山东潍坊临朐县妇幼保健院
摘要：档案是社会发展的历史产物。社会悠久的历史依靠档案来传承，档案所特有的属性和记载的历史文化发挥着所独有的历史价值，它将人类文明延续至今，一头连接着过去，一头连接着现在和未来。透过档案，我们可以很好的了解过去，把握历史发展轨迹，继承优良经验和做法，指导现在工作，是一种宝贵的信息资源财产。
关键词：档案；规范化；管理
档案工作是一项专业性工作，它因工作和生活而生成，与我们的工作和生活密切相关，护佑着历史，指引者未来，服务着现实。档案的价值和作用，是通过它无可替代的的属性作用将凭证参考作用发挥出来，通过档案我们可以维护单位的合法权益，还原历史本来面貌，是一项崇高的社会事业。随着社会的发展，人们对档案重要性的认识越来越高，它在解决个人待遇，提供有效证据，还原事实真相等方面的作用无可替代。如科技档案可以为技术攻关提供数据信息参考，文书档案可以还原公务活动过程，会计档案记录财务资金流向，照片档案真实再现事物场景等无不体现的都是事实和客观真相。从另一个方面认识档案，可以简单地理解为，就是档案日常业务工作，包括科学的管理档案，积极地提供档案利用，为社会和单位发展服务。
一、档案的凭证属性
档案是客观事实的真实记录，他不同于一般的资料和文献，因为他的客观真实而具有法律凭证作用。这种属性作用是因为它的形成是按照一定的工作标准和要求形成，过程全部在严格的监管之中，内容和结构真实可靠，所以其具有自然地法律凭证价值。从档案的载体形式来讲，纸张文件、书信手稿、印信印鉴、录音录像、照片实物等，这些都是真实确凿的真材实据。
二、档案的参考作用
档案是事实的原始记录，除了具备凭证属性外，还具有更加宽泛的参考作用。因为档案除了记录真实的事情经过和事件的来龙去脉外，也从一个层面反映着事态的广度，可以从中借鉴分析多方面的经验，是人们认识事实真相的第一手资料，当其不足以作为凭证时，它的参考作用就会更加凸显。它的参考作用体现在所具有的可靠性和广泛性等特点。
（一）档案参考作用体现在其广泛性方面。档案是社会活动中形成的，只要是实践活动就会形成档案，所以档案涉及方方面面，外延广阔而宽泛。内容同样丰富多彩，涉及个人、单位、社会，既有政治和公务内容，也有文化教育、体育卫生、司法人事等内容。国家按照序列设立不同层级的档案部门，地区的档案馆，单位的档案室，保存着内容丰富形式多样的档案，是人们利用查阅档案的场所和保障，可以广泛为社会和个人提供档案信息。
（二）档案的参考作用体现在其可靠性方面。档案是历史与现实的产物，是珍贵的一手材料。
曾有人形象的比喻档案是“没有经过水分滋润过的干货”，这足以证实档案比其他资料更为真实可靠。档案是社会实践活动中直接形成的，并不是后天补充或改写而成的，这就决定了它的真实可靠性。同时，它的行程轨迹也体现着它的真实可靠性，比如文件处理过程中领导的签名和签批意见，工作安排部署，当事人的亲笔手写材料等，也可能它是以不同形式予以体现，如音像、电子、实物等这些都是可靠的平整记录。
三、提升档案的规范化管理意识
档案管理质量的高低，直接影响着档案价值的发挥。要通过建立可行的制度，对档案管理流程进行规范，要从源头上保证档案材料的质量，通过规范档案形成，注重档案收集归档，按标准进行档案整理，采用先进手段提供利用服务，配备必要的设施设备强化档案管理。档案人员要加强档案业务技能的提升，增强标准和规范意识，逐步将档案管理规范起来，将档案管理水平提升到新的高度。
四、强化人才和规范化管理建设
做好档案工作，依靠的是技术和人才。档案管理人员的专业素养高低平时会体现在具体工作的各个方面，直接决定了档案管理水平的高低。为使档案人员更好地胜任工作要求，要加强档案人员的教育培养，发挥自身工作主动性，增强工作责任感，学会运用先进的档案管理设施设备开展档案管理工作，适应新时代发展要求，将档案管理水平提升到新的发展高度，不负时代交给我们的档案管理重任。
（一）实施档案信息化管理。信息化技术应用于档案管理这是社会发展为档案工作带来的机遇，为提升档案管理水平和工作效率创造了条件，搭建了平台。档案管理要注意选择可靠先进的档案管理系统和软件，实行以计算机管理和检索为主，手工管理为辅，纸质与电子并存的档案管理新格局，并逐渐以档案信息化取代纸质管理方式，切实提升管理成效。
（二）实施档案规范化管理。按照档案管理的原则，单位的档案应该统一由档案机构管理，制定统一的标准要求，从档案的收集对象、整理方法，归属移交等方面统一制度要求，避免杂乱无章，管理混乱。还要为各门类档案选配合适的档案装具，根据门类不同、整理方法的不同，使用合适的、专业的档案装具，做到各项目内容填写规范，排列整齐。要根据承载档案实体的不同选配档案密集架或者档案橱柜，不得选用玻璃或者木质柜架。整个管理和保存利用过程始终做到规范有序，为档案工作的高质量管理打牢基础。
（三）实施档案安全化管理。档案的安全管理要始终不能松懈，要采取切实有效的措施，加强档案安全管理。档案库房要配备全封闭防盗门窗，设置防护栏，有条件的可以安装智能安全管理系统，利用电子巡查、视频监控等设施。档案利用过程中要做到验收利用制度，确保信息安全，防止档案实体的破碎和丢失。要严格档案的温湿度调控，让档案始终处在安全的适应保存的环境中保管。
总之，只有正确认识和对待档案工作，才能增强做好档案工作的积极性和主动性，充分运用新技术提升档案管理质量，规范做好档案的收集归档整理保管等环节，将档案的利用效益发挥到最大限度。