广东鼎华科技股份有限公司 广东省佛山市 528300
摘要：科技信息技术的发展推动了社会工作的改变与转型，现在，数字化和信息化的档案资料管理已经基本取代了传统的档案资料管理模式，处理数字档案资料的相关技术和知识成为了档案管理人员的必备技能。在档案管理之中，对于数字档案文件的命名方式和检索技巧是最常使用的管理手段，对此，熟练掌握数字档案资料文件命名和检索技巧是新时代对档案管理人员提出的新要求。基于此，论者从自身的角度出发，明确档案资料文件命名的便捷性，在此基础之上结合自己的实际工作经验对数字档案资料文件命名和检索技巧进行研究，这样的研究具有一定的理论意义，同时希望能够帮助更多档案管理人员不断提升业务水平，发挥出研究的现实意义。
关键词：数字化；档案资料命名；文件检索
如今，档案的数字化管理是目前档案管理发展的必然趋势，数字化的方式能够利用信息资料库，将档案所涉及信息的数据、文本、语音、影像、图像和软件等内容进行综合处理，并提供搜索服务。档案管理的数字化可以利用计算机进行处理和组织的信息集合，也可以称之为储存数字化信息的资料库，主要是利用数字技术对信息资源进行管理与组合，可以储存大量的信息，当事人只需要在指定的地方进行查询与检索便能获得自己所需要的信息。由此可见，档案的数字化管理具有方便和快捷的特性，所以也被广泛地应用到各种档案资料管理当中，成为档案管理的最主要形式之一。
一、档案资料文件命名及检索的优势
基于我国的人口众多，从而涉及到的档案资料种类相对也比较复杂，因此给资料的管理工作带来了一定的难度，而数字档案将数据进行平台化处理，这样的存档方式让档案管理工作更加容易进行。而对于档案资料文件的命名工作则给资料管理带来了档案文件检索的快捷性和便捷性的优势。
1.文件命名的便捷性
对于资料文件进行命名主要指的是，通过提取资料中的关键信息，将资料的文件名称以关键性信息的形式进行命名。这样的文件命名能够让繁杂的文件资料以关键性信息呈现出来，能够让人通过文件名称获取资料的基本内容，对于档案管理而言具有十分重要的作用。
2.文件检索的快捷性
另外一点，档案资料文件的命名方式也关系着以后档案文件检索和获取的速度，而准确明了的命名方式不单提供了档案文件检索的便捷性，还提供了所需资料的准确性，达到只要简单搜索一两次便能找到自己需要的文件，以及文件类型。
文献检索和资料的文件命名是一对统一体，文件检索能够在需要对于某一个材料进行查找的时候，通过检索的形式迅速定位到文件上，十分方便快捷，提高了数字档案管理的有效性。需要注意的是，文献检索的快捷性建立在文件命名的基础之上，只要准确对文件进行命名，才能够在检索的过程中通过关键性信息进行迅速的定位，从而快速准确查找到需要的文件资料，因此档案资料文件的命名方式起到至关重要的作用。
二、数字档案文件资料的命名方式
数字档案资料文件制作完毕后，需要对保存的稿本命名，以便今后打开使用，资料文件命名通常由“命名词”+“.扩展名”所组成，其中扩展名代表文件的类型，通过扩展名就可以分辨出该资料文件属于什么文件类型。而唯一性，能够直观的并简洁的命名文件，成为了资料文件命名的要求。即不允许重名，直观的命名能有效概括文件内容，简洁的文字表达是指，资料文件名不宜过长，导致难以辨认。
另外，数字档案文件资料的命名方式有很多，我们从其中举出日常常用的几种方式。首先，对于单个的文件本身来说，我们可以通过提取文件关键性信息的方式来对其进行命名。例如，“XXX同志身份证复印件”、“XXX同志行驶证复印件”、“XXX同学2014年春季学期学科成绩单汇总”等，这样的形式来对于文件进行命名，这样的命名方式的优势在于标题清晰明了，针对性强，在管理的过程中只需要看到标题就能够大体知道文件的具体内容。
