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摘要：所谓企业档案数字化建设，主要是指企业在开展档案管理过程中，运用计算机技术、扫描技术以及数据库技术，将传统的纸质档案信息逐步转化为数字信息，进而实现对档案的高效管理，提高档案的管理质量。企业档案数字化将从以下几个方面进行探讨。
关键词：企业；数字化档案；优势；问题
1数字化档案管理在企业中的优势作用
1.1提升档案管理水平
企业通过档案数字化建设，有利于对档案信息的快速查看和使用，实现档案信息资源共享。现代企业发展过程中，在具有更多发展机遇的同时也面临着巨大的竞争压力。为了保证信息获取的及时性和准确性，需要改进传统纸质档案管理方式，应结合现代发展趋势，通过网络技术以及计算机技术等科学技术的应用，实现档案数字化管理，进一步提升档案管理的水平。
1.2提升企业经济效益
随着时代的进步以及企业的发展，传统粗放的档案管理模式已经不再适应企业的发展要求，因此需要转变传统粗放的管理方式，通过数字化技术的应用，将纸质档案管理逐渐向数字化管理模式转变。由此，不仅有利于降低档案管理和人力成本，而且还能够实现对档案存储空间的节约，从整体上有利于促进企业经济效益的提升。
1.3提升企业业务办理效率
企业数字化档案建设工作的发展，还有利于提升企业经营管理效率。企业档案管理中涉及的管理内容多而复杂，工作量大，在传统的档案管理模式下，工作效率较低，档案资源使用效率也不高。通过数字化档案管理工作的开展，可以利用计算机直接对相关档案进行检索和查找，大大提升企业经营管理效率。
2数字化档案管理在企业应用中的问题分析
2.1对数字化档案建设重视不够
就当前企业数字化档案建设情况而言，大部分企业对数字化档案建设的意识不强，没有认识到档案管理数字化的重要作用。一些企业对于档案管理工作的认知不清晰，仍停留在浅显层面，导致档案利用率不足。而出现这种问题的主要原因，是这些企业大部分都是生产经营性企业，往往将精力更多地投入到经济效益产出方面，不太注重档案工作发展。
2.2档案管理人员素质有待提升
档案管理人员是企业档案管理工作开展的主体，如果档案管理人员自身素质不高，不仅会影响数字化档案建设工作的顺利开展，而且还会导致在数字化管理工作中出现失误，使企业运行工作受到影响，从而导致企业经济利益受到损害，不利于企业的稳定发展。
2.3档案管理制度建设不完善
部分企业机构设置中没有安排专门的档案管理人员，大多数企业一般也只设置1-2个档案管理人员，让其负责所有部门的档案管理工作，使得档案管理工作的职责设置和权责划分不明确，不利于档案管理工作的顺利开展。而出现这种问题的主要原因是档案管理制度构建不完善，档案管理工作人员职责制定和管理内容设置不明确，使得档案管理数字化建设受到影响。
2.4硬件设施建设不完善
部分企业在数字化档案建设中缺乏完善的硬件设施和设备，而且基础设施硬件建设过程缓慢。有的企业即使采用计算机进行档案管理，程序也没有进行及时更新，导致服务器运行慢，存储量不足，影响档案管理效率。造成这种情况的主要原因为企业档案管理经费不足，难以保证设施设备购置的要求。
3事业单位进行数字化档案管理优化的具体措施
3.1引进各种现代化数字档案管理设备
数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决企业信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进国家机关和企事业单位全部档案工作的正常顺利开展。
3.2运用数字化档案管理的方法
目前，由于事业单位档案管理还仍然存在很多的疑难问题，需要相关人员进行研究解决。为了能够更好的有效提升整个事业单位的运转管理速度，事业单位必须要充分的运用高效的数字化管理的这一有效方法，解决事业单位工作效率低下的困难现状。首先，需要对传统数字化的信息档案管理存储系统进行整体性能水平的提升，使它可以有效增加管理系统内部档案的储存量，可以有效解决传统信息档案存储系统容量小的根本问题。其次，强化事业单位档案管理的安全可靠性。对档案管理的可靠性需要进行不断强化，这就需要对其进行严格的要求。而磁盘阵列产品的软件结构和系统硬件的功能组成都需要依据严格的技术标准，这个管理做法可以为采用数字化进行档案管理的操作系统未来管理功能的不断更新，以及可以奠定一个良好的技术基础。
3.3提升事业单位档案管理工作人员素质
提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的发展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断的提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：
首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期的组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够更好的不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。
结束语
当下我国在经济发展的过程中，需要不断去提高企业档案管理的整体质量，并且充分发挥出数字化档案管理信息相比于传统档案管理的优势，提高企业在调出档案或者是录入档案时的速度，让企业的工作质量得到提升。
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