徐群
烟台大学土木工程学院、264005
摘要:文章对当代高校教务员在考试工作中的重要职责和工作内容展开了分析,简要阐述了当代高校教务员的工作责任,并对教务员应如何发挥自身作用、在考试工作中做好本职工作进行了研究。从组织考试报名、考前前期基础保密工作、考前组织活动、试中监督和试后纪律管理几个方面进行了介绍和分析,以供相关教育工作者参考之用。
关键词:高校;教务员;考试工作;职责分析
引言:在高校院长和分管教学副院长领导下的教务办公室,直接承担着组织基础教育工作的责任,需要在日常管理、教学考试等方面介入学校教育工作,发挥自身组织和领导作用,促进教师教学以及学生日常学习、考试。就考试层面来说,无论是在学校自行组织的期中、期末考务活动中,还是在国家组织的大型考务活动如英语四六级考试、普通话考试等考务活动中,都需要教务工作者积极参与并正确发挥作用,以促进考务活动的顺利进行,同时保证考试结果的公平性。因此,为更好地参与学校日常教育管理工作,高校教务工作者有必要在明确自身在考务活动中承担的重要职责的基础上,合理分配自身精力、科学参加考务活动。
一、高校教务员应扮演好组织考试报名的角色
高校教务员在考试工作中最主要的职责,就是组织学生进行考试报名,这也是想要让该项教育活动顺利进行的初期准备。
针对国家组织的大型考务活动,高校教务员应根据国家教育相关部门下发的政策文件、报考须知,对其中的报名要求和考试时间进行分析,及时将文件通过校园网站以及班级群发送给学生。并将重要信息进行总结,包括报名资格要求、开考具体日期、报名截止日期、准考证打印日期、报名网站要求和费用、报名方法和需要的材料等,以特殊标记的文字样式提醒学生重点关注,避免他们因浏览遗漏无法及时报名、参加考试[1]。同时在必要时,提前组织学生到现场查看考场,帮助他们熟悉考场环境。在需要现场确认报名信息的情况下,组织学生按班级或专业依次进行现场确认,保证每个班级和专业的学生都能及时确实、报名成功。同时,将系统反馈的学生报名信息再次通过校园网站或班级群发送给学生,提醒他们核对信息,在必要时帮助他们更改错误信息,落实初步的考前报名工作,确保他们可以顺利参加考试。
至于校内自行组织的期中或期末等基础考务工作,内容和流程就相对较为简单了。高校教务员应将考试时间提前告知学生,让他们提前为参考做出准备,提醒他们合理安排外出时间。此外,将考务活动需要的学生信息、证明材料等进行说明,如携带身份证、学生证等,以便在考试时进行身份对比,规避代考等恶劣问题。
二、高校教务员应做好考试前期基础保密工作
此部分提及的“基础保密工作”,主要是指对试卷内容的保密管理。高校教务员应明确自身在整个考务活动中的管理和监督职责,严于律己,以“保障整个考务活动的公开透明和公平公正”为自我约束条件,主动对试卷进行保密管理。在此过程中,应加强对“接收试卷”、“保管试卷”、“分发试卷”等每一个细微环节的关注,为“保密”提供最大保障。
第一,在试卷接收和分发工作任务的同时,签订保密协议和责任书,在责任书中明确自身责任义务,了解若违反基本工作原则应受到的处罚。在保密协议中做出保密承诺。对于国家统一组织的大型考务活动,承诺严格按照《国家教育考试安全保密工作规定》的要求执行工作,承诺主动承担泄密的法律责任。对于学校组织的小型考务活动,承诺严格按照学校规章制度开展工作,并承诺若出现主动泄密行为会主动接受学校教学管理部门和党务工作部门的处理。
第二,在接收或分发试卷的过程中,严格落实各项手续[2]。对于国家大型考务活动,至少由两名教务员一同接收并传递、保管试卷。在接收试卷时仔细检查档案袋是否完全密封、有无拆开痕迹,并在检查后拍照留证、签字交接,保证责任分明、可按级追溯。对于学校组织的校内小型考务活动,应在接收教研组长或专业教师自主设计的试题后,检查其密封性并签字确认,将其交由印刷单位进行印刷。同时,与印刷单位签订保密文件,保证印刷过程的严格保密,确保责任分明,杜绝在任何一个环节泄露试题内容,坚定维护考务活动公平。
