杨斐泳
福建省漳州科技馆363000
摘要：在高举习近平新时代中国特色社会主义伟大旗帜的新形势下，我国政府的文书档案管理工作在一定程度上取得了一些成就，这使我国政府的政务管理工作更加的便捷顺畅，但经过调查仍然存在一些这样或那样的不足之处制约了政府文书档案工作进一步优化。因此整体优化政府文书档案管理工作成为当前政府体系改革的重中之重。本文就新形势下政府文书档案管理的优化这一问题进行探究，并提出相关建议。
关键词：政府文书；档案管理；优化；策略
引言：我国政府多年以来肩负起为人民负责的职责，在长年累月的工作中积攒了大量的文书档案，这些文书真实记录并反映了政府的正常工作以及政务工作，为了今后工作更加顺畅，能够更加便捷地查阅相关资料，这就要求相关部分以及工作人员对其进行完整、安全的保存。但是由于档案管理部分存在基础设施不完备、管理人员业务能力参差不齐等原因使政府部分的文书档案管理工作并没有达到标准，甚至时常会有文书丢失的现象发生，这不仅不利于政府进行管理工作，而且也会对政府的形象造成影响。在新形势下国家对政府文书档案的管理工作提出了更高的要求，所以不断优化其管理水平已势在必行。
一、新形势下政府文书档案管理存在的问题
随着网络化、信息化的发展，沉积在各级档案部门和各单位的大量文书档案，在管理和利用方面暴露出不适应时代要求的各种问题，综合起来主要有四个方面。
（一）文书档案管理重视不足
当前很多城市的政府文书管理部门没有将文书的管理工作重视起来，这成为了制约管理水平进一步提升的关键性问题，他们对于这项工作没有全面并且充分的认识，没有对其进行科学并且有效的了解，这就使他们根本不能完全体会到这项工作其中蕴含的科学性、逻辑性、系统性以及实践意义。另外政府部分的领导人员也没有在文书管理工作中起到带头作用，他们认为这项工作并不能为政府带来实际的经济效益，因此直接导致在管理工作中出现大量疏漏的错误发生，并且领导人员的态度也在无形中影响着管理部门工作人员的态度，这直接导致政府文书档案利用率和管理效率极为低下[1]。
（二）文书档案的管理信息化水平不高
伴随着我国迈入信息化时代的脚步，我国科学技术水平也正在不断提高，信息化网络被广泛用于各行各业，政府事业也不例外。当前我国正在推行“互联网+”的政务服务系统，这给文书档案工作也带来了很大的机遇，这可以很大程度地减轻文书管理工作的压力，并且也能使文书的利用率有所提高[2]。但是在实践过程中可以发现，如果想要建设一个良好的文书档案信息管理系统，需要政府投入大量的建设资金，并且还要投入大量的人力以及物力来负责后期的维护工作。然而 很多基层政府办公资金十分紧张，工作人手也同样有限，这是直接导致文书档案管理信息化水平不高的直接原因，由于这些不足迟迟得不到解决，使文书管理工作一直持续着工作效率极低的局面，显而易见，这已经无法满足当前中国现阶段文书档案管理和使用的现实需求。
（三）文书档案管理的制度不完善
在过去的几十年当中，政府所负责的事务并没有现在这么繁杂，所以对于文书管理制度的需求显得并不十分强烈。但近些年来，随着时代的进步和发展，人们的需求在不断升级，社会关系也更加复杂，政府需要管理的事物就随之增多，这使得政府部分的档案种类越来越复杂，而且随着时间的变迁，档案数量也在间断地持续增长。那么为了文书以及档案能够有体系的保存，需要相关人员为其制定一套完整的管理制度。随着“五型政府”和“阳光政府”的不断建设，随之也对其档案管理工作提出了新的要求，虽然政府大量的规章制度中涉及到一些有关档案管理工作的制度，但是由于长期没有进行更新，无论是内容还是体系都已经落后于当时时代的要求，许多人员仍然按照以往旧理念整理文书，比对着旧制度进行管理，这必然不能将文书档案的潜能被切实发挥出来[3]。
（四）文书答案管理人员的业务能力参差不齐
因为文书档案的管理工作是一项具有一定专业性的工作，无论是读文书进行收集、整理、分析、比对、分类以及归档都需要具备专业管理技能的人来负责，这就需要政府为文件管理工作组建一支具有高素质、高能力的管理团队。但是经过对各地政府的实地考察可以发现，很多政府尤其是基层政府的档案管理人员，由于个人的原因或者其他这样或那样的原因并没有及时参与到管理培训学习当中，这使他们的管理技能迟迟停步不前。在信息化时代的背景下，政府为文书管理部门提供了许多现代化设备，如果工作人员不能及时得到培训，那么便无法熟练地将现代化管理设备运用到工作当中，这也是现阶段基层政府文书档案管理部门需要解决的一件头等大事。
二、提高政府文书档案工作水平的对策
网络化、信息化要求我们不断优化文书档案管理工作，完善各种管理机制。针对档案管理工作出现的问题和漏洞，需要从以下四个方面加以完善。
（一）增加投入，完善文书档案信息管理系统
