信息管理在工程招标代理工作中的应用--中国期刊网

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信息管理在工程招标代理工作中的应用

发表时间：2021/6/1 来源：《基层建设》2021年第2期作者：张梦莹

[导读] 摘要：招标是建设项目的重要组成部分。

        新疆佳和欣工程项目管理有限公司新疆乌鲁木齐 830000
        摘要：招标是建设项目的重要组成部分。为了保证招标活动的顺利进行，有必要及时收集有关招标的信息，对所有信息进行统一管理，并为公司提供参考数据。制定决策并确保决策的合理性和标准化。而通过招标代理，可以对招标信息进行科学管理。招标代理应该积极对各种信息进行了解，包括有关招标公司资历的信息，有关招标管理机构的信息以及有关招标公司的信息。只有通过收集各种信息，才能对招标公司的实际情况进行深入的了解。而在现代化技术飞速发展的今天，招标代理工作已经逐渐向信息化转变，如何将信息管理工作运用到招标代理工作中也成为了相关人员不断探索的课题。鉴于此，本文以招标采购档案为例，对招标工程招标代理工作中信息管理的应用措施进行了探索。
        关键词：工程招标代理；招标采购档案管理；信息管理；应用措施
        1 招标采购档案内容
        按照储存介质不同，采购档案分为纸质档案和电子档案两类。以公开招标为例，无论是政府采购还是企业采购，一般需要招标代理机构留存的档案有以下两类。
        1.1 纸质档案
        前期准备文件（项目批复文件/代理委托协议/采购方案等）、发标阶段（招标公告/招标文件/澄清文件/标书购买记录/踏勘答疑记录等）、开标阶段（投标文件接收记录/投标人签到表/报价表/唱价记录/投标文件等）、评标定标阶段（评委签到表/评标报告及附件/中标候选人公示/中标通知书/异议或投诉处理记录等）。
        1.2 电子档案
        采用非电子招标方式的采购，电子档案原则上与纸质档案内容保持一致。
        采用电子招标投标平台进行招标全流程操作的，平台一般具备归档模块，实现招标投标过程文件自动归档，并按照逻辑关系生成电子档案；除此之外根据《电子招标投标办法》（发展改革委令第20号），还应具备记录电子招标投标中涉及的操作时间和人员，以及评标全过程录像自投标有效期结束之日起存档90日以上的功能。
        2 工程招标档案信息化管理的意义
        2.1 是社会与档案事业发展的需要
        档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理，通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。
        2.2 是档案价值开发利用的需要
        传统的档案管理办法环节烦琐，使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设，能够进一步挖掘档案的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。例如，通过对历史档案数据资料整理分析，形成数据资产，货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息，工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后，可以向内外部提供一些增值服务，如可以向招标人后续类似项目招标提供信息支持，可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。
        2.3 是组织提高决策效率、促进创新的需要
        进行档案信息化建设，实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用，就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源，而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此，档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要，是创新当前档案工作的重要方面，也是公司档案工作发展的必然趋势。
        3 信息管理在工程招标代理采购档案管理工作中的应用措施
        3.1 二维码方案
        通过二维码，赋予每一份纸质档案（档案盒、档案袋等）一个唯一的“身份”标识，借助标识、阅读器及后台的管理软件等实现档案的入库登记、借阅、归还、盘点、销毁等各类档案管理功能。主要管理功能如下。
        （1）二维码生成
        二维码中保存档案内容的摘要信息。

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根据招标代理业务的特点，二维码中一般需包含档号、索取号（即存址号）、项目编号、项目名称、项目年份、招标人名称、保存期限等，也可以根据需要增加其他如招标类型、项目类型等关键信息。
        （2）二维码采集
        使用扫描枪采集二维码信息，传输到管理后台，形成档案信息数据库，作为出入库、盘点等其他管理过程的基础数据。
        （3）出入库
        管理员通过扫描二维码可以读取档案摘要信息、位置信息，做到准确定位档案，进而可高效完成出入库操作，同时管理平台可记录档案的在位状态。
        （4）清点
        进行档案盘点时，通过扫描枪快速读取二维码并与管理平台中信息比对，从而实现档案数量、在位状态等信息统计汇总。
        3.2 RFID方案
        RFID采用的也是标签技术，档案管理功能实现原理与二维码方案类似。不同点体现在：
        （1）RFID属于电子标签，信息存储在RFID芯片中RFID数据采集为非接触式，在一定距离范围内，阅读器可自动采集RFID信息，每秒可读取几百个标签。对于档案盘点而言优势很大。
        （2）标签可重复使用。标签信息量大，可重复使用，且标签抗腐蚀性强、不易被污损，使用寿命长。
        （3）安全性高。一方面是标签本身可设置密码保护，防止信息被篡改；另一方面，配合门形通道天线，档案如被非法取走、经过通道时可自动报警。
        （4）适用场景广，灵活度高。RFID射频识别设备可集成在点检车、智能密集柜、智能档案柜等载体上，适用场景广，灵活度高。
        3.3 电子档案系统管理方案
        电子招标投标已是大势所趋，省、市、县各级公共资源交易中心已经广泛采用电子招标投标平台实现招标投标的全流程操作，众多大型国有企业通过自有的采购交易系统完成企业采购，市场上也有大量由招标代理机构、交易平台厂商等第三方机构运营的交易平台。《档案法》第三十五条规定二各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。由此看来，随着电子招标投标的大力推行，建设配套的电子档案管理信息系统也逐渐成为各采购主体的刚需。
        （1）管理对象
        采用非电子招标方式的，系统管理对象为各类过程文件的电子档，需要通过扫描仪等设备对实体档案进行数字化加工后导入系统；采用电子招标方式的，系统管理对象为线上各阶段流程生成、留存的过程文档。若招标投标系统为自有系统，可直接通过系统间数据接口进行数据接入；若招标投标系统为非自有系统，则需要与对端系统建立接口接收数据，或者由招标代理人员下载数据后进行导入。
        （2）软件功能
        电子档案系统中档案整理、移交、接收、保管、利用、编研等相关功能基于开放档案信息系统参考模型设计功能框架。
        （3）硬件设备配置
        基础配置方面一般至少应配置数据库服务器、应用服务器、WEB服务器等计算设备，磁盘阵列等存储设备，交换机等网络设备。也可以选择租用各云计算服务商的云主机、云存储等资源。
        为确保数据不丢失，系统一般具有数据备份机制，将数据备份至磁带库或者光盘介质。系统安全方面，鉴于招标采购档案数据的敏感性，应遵循国家有关信息安全法律法规原则，建议参照《信息安全等级保护管理办法》第三级的防护要求对局域网和核心数据库进行防护。
        结语：
        综上所述，招标代理应结合档案规模、自身或采购人存档要求、公司业务发展需求、信息化建设预算等因素，综合考虑，选择适合自身的信息化档案管理方式。
        参考文献：
        [1]伍桂岐.招标档案电子化发展的构想[J].中国招标，2016，（028）.
        [2]蔡宣赠.工程招标代理的信息管理与具体运用[J].建材与装饰，2016，（30）：204-204，205.