除了这样的命名形式之外，有的时候需要管理的资料众多，这个时候可以通过加入数字编号的形式对文件资料进行命名，例如，在进行一个小队，甚至一个工作厂房生产流水线的在业工人资料管理的时候，可以对其进行编号，将工号作为文件命名的首要内容。例如“21151511001 XXX”这样的形式，这样的文件命名方式的优势在于，数字编号能够在档案资料汇合的时候以数字为基础进行排序，能够在检查的时候一眼看出谁的资料缺失，谁的资料重复，让数字档案管理更有序。还有另外一种方法就是采用“数字档案的档案号+序号+.扩展名”命名。如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是数字档案的档案号，“02”是数字档案的卷内文件序号。该方法的优点是：由于档案号唯一，因此能避免重名；由于档案号中一般有分类号，因此便于识别内容；由于采用纸质载体的档案，又便于与纸质档案相互参照。这种方法一般适用于通过扫描等方式制作的归档电子文件。
从文件命名的技巧上来说，对于单个文件资料的命名的方式一般有两种形式，第一种是在进行文件存储的时候，就对其进行准确明了的命名。而第二种是如果需要对已有的文件名称进行修改，可以采用鼠标右键单击档案文件，并选择重命名的方式来进行文件名称的完善和修改。
除此之外，我们还有单个文件资料的命名，我们也可以对文件夹来进行命名，但文件夹的命名范围就要广泛化。例如“XXX”的这个文件夹中就可以包含着这个人的各种档案信息资料和图片或音像影像资料。以此类推，这样层层具体的文件命名方式让数字档案管理工作变得更加规范和更加有序。文件夹的命名方法与单个文件命名相类似，也是可以通过单击鼠标右键新建文件夹的形式建立一个新的文件夹，之后再对文件夹进行泛化的命名。
三、档案文件资料的检索技巧
当今，在数字档案文件资料规范化命名的基础之上，文件的检索工作便会方便很多。就一般而言，我们常用的检索方式有关键词检索、类型检索两种主要的形式。而这两种检索形式各有特色，并适用于不同的检索需要，以达到更快捷的检索速度。
首先，关键词检索我们很容易理解，为了能够迅速的找到某一个文件，我们可以直接在查找计算机一栏中输入文件的关键词，例如，查找“张伟”的身份证信息，就可以输入“张伟”这个关键词，在查找到的文件资料中找到身份证的文件即可。这样的关键词的查找适合对某一个文件或者某几个文件进行检索，具有迅速定位的作用。但是有的时候，档案管理工作中不仅需要查找某一文件，还需要对类型化的文件进行查找和统计，这个时候，我们就可以采用类型化检索的形式。例如，在档案管理的过程中，需要将全部的“doc”文件进行归档，我们就可以检索后缀“doc”，这个时候本机中的所有的“doc”类型文档全部出现，之后再对其进行全选处理就好。这样类型化的检索还可以对图片、音频、图像等不同的资料形式进行检索和汇总。由此我们可以看出，类型化检索能够迅速定位某一文件类型，适合多个文件的统一处理。因此，在文件检索的过程中，我们要根据实际的需要选择适合的文件检索形式，让文件资料的处理更加有效率。
结语：综合以上所述，我们可以发现，档案资料管理工作是我国政府行政单位管理工作中的一项重要组成部分，科学、良好的档案资料管理对妥善保存档案资料，增强企事业单位内部管理，促进各部门发挥管理职能等均具有重要作用。档案资料的管理工作在未来必然会走向数字化的时代，文件命名和检索技巧在数字化的进程中发挥着重要的作用，也是提高档案资料管理工作效率的重要手段。更值得注意的是，文件命名和检索技巧密不可分，不可割裂存在，档案管理人员在之后的工作中，要根据实际的工作情况，不断学习，并提高和熟练文件命名和检索的技巧，并且需要不断地提高自身的业务水平和相关的工作技巧。
参考文献：
[1]张义.档案资料管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务，2016，（21）：122.
[2]李娜.学校档案资料管理工作之我见[J].办公室业务，2014，（17）：98.
[3]陈咏梅.高校学报档案资料管理的价值探析[J].黄石理工学院学报（人文社会科学版），2010，（01）：54-56.
[4]张晓丹.从档案制成材料看档案的分类与命名[J].办公室业务，2015，（11）：53.
[5]新密市档案局.如何规范电子文件的命名[J].办公室业务，2014，（10）：15.