丁艳艳 韩文杰 王林超
山东省鲁北技师学院，山东 滨州 256600
摘要：新时期需要技工院校改进或创新人事档案管理工作，需要转变人事档案管理理念，确定人事档案管理权能，整合人事档案归档材料内容，提高人事档案管理人员素质与业务能力，强化人事档案管理基础设施建设。
关键词：新时期；技工院校；人事档案管理工作；改进与创新
在新时期，技工院校的人事档案管理，需要认清新时代发展趋势，并针对人事档案管理存在问题，明确人事档案管理方向，明确人事档案管理权能，合理设置人事档案归档材料内容，提高人事档案管理工作者素质与专业管理能力，并改进和创新技工院校人事档案管理工作。
一、新时期技工院校人事档案管理发展新趋势
（一）人事管理制度改革弱化了人事档案管理作用
伴随事业单位改革的不断深入，取消了部分单位编制，仅仅保留了事业单位的性质，现有人员主要通过自然减员形式，再逐步转为合同制。当前，技工院校增加人员的途径，一般通过公开招聘，并实行聘用制，当聘用合同期满以后，人员可以依据自己实际情况，选择自己的去留，人事档案等各种资料的传递，既能做到及时，又能体现手续简便，以此促进知识型人才的有效流动，同时决定了人事档案管理作用的弱化[1]。
（二）需要人事档案管理人员不断更新档案管理知识
科学技术在不断发展，由此促进技工院校人事档案管理需要实现创新。原有人事档案管理方式，已经不再适应新时期科技的发展，如果不进行人事档案管理工作创新，将阻碍人事档案管理工作难以跟进新形势发展。这样，就需要人事档案管理人员，强化对新理论知识的不断学习，并要掌握人事档案管理工作的技能与方法，提高人事档案管理综合素养，尤其要坚持良好职业道德，并坚定正确的政治立场。
（三）需要提高技工院校人事档案科学管理水平
实现技工院校人事档案信息化管理，是体现现代信息技术获得发展的有效途径。技工院校人事档案管理需要体现手工整理和信息化技术整理的有机结合，并将相应的纸质档案信息，以现代档案管理信息系统，利用计算机扫描仪等，转变为一种电子档案信息，进而构建人事档案管理数据库，以档案管理信息系统，实现对档案资料的统计与查询，实现人事档案管理的信息化。人事档案管理的信息化，有效规避了对档案材料的破坏性。如果做好信息化人事档案管理的加密工作，则会实现了技工院校人事档案科学管理水平的提升。
二、技工院校人事档案管理存在问题
（一）重视程度相对较低
因受社会各种因素影响，有些技工院校不够重视学校人事档案各类工作，认为只要能将基本的人事档案质量保存好，做到不丢失或不泄密，可满足日常工作需要的查阅，就算是不错的人事档案管理了。还认为学校的人事档案管理工作，相对简单，做好与做坏，都不会对学校发展有较大影响，因而形成学校人事档案管理人员，缺乏干劲，缺少奉献意识，没有较强创新性，进而造成学校人事档案管理工作的被动性。
（二）技工院校师资队伍人员身份相对复杂
回顾我国职业教育的发展过程，技工学校已经经过了多次的合并与整合，才形成了目前颇具规模的技工院校，因而造成了师资队伍人员身份的复杂性，既有事业编人员，又有人事代理人员，还有劳动合同聘用人员等，这就给技工院校人事档案管理带来一定难度[2]。
（三）技工院校人才流动速度不断加快
相对而言，技工院校人员的学历、素质学位层次相对较高，有些人员的专业技术性还相对较强，这就形成部分人才向外的流动。技工院校能否留住更多高素质人才，是摆在人事管理工作面前的一个重要问题。想要获得技工院校的不断发展，需要改革和创新用人机制，并规范人事档案管理，以利遏制优秀人才流出趋势。
（四）人事档案记载内容出现了新变化
每种身份不同人员的档案资料，各有不同。事业编制人员档案资料相对规范或齐全；人事代理人员涉及到聘用合同与各种待遇资料，又不同于事业编制人员；劳动合同聘用人员又不同于人事代理人员，尤其要记录清楚他们在各阶段的合同聘用期限。因此，增加了记载内容的新变化。
