曲阜市尼山水库管理中心 山东曲阜 273100
摘要：在档案管理工作中引进现代信息技术，一方面符合水库发展需要，提升工作效率，另一方面还可以确保档案信息的延续性、安全性以及保密性等，从而充分利用档案信息，在一定程度上分担了档案管理人员工作压力，针对水库未来与工程管理均十分重要。对此，本文将简要分析水库管理单位中数字化档案的具体应用。
关键词：水库管理；数字化档案；应用分析
引言
水库管理单位，档案工作是重中之重，对于工程有关资料、关键技术信息等均有涉及。档案可以说是技术人员的集体智慧结晶，在水库管理中不可或缺。基于不断提高的信息技术水平，当前社会许多领域均实现了数字化档案管理，由此针对水库管理单位实现档案数字化是大势所趋。有关数字化档案，将档案管理和信息技术相结合，整合与之相应的信息资源，不仅为管理人员提供方便，而且也为水库管理单位带来机遇和挑战。
一、档案数字化优势分析
（一）有利于办公效率的提高
档案数字化管理可以分类归纳资料并加以储存，这样在下次查询时会更快捷便利。关于水库管理，施工资料、工程数据以及各类日常管理数据等，均应该将档案信息进行存储备份，提高数字化档案能大大节省查询时间，由此便能大幅度提升工作效率。
（二）有利于经济效益的提高
在以往的档案管理工作中，需要大量工作人员开展，若要将档案管理做好会在一定程度上增加人员数量及其工资薪酬，大大提高了管理成本。可若采取数字化档案，能由纸质记录变成机读档案，一方面节约纸质费用，另一方面还能节省保管费和空间[1]。
（三）有利于强化保护档案原件
纸质版档案存在较多缺陷，比如容易遗失、不易保存和查询等，若是把纸质版档案有效转化成数字化档案，保存为电子，以上的几点缺陷便能加以解决。针对年限相对久远的档案，由于经过长期氧化使得纸张变得十分脆弱，若不能再加以妥善保存，极易造成永远丢失。与此同时，数字化档案还能避免由于笔迹潦草等而引发的信息不准确问题。
二、简析传统档案管理模式的问题
第一，管理过程较为复杂且工作效率低。针对档案管理工作不仅耗时而且繁琐，无论是哪份工作均希望具有较高的工作效率。在传统档案管理阶段，由于相对庞大的档案数量、过于繁琐的记录内容过、人工作精力有限等，导致其在档案整合、档案收集、档案归纳和储存等环节的效率，均要比数字化档案管理效率落后。从客观层面来看，这一现象是无法防止的，深入研究当时的科技水平与时代背景，人工档案管理模式是最符合当时需求的。可伴随我国经济的高速发展，逐渐增加的水利工程，而且在工程质量方面也实现了质的飞跃，随之而来的是档案管理时间，和管理复杂性之间的矛盾不断升级，从而导致当前档案管理局面相对混乱。
第二，有关管理人员未能对档案工作形成全面认识。人的意识会直接影响到人的行为，在主观层面上怎样看待一个事物，便会以自我潜意识发生相应的实际行为。在人工档案管理模式下，有关管理人员未能清楚意识到在该行业中档案占据的重要地位，还有少数人认为档案仅是单一的文字资料、过去施工或者是工作证明等。以上几点认识均存在一定的片面性，也正是因为这样的错误认知，在实际工作中档案管理工作人员会经常出现问题，从而导致档案难以妥善保管，最后遭到损坏。
第三，增加了误差产生的可能性。所有事物均有两面性，无论是谁都无法保证不会出现错误，虽然在工作中十分认真也有发生微小失误的可能。针对档案管理工作，其业务上具备繁琐性、重复性、细致性等特征，因此在工作过程中出现误差的机率也很高[2]。
三、简析水库管理单位中充分应用数字化档案的相关路径