第三,对于分发试卷,应严格控制时间。高校教务员应避免过早分发试卷,在考试开始前一天对试卷进行分类处理,为第二天的工作做准备,避免现场分类出现疏漏。在考试当天,提前半小时或一小时交给主考教师,并要求主考教师在领取试卷的信息表格上签字确认,由主考教师将试卷分发给监考教师。
三、高校教务员应担负起管理考前活动的责任
(一)确认参考教师
确认参考教师是考前准备最重要的内容,只有在教师的管理和监督下组织考试,才能让工作顺利有效。因此高校教务员应在收到考试通知时,就主动与学校教师进行协调,询问他们可参考时间。与校内考务部门负责人和专业教师一同确认主考、副主考以及各项考试的监考教师。一般来说,对于国家型考务活动,可以选择由校长或学院院长承担主考任务,利用其领导经验和威信让考务活动更加合理、公平,确保整个过程的秩序性。而在面对校内基础考务活动时,可以适当降低主考责任和权利,由专业骨干教师或教研组长负责。值得一提的是,在安排监考教师时,应尽可能避免“本专业教师监考本专业考试”或“本学科教师监考本学科考试”的现象出现,将教师打乱安排监考,规避因“师生情”带来的不公平考试问题。这样,学生在应对考试时,也不存在侥幸心理,更能够体现考试的公平、公正性。
(二)合理安排考场
其次,就是在安排考场方面的职责。高校教务员应在明确可参加考试教师人员名单和时间后,根据考试时间和参考学生人数合理安排考场、以及各个考场的监考教师人数[3]。
一般来说,在国家型考务活动中,应遵循国家原则,在每个考场中安排人数为30人的考生,并按照“隔双位编排选择”规划具体座位。而在校内或院级单独组织的一般性考务活动中,可以适当根据现实情况调整考场座位数量和座位规划方法,如按照学号排座等。同时,统计好每个考场的监考教师名单,做到心中有数,在考试时将名单与考场内教师进行对比,确保监考教师与名单内人员为同一人。甚至在必要时,还可以在考场外张贴学生名单和照片,同时将名单提供给监考教师1-2份,在为监考教师对比参考学生提供便利的同时,帮助学生更迅速地确认考场,避免学生走错考场的问题出现。
(三)组织考务会议
需要注意的是,在考务活动正式开始之前组织考务会议也是高校教务员的职责。通过考务会议,高校教务员应向参加考务活动的教师强调监考要求和与考务活动有关的其他规定,帮助他们明确自身在这项工作中的基本责任和工作内容。最重要的是,在考务会议中,高校教务员应向参考教师们传递纪律要求,严格要求他们在参考过程中遵守监督和管理纪律,不向学生透露试题答案、不协助或默许学生作弊,要求他们在发现学生出现作弊或抄袭行为时及时制止,通过会议帮助监考教师进一步明确自身需要承担的工作责任和教育责任,使其充分意识到“应样监考”这一问题。同时,向他们讲解有关试卷拆封和分发的注意事项。如在拆封试卷之前让2-3名学生检查试卷是否密封并签字确认,在分发试卷时应注意合理安排时间、保证每一名学生都能在开考指令发布后开始答题,在分发试卷时监督并提醒先收到试卷的学生不要提前答题,在考试结束指令出现时严格要求学生停笔交卷等。此外,针对在考试过程中容易出现的不确定事件,也要提前与参加考试的教师进行说明,提前制定应对突发事件的管理方案。在最大限度上保障考务活动的顺利进行,促进学生在公平、公开、诚信、透明的环境中迎接学校和国家的检测。
(四)发布考试指令