如果不做细致认真的记载或记录，往往容易出现差错。
（五）人事档案管理人员素质较低
有些人事档案管理人员文化程度或专业素质相对较低，对日常人事档案资料信息的收集、鉴定与整理等环节，难以贯彻相关制度规定，有时会出现信息不准问题。同时，在人事档案资料归档过程中，不是出现归类混乱问题，就是出现归档错乱问题，整理归档人事档案常会出现一定工作失误，影响了学校人事档案归类工作质量。
（六）人事档案归类信息化程度不高
应该说，网络技术与信息化技术发展，催生技工院校人事档案管理工作必要实现现代化。信息化技术引入学校人事档案管理工作以后，出现了纸质档案资料的减少化，一些员工的养老保险手册清单或养老保险关系转移函等，已经在以网络信息系统进行传递。但又因有些技工院校为构建程度较高的人事档案信息管理系统，影响了人事档案管理工作效率[3]。
（七）人事档案管理防护措施相对落后
因有些技工院校未构建人事档案管理专门档案室，导致不能设置相对有效的档案资料防护措施，因而形成有些档案资料出现被虫蛀或霉变现象，这会影响人事档案资料记载内容的完整性，如果侵蚀的是一些关键性或重要信息内容，还将带来相应损失。有些用光盘或磁盘记录的档案资料，如果保存不好，也会出现掉磁问题，出现报废资料。
三、新时期技工院校人事档案管理工作改进与创新
（一）转变人事档案管理理念
技工院校人事档案管理需要根据新时期发展形势，积极进行管理工作创新，可以将人事档案管理，转变为人力资源管理，运用现代人力资源管理理念，向服务型人事档案管理方向发展，依靠人力资源管理，提高人事档案管理工作水平。
（二）明确人事档案管理权能
技工院校人事档案管理，不要再挂靠任何一个部门，应当分列单独管理部门，将校内所有设计人事方面的档案资料，进行集中管理，并规制严格的管理制度，以便执行和落实国家相关法规，体现人事档案规范化管理，为学校发展和方便校内外人员变动或流动，提高服务型的人事档案管理观念[4]。
（三）整合人事档案归档材料内容
人事档案归档内容已经出现新变化，学校要体现人事档案管理的创新性，既可以能将人事档案归档材料所涉及的内容，尝试进行一定的扩大，将人事档案信息与人员业务档信息进行合并，并分成政、历类档案材料和业务类档案材料，用以真实反映每位员工德才信息。
（四）提高人事档案管理人员素质与业务能力
人事档案管理既是一项系统工程，又是一项复杂工程，涉及到的领域或部门较多。这就需要学校配备政治上可靠、责任心强和作风正派的人员，从事学校人事部档案管理工作，并以系统培训方式，努力提高他们的从业技能与素质，做好新时期学校人事档案管理工作。
（五）强化人事档案管理基础设施建设
学校人事档案管理需要严格贯彻好防蛀、防火、防潮、防光、防盗和防高温等“六防”要求，并将档案保存室、查阅室和办公室进行分开，并安装好报警器、防盗门或空调等设施，提高学校人事档案管理的安全性[5]。
结束语：
在新时期，技工院校人事档案管理既面临挑战，有面临机遇，需要技工院校不断解放思想，坚持与时俱进，建立创新意识，打造学校人事档案管理工作的服务性能，提高学校人事档案管理的利用价值。
参考文献：
[1]刘少芳.技工院校人事档案管理工作改进与创新探究[J].办公室业务,2018(8):48-50.
[2]张成丽.中职学校人事档案管理工作的实践与探索[J].报刊荟萃,2018(7):62-64.
[3]黄玲.中职学校人事档案管理中存在的问题及对策[J].发明与创新(职业教育),2019(8):56-58.
[4]张伟.新时期中职院校档案管理工作的现状及对策[J].科学与财富,2019(6):74-76.
[5]杨泽睿.高职高专干部人事档案管理存在的问题及制度完善与模式探索[J]. 兰台内外,2020(6):75-77.