罗亚剑
湖南省常德市安乡县不动产登记中心 415600
摘 要：信访部门所建立的信访档案，主要就是来自处理人民群众的来信所形成的文件资料，这是党和政府以及人民群众实际交流之中渠道所积累的一些宝贵财富，属于国家之中十分重要的档案资源之一。进一步加强对于信访档案的管理工作，可以在很一定程度上加强社会稳定性，推进社会更为和谐的发展，帮助政府整体的管理水准科学提升，促进政府和人民之间更为顺畅地交流。
关键词：加强；完善；信访；档案管理
信访档案属于信访管理部门管理人民群众来信以及来访相应工作之中所形成的并且通过立卷、归档以及保存起来的文件资料以及历史资料，属于国家档案管理资源之中比较重要的构成部分。进一步加强对于信访档案管理的相关工作，对于有效维护社会稳定、积极促进社会和谐发展、科学保证上访人员自身的合法权益以及发挥出信访档案管理的作用等具有十分重要的意义。基于此，本文主要针对加强和完善信访档案管理工作展开以下相关的分析和研究。
一、加强信访档案管理的基础建设
（一）科学认识信访档案管理工作
信访档案是一种合法的凭证，也更为详细的记述了事件出现的整个过程和事情的真实结果，真实性以及客观性可以得到保证，并且做到将事件的真实经过反映出来。在进行来访户以及重访户的业务办理之时，信访档案可以当作十分有效的考察凭证，做到科学并且及时处理发生的问题[1]。在针对信访档案展开查阅的时候可以进行全面的掌握一些基础资料，科学处理实际发生的问题。信访部门需要通过制度作为基础，加强对于档案归档以及收集的工作，需要制定出信访案件档案的科学归档计划，有效落实归档的基本范围、主要期限以及基本要求。其中需要把握的基本原则为：在信访事由之中所形成的一些事件、案件处理结束以后，都需要属于档案归档的相关文件资料。在信访的事由、案件处理结束以后，针对全部文件以及文档都需要展开科学化管理，并且及时做到入库存档。
（二）明确信访档案的归类分档
信访档案的归档文件资料科学分析：来访以及来电的一些资料、事件登记、信访人所举报申诉的基本材料、上级部门以及领导所交办的比较重要的事项函件。信访案件的处理之时所留下的一些视频、电子数据等一些资料以及其他具备存储以及具有一定利用价值的资源。信访档案相关的存储工作还需要展开科学化分类，并且档案的保管期限能够划分成短期以及长期或者是更久。针对人民群众的来访的信件以及材料之中，需要做到及时上报中央、国务院以及部位的文件资料一定要做到永久存储；和政府部门以及国家相关的、具有一定研究价值的资料、对于社会影响比较重大的联名上访文件需要做到长期储存；针对个别案件以及短期之内对于机构有参考价值的文件资料，需要做到短期保存[2]。
二、加强信访档案管理规章制度的建设
信访档案的相应管理工作需要做到真实有效、权责明确。在办理信访案件的时候形成以及需要留下的材料，需要根据当地对于信访案件负责的基本原则，主要由相关的部门进行负责整体以及办理，依照归属地展开归档以及存档。信访案件主要可以分成领导批示类型、重要来访类型、在职级别类型以及姓名展开升序的排列。针对一些重要来访能够通过年限、区域以及姓名等展开排列；针对群众来访的资料也需要依照来访的具体实践、案件的性质以及粘度展开升序排列[3]。
但是针对已经结案的案件，需要工作人员展开管理，比如通过一案一卷的基本形式，使得材料可以独立成册，并且编制成流水号，将其输入到信访内部的档案管理系统之中，最后可以形成信访材料的汇总。信访案件之中的材料主要包含已经处理过的文字、会议记录、群众的来信、部门领导所签批的档案存档以及照片音频等等。针对信访材料的进行装订应该使用装订线，不可以通过订书钉等一些容易被腐蚀或者是发生氧化的工具进行装订。而且，这些档案材料需要遵循档案保护的基本原则，全部的档案都需要填写封面，并且依照文件的具体排序进行装订以及编制目录。一些单位还需要针对全部的纸质版材料进行扫描录入并归档。信访案件整体的编号编制需要与机关内部的编号基本规则相一致，而且需要编写对照的目录以及页码等，针对有照片的资料需要把照片粘贴在芯页之上，便于后续的检查工作。信访资料整体目录以及封面的信息需要包括来访群众的信访内容梗概等。信访案件之内的音频、视频以及文字等载体类型，需要展开分类管理，并且需要填充对应编号[4]。
三、加强信访档案管理的硬件建设
信访档案管理之中的硬件建设属于新时期背景之下信访档案管理的一种挑战，其中财政经费比较紧张，而且资源也十分匮乏。因此，信访管理部门需要做到主动出击，更为积极的和上级部门所提出的档案管理之中硬件的基本需求，配置具有科学性的保管基础设备，有效保证档案材料的保存之处具有防火、防水以及防潮等特点，避免因为一些意外而毁坏档案。并且注意使得档案材料被放置在避光的环境之中，假如信访档案材料长时间之内受到强烈光照之下，就会发生褪色以及发黄的现象，所以，需要将信访档案资料避开强烈光照[5]。
工作人员需要针对信访档案管理展开定期检查和回顾，保证信访档案材料被有效管理，保证档案整齐和安全。针对被已经借阅的档案，需要明确查阅以及借阅的相关管理机制，要有查阅以及借阅的相关记录进行管理。在进行档案查阅的时候，需要保证档案资料整体的整体以及完整，避免在借阅之后被随意涂改以及偷换等事件的出现。针对外借的一些信访档案资料，需要详细审核借阅者的资质，在其归还之时需要针对被借阅的档案材料展开仔细核查。
而且，随着大数据以及人工智能技术的问世和发展，在信访档案管理之中，更加需要利用科学信息技术，有效加强档案管理的电子化以及信息化建设。在信访档案数据进行统计和汇总的工作之中，需要利用相关技术，提升档案管理的便利性。创建出信访信件数据库以及舆情分析站等等，更加科学的为政府决策提供科学依据。针对那些到期的信访档案，需要通过信访档案管理部门所给出的销毁报告，并且转交专业化机构展开销毁工作，最后再做好对应的管理记录。针对信访资料档案进行管理最主要的目的就是可以使其被充分利用，信访档案在具体工作之中被查阅的机会比较多，所以，需要工作人员做到完整保护档案卷宗[6]。
结束语：
综上所述，信访档案管理一直都是客观存在的，工作人员需要针对信访档案管理工作尤为重视，有效提高信访档案的收集、归档以及管理等相应的工作水准，针对信访档案材料展进行长效利用，才可以更为充分的发挥出信访档案自身的重要作用。因此，各级管理部门需要针对信访档案管理的工作认知，有效提高信访档案管理的整体水平，使得信访档案管理更加科学地为人民服务、为整个社会服务。
参考文献：
[1]田喜德.加强和完善信访档案管理工作探析[J].产业科技创新,2019,1(27):95-96.
[2]马春红.加强和完善信访档案管理工作探析[J].兰台内外,2019(21):78+72.
[3]刘曙光.探讨涉法涉诉信访档案的特点与管理[J].办公室业务,2017(14):83.
[4]兰昊.做好新时期信访档案工作刍议[J].兰台内外,2012(04):31.
[5]于翠华.浅谈法院信访档案的管理和信息化建设[J].兰台世界,2011(S3):109-110.
[6].建立和完善信访档案 为新时期的信访工作服务[J].档案与建设,1987(03):35-37.