事实上,在高校教务员在考试工作中应承担的全部职责中,发布考试指令是最为简单的。教务员应在考务活动中,先通过广播做出考前提醒,组织参考教师和学生进入考场准备。在教师与学生准备过程中,通过广播播报考务活动注意事项和纪律要求。在教师和学生准备基本完毕后,统一发布开考指令[4]。此时,主考与各个考场的监考教师跟随指令向学生分发试卷,考试正式开始。同时,主考和各个考场中的教师加强对参考学生的巡回监督,避免他们出现伺机作弊或抄袭行为。当发现学生出现严重违纪行为时,及时逐级上报、严肃处理,杜绝考试违纪现象,培养学生诚信考试习惯和良好个人品格。值得注意的是,在考务活动即将结束的前十几分钟内,高校教务员还可以适当利用广播播报提醒信息,提醒考场内学生和教师考试即将结束,让学生合理安排剩余时间、检查试卷和答题卡的关键信息是否存在遗漏,如是否正确、完整地填写了姓名和考号等身份信息,需要填涂答题卡的题目是否已经在答题卡中落实等,最大限度地帮助学生规避由马虎大意带来的考试失利。在考务活动结束时,及时发布停考指令,指导监考教师收卷,让学生有序离开考场。
(五)汇总考试材料
最后,高校教务员还需要在考务活动中承担其汇总考试材料的职责。教务员应在考务活动结束后,将参考教师交回的学生试卷进行整理、分类保存,并及时组织评卷工作。对于国家教育部门组织的大型考务活动来说,应在考试结束后,将监考教师交回的学生试卷进行严谨的分类整理,按照相关部门的要求将试卷、答题卡按顺序归类在档案袋中,在严格审查材料数量后将档案袋进行密封处理,并指派专门人员在规定时间内以邮寄方式将试卷交回教育考务活动组织单位[5]。而在学校组织的小型考务活动中,流程就较为简单了。高校教务员在校内考务活动中,可以直接将试卷按照专业、科目进行分类处理,利用装订工具和密封条将不同考场的试卷进行装订、保密学生信息。紧接着,将处理完成的试卷分发给专业教师,要求他们在规定时间内对试卷进行评分、并将评分结果汇总上传到学校网站,以供学生及时查询考试成绩。但需要注意的是,汇总和分类试卷的过程工作量是十分庞大的,并不是一个单一的流程,而是需要配合的一个环节。也就是说,在这一环节中,高校教务员应适当与各个专业的教研负责人、主考教师合作开展相关工作,一方面分担巨大的任务量、让工作可以顺利进行,另一方面相互监督、避免教师偷偷修改学生试卷的问题出现、加强对考试公开与透明的控制。
四、高校教务员应做好考试进行过程监督工作
事实上,高校教务员在考务活动进行过程中的监督工作,与“监考”是同样性质的。一般监考教师的监考行为是面向参考学生的,而教务员的监考行为,是面向监考教师的。高校教务员在考务活动中,可以与主考教师一同在各个考场之间巡回监督,查看不同监考教师在考场中监督学生考试的表现和情况,提醒教师加强对学生的监督管理[6]。甚至在必要时,对于明显在监考过程中出现消极工作情绪的监考教师,还可以直接进行严肃处理,上报学校上级考务活动管理部门,选择其他责任心更强的教师替代该教师监督该考场的学生考试活动。同时,当考察出现突发事件时,及时协助监考教师进行处理。
五、高校教务员应承担起试后纪律组织的任务
高校教务员在考试工作中需要担负的最后一项职责,就是维护试后秩序。在学生交卷、离开考场时,面对人流的短暂集中,为保证学生的生命安全,教务员可以通过广播播报与安全离场、疏散有关的消息,提醒学生按顺序离场、并在离场过程中保持安静。比如,分管不同年级的教务人员负责不同楼层的疏散任务,遇到紧急突发事件,及时上报,避免发生踩踏事故。
结束语:综上所述,高校考试工作需要关注考试质量、过程以及公平性,保证考试过程的公开透明和结果的公平公正。高校教务员应在教务办公室的指挥下合理介入考务活动的各个环节,加强对考前活动的组织和所需内容的准备,加强对试中过程的监督和管理,同时在考务活动结束后做好收尾工作,有始有终地带领并协助其他教师完成考试工作,助力学生在考试中的不断提升和自我成长,同时也借助优质考务活动树立良好的学校形象。
参考文献:
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[5]刘冰.从教务员角度浅谈高校监考问题[J].科技资讯,2018,16(25):191-192.
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