上文已经提到，我国已经进入了信息化网络时代，结合我国档案事业当前以及未来的发展趋势以及前景来看，加快文书档案管理管理工作信息化水平已经成为各地政府改革工作的首要大事，并且也是推进文书管理工作的大势所趋[4]。政府部门的领导和管理人员必须将档案管理信息化这项工作重视起来，充分地认识到信息化的重要性，这样才能大力支持档案管理工作进一步改革。政府首先需要拿出一部分资金作为专项资金，将其投入到文件档案管理信息化管理工作当中，合理规划信息系统的规模并仔细计算投入资金的金额，尽量将每一份资金都能被切实有效的用于管理系统建设当中，尽可能运用最低的成本，来满足本单位工作开展的需要。另外政府也需要制定责任机制，要求相关人员明确记录资金的使用情况，一旦出现资金短缺的问题，要明确向上级汇报，尽最大限度地杜绝不怀好意的人将用于文件管理信息化建设工作的专项资金独吞。最后在利用信息化进行文件管理时，要注意对电子文件进行实时备份、实时保存，防止文件丢失，最后造成不要的损失。
（二）重视文书档案管理制度的建设
由于文书和档案的收集、录入、整理、查阅以及归纳工作十分繁杂，看起简单但其实涉及多种环节，另外也会需要与其他部门协同配合，所以为了使管理工作能够更加地规范有序，需要为其制定相应的规章制度，这样才能保证档案的价值被充分利用，使其能够一直保持着完整性和安全性。所以政府的相关部门应当在原有的管理制度上进行优化和完善，将新形势下的新要求不断记录在制度当中，从而使《档案管理办法》、《文件材料整理及归纳办法》更加地完善，而且要对文书的相关交接、移交以及查阅借用等制度进行完善，严格规范文件运行记录，明确明确相关管理的人员的职责，让每个人都有与之对应的职务，同时建立起责任机制，这样一旦发生档案的管理疏忽问题，可以及时地发现问题所在，以便于能够更好地“对症下药”。
（三）定期开展文书管理人员的业务培训
很多地方的政府部分，尤其是基层政府的档案管理部门，工作人员相比于其他部门的人员数量会比较少，另外对于入职的学历也不是硬性要求，这使参与文书管理工作的人员业务能力参差不齐。随着时代的变迁，文书与档案的数量日益剧增，这随着也会给政府档案管理部门增加许多工作压力。为了使整个管理工作过程能够更加顺畅且轻松，政府的领导及负责人员需要为档案管理人员开展定期的培养，从而不断更新他们的工作思想，为接下来的工作制定更好的计划，让他们能够更加适应新时代以及新形势下的文件档案管理工作的岗位要求[5]。另外相关管理人员要认识到提高工作人员的业务能力不是一朝一夕便可以完成的事情，需要为建立起常态化的培训机制，最起码可以尽量坚持做到每一季度安排一次培训机会，将随时更新的信息化文书管理方法传授给管理人员，这是为提升整个文书档案管理部门工作效率的必要之举。
（四）深入挖掘文书档案的利用价值
最后，一切管理文书管理工作都知识手段，最终的目的是让档案发挥其应有的价值，如果一直以各种方式储存起来却不加以利用，那么这些长期积攒下来的文书以及档案将会变成一摊废纸。作为一名政府文书管理部门的工作人员，应该具备创新的能力，善于借助各种工具，将文书进一步整合利用其起来。比如可以利用信息化管理系统，将以往收集到的文书按照一定标准进行分门别类地整理，将极其复杂且繁多的文件，使其更加细化。只有这样才能为今后的查阅工作做好前提准备，以后若工作人员或其他用户有查询某项文件或档案的需求时，仅仅通过对关键词或搜索目标进行查询，便可以精准地将同类信息一同展示在工作人员的面前，这不仅使用户查阅资料的过程更加便捷，同时也简化了工作人员的工作程序。由此可见实现政府文件档案精准管理的潜在价值，直接可以体现政府相关管理人员的业务能力高低。
结束语
结合全文内容来看，在当今新时代以及新形势的国内外背景下，政府比较将文书档案管理工作高度重视起来，既要保证文书的完整性、系统性，又要保证其保密性，在管理工作中将理论和思想相结合，使管理水平得到不断的优化。在实践过程当中，相关部门和人员需要采取各种措施进一步优化文书档案的工作措施，敢于尝试、敢于挑战、敢于创新，在多个部门的合作下，增强彼此的协助配合能力，从而将政府文书档案管理工作的价值切实地发挥出来。
参考文献
[1]程帅.政府文书档案管理中存在的问题及应对策略[J].就业与保障，2020(16):41-42.
[2]袁荣.加强政府部门文书档案管理工作的策略[J].办公室业务，2020(06):96+122.
[3]叶冬梅.新形势下政府文书档案管理的优化[J].办公室业务，2020(04):122.
[4]翟建勋.数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理探讨[J].办公室业务，2019(05):80.
[5]梁仕梅.政府部门加强文书档案管理探究[J].办公室业务，2018(10):112.