作，对企业的发展尤为重要。本文对企业固定资产投资项目档案工作进行分析与研究，以供参考。
关键词：企业固定资产；投资项目；档案工作
引言
《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》中定义固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指在国防科技工业固定资产投资项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。
1项目档案管理工作中存在的问题
1.1企业对项目档案管理意识淡薄、观念落后
由于企业客观环境因素的影响，企业在执行固定资产投资项目的建设中通常侧重于建设项目本身，而忽略项目档案收集及管理工作。在某些情况下，项目档案的建立缺少相关制度约束，管理责任落实不到位，项目管理人员流动性较大，从而导致部分项目管理人员缺乏责任意识和管理意识。项目档案收集质量受到不完整和不定期收集项目记录等因素影响较大。
1.2档案管理人员专业知识储备不足、业务能力有待提高
大多数企业档案管理人员没有档案相关专业学位，缺乏档案管理专业知识。由于日常行政管理工作相对复杂，如日常档案资料整理、登记、建档等，很难花费时间和精力进行档案管理研究，也很难了解项目管理人员对固定资产投资项目档案的管理要求，缺少系统的培训和学习，严重影响项目档案管理的质量。例如，在项目资料管理方面，档案管理人员往往无法确定所收到数据的准确性、有效性和系统性。这是因为档案管理员缺乏必要的设备、技术等专业知识。他们只能被动的接收项目资料，他们没有能力对收到的文件的准确性和有效性作出适当的判断，从而使档案文件无法反映项目的实际情况，而且档案管理人员无法保证对项目资料的分类是系统的和符合要求的。
2项目档案建立信息化系统
2.1档案系统具备数据接管能力
结合企业实际，建立项目档案信息化管理平台，嵌入档案化管理需求，利用项目管理平台的“数字转型”生成格式、结构多样化的数据记录，这些数据作为项目管理的原始记录，具备确定准确的档案属性。但这些数据记录解除文件格式的“封装”，以结构和语义离散及动态的数据形式存在，因此必须针对性提高档案系统的数据接管能力和维系离散数据语义表达的能力，摒弃“标本式”归档传统和“双套制”的老路，接管项目离散数据的同时保存粘合这些数据的方式，用视图工具、半结构化保存、数据交换标准等新工具实现项目档案信息化从滞后到同步甚至向引领跨越。
2.2档案系统具备数据“四性”保障能力
档案系统接管了项目管理全过程的文件和数据，这些文件数据的真实、完整、可用和安全直接关系到项目档案管理的成败，档案系统因此必须在对应功能上进行兜底，否则收集整理的项目资料数据根本发挥不出任何价值，最终只能求助项目管理平台本身或批量打印输出纸质文件。因此，在档案管理平台的信息化升级过程中，应积极利用区块链、大数据、云计算等技术建立可信档案数据单轨制存储利用机制，解决档案数据的“四性”保障问题。
3改善固定资产投资项目档案管理现状的措施
3.1落实项目档案“三纳入、四参加”制度
固定资产投资项目管理虽然对项目档案的宏观管理有明显的促进与改善作用，但各项目建设单位还是普遍存在原始文件资料不完整、声像资料难以归档的现象。
究其原因，其根本是档案管理人员没有参与项目管理工作，对项目的前期情况缺乏基本的了解；而在项目实施建设中，在立项启动、勘察施工等关键阶段，专业技术人员缺乏档案意识，没有档案积累的习惯，致使隐蔽工程、大型设备安装、调试、设备试运行等环节责任部门或责任人不明确，往往造成重要记录的缺失。以贯彻落实“三纳入、四参加”为抓手应对上述问题。“三纳入”就是档案部门要将档案工作纳入项目工作计划，纳入项目工作执行计划日程，纳入项目经济责任制和项目岗位责任制。“四参加”则是档案部门要全程参与项目立项会、项目各阶段评审会、设备开箱验收会、项目竣工验收会。建立健全基于项目分管职能为考核基础的项目档案管理机制。“项目管理谁负责，档案工作谁落实”贯彻始终。只有档案人员全程参与项目管理的各个环节，作为项目建设的参与者，同时成为项目建设的记录者，才能保证项目档案资料应管尽管。
3.2编制项目档案归档范围和管理办法
企业可以在同一建设周期内实施多个固定资产投资项目，要求项目档案管理人员按照项目建档、编制完整和详细的项目档案。调整项目存档范围的汇编，以避免不同项目使用相同的存档范围。由于无法对传统管理模式下保存的档案进行分类，因此可建立分类制度，分类制度可根据项目本身的建设特点而有所不同。例如，涉及高新技术的投资项目产生的存档资料，如产品开发、软件开发、系统升级、数据信息扩展、传统分类等，以收集所有项目管理工作过程中生成的原始文件、实体凭单和数据信息，并将相关的项目档案使用统计数据纳入项目档案的范围，从而使档案资源应归尽归。
3.3建立档案专家团队，提供专业化的项目档案编制服务
传统档案主要用于文档和产品档案，产品主要是企业目录、时事通讯、组织发展、文档汇编等。项目记录管理系统不同于其他类别，开发项目记录的方法有其自身的特点，同时研究人员缺乏高质量的研究结果而无法获得，同时，项目文件的编制还需要建筑、安装和设备方面的技术专业知识，而不是由项目文件负责人单独进行，以便对项目文件信息进行深入的探索和开发。为了改进项目档案工作，需要采取措施，提高档案人员的总体质量，加强培训和学习，使档案员充分熟悉项目档案管理系统和方法，向项目档案员提供基本的档案和研究技能，并协助建立档案，建立创新机制，通过一种综合办法，即在所有业务部门，如档案、基础设施和企业项目管理部门的参与下，将项目记录的结果纳入企业。
3.4强化培训，提高业务素质
加强关于档案、项目管理和项目档案作用的法律和条例的培训，提高了档案管理员和非全时项目管理人员对项目档案管理重要性的认识，加强了这方面的责任感，并提高了对项目档案管理的认识。将项目文件的管理列入议程，以便进行定期审查、分析和检查。同时，根据项目档案管理的需要，将及时提供关于项目档案基础和业务技能的培训，以提高业务技能，如项目档案培训部收集、整理和准备记录，以及项目管理人员的业务技能。
结束语
虽然目前我国项目档案编研工作存在成果少、内容简单、形式单一、推广不足等问题，但是切实推进项目档案管理办法编制工作，加强项目档案资源的开发利用，是为项目档案建设提供必要的基础工作，为企业的建设和发展提供决策依据，助力企业文化建设。
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