第一，增加数字化档案管理投入，进一步拓宽资金来源。针对现阶段存在的各种问题，最为核心的问题是资金，只有保证资金充分才可以确保接下来工作顺利、正常地开展。针对数字化档案所需资金，可以通过获取路径和数量这两方面着手：首先国家以及相关政府部门，应为水库档案数字化建设提供有力的资金支持，从而确保建设前期可以顺利开展；其次水库管理单位应进一步扩宽资金获得渠道，其针对档案数字化建设并不容易，需要一定的运营时间，可若是能成功定会为国家、人民带来便利。因此，作为水库管理部门应积极拓宽自己获取资金的途径，构建成一个完备的资金链，进而可为引进数字化设施、培养专业人才等予以强有力地支持，与此同时还可以为系统维护、数据更新等提供力量。
第二，有关工关人员需树立起正确的管理观念。因为思维会直接影响到个人，针对现阶段档案管理工作，未能对这项工作的必要性、重要性形成一个正确认识，对此，水库管理部门需要定期组织员工参与技能培养、专业知识学习。这样可以让在职员工基于国家水利事业、行业发展、生态文明建设等层面，体会将档案管理工作做好的深远意义和重要作用，抛弃以往的片面认识，解决在意识方面存在的障碍。
第三，实现档案管理系统和软件相统一。系统与软件是数字化档案的核心所在。也正是因为这一点，让软件和系统问题显得至关重要[3]。不仅要保证管理软件的流畅性与安全性，而且软件应具备完整的操作模块，另外还应保证其在行业中的广度与深度。若想有效处理上述问题，应该关注以下几个环节：（1）纸质资料充分收集并将其数字化，我国的水利事业已经历较长的发展时间，积累了很多信息和资料，所以在整理时需确保没有遗漏，而且还应关注信息资料录入的精准性；（2）日常管理和使用过程中要明确分工，从而让资料信息更简洁。
第四，科学建立人才选拔与培养制度。有关档案管理，人才是实现档案数字化的重要主体。需要高质量技术人员开展操控与检查，因此理论知识与专业技能掌握扎实的人才将，是促进档案管理行业发展的核心动力。为保证有人才源源不断地进入这一行业，有关部门需要强化人才的培养和选拔，形成切实可行的人才培养制度以及人才选拔体系，而且要确保可以真正落实到工作中。
第五，加大电子档案管理力度。作为水库管理单位，需要建立专门用于管理档案的档案室，内部工作人员必须认真对待档案管理工作，而且应定期收集档案与进行档案分类，以此确保数字化档案的完整性和实时性。
第六，提高工作责任心。在实际工作中每位档案管理人员均需要严格要求自己，严格遵循单位制定的有关制度，认真详细检查数字化档案的延续性、安全性、保密性与完整性，对工作需要有认真负责的态度，确保上传信息均是有效真实的并非虚假的。水库管理单位应加强对档案管理人员学习能力、技术技能低培养，建立数字化档案属于一个实际操作过程，若是相关管理人员无法充分掌握电子档案具体操作流程，则极易造成录入信息失真。对此，需要积极改善技术，进一步提高系统储存能力，确保电子档案能延续下去。
结束语
在我国水库事业发展进程中，已经历多次技术突破，为我国水利事业贡献巨大力量，进一步推动我国水利事业的持续发展。可以因为时代在发展、技术在进步，各行各业为更好地顺应时代潮流实施改革，实现档案数字化、信息化管理是必然趋势，也唯有实现档案数字化，才能更好地共享各类资源，从而发挥最大的档案价值。
参考文献：
[1]梁艳丽.数字化档案在水库管理单位中的应用[J].档案管理,2020,(01):117-118.
[2]王贺.数字化档案在水库管理单位中的应用研究[J].国际公关,2019,(10):183.
[3]邓永霞.水库档案数字化管理策略研究[J].城建档案,2019,(05):30-31.
[4]杨鑫.数字化档案在水库管理单位中的应用[J].办公室业务,2018,(23):66.