日照市建设工程招标投标管理服务中心 山东省日照市 276826
摘要：随着我国社会市场经济的深入发展，市场的资金活跃度明显提高，各企事业单位、各企业在筹备建设项目或工程的过程中，一般都会设立招标环节。招标工作主要是通过招标会的形式来进行，招标工作中会涉及到项目信息、审批的招标文件以及招标会议举办情况等各类资料，这类资料要以档案的形式进行保存与管理，就形成了招标档案。招标档案所反映的是整个招标过程中的真实情况，档案中所记录的信息对招标工作的开展具有重要的指导、借鉴和参考作用，因此我们必须要更加重视招标档案的管理工作。文章就主要围绕当前招标档案管理中存在的问题进行分析，并探讨相应的解决之策。
关键词：招标档案管理；问题分析；对策探讨
引言
招标档案记录着招标工作中涉及到的许多重要信息，档案管理工作应当贯穿于招标环节的始终，从招标立项开始一直到项目中标书的发放与招投标情况书面报告的报备，都要有专门的档案管理人员对相应的信息、数据和文件资料进行汇总整理，最终形成完整的招标档案。这类招标档案可以直接作为某个工程项目或投资项目的原始依据，为监督管理部门审核招标流程是否合乎规定与开展事中事后监管提供了重要参考依据，同时加强招标档案管理还能够有效的减少项目的招标风险，为维护招投标各方主体的合法权益提供法律依据。本来下面就主要从分析招标档案管理工作的主要内容和重要作用入手，探讨当前招标档案管理工作中存在的主要问题和应对之策。
1招标档案管理的主要内容
1.1立项资料
立项资料管理是招标档案管理工作中的基础组成部分。立项资料主要就是指针对某一个招标项目在确定招标计划之前，所涉及到的原始数据和资料，比如一项工程在进行招标时必须要有设计图纸、工程参数、技术参考等基础资料作为招标项目的参考说明，这样可以使投资方或审批人员对该招标项目有大体的了解，从而为后续招标工作推行，特别是向招标监管部门提交招标备案申请工作的顺利开展奠定基础。因此在进行立项资料档案管理时，必须要确保原始数据的准确性和真实性。
1.2招标文件
招标文件管理是招标档案管理工作的重中之重，可以说招标文件是招标档案的核心组成部分，也是体现招标工作规范性的重要依据。一个项目在进行招标之前，必须要将有关的招标公告进行公示自行把关，同时还要报送有关部门对招标文件进行审核登记和备份。招标文件中会涉及到一些具体的项目细节，招标文件具有一定的法律效力，通过对招标文件的原件进行档案管理，可以有效的维护招标方的合法权益。
1.3招标过程记录
招标过程记录是招标档案管理工作的重要组成部分，招标过程记录主要就是指招标方在举办招标会时，所邀请的投资方人员、所有投标人、监管部门、评标委员会组建等到会情况、投标文件等信息资料进行全过程的追踪记录，在完成招标会后，方便项目管理人员对会议过程进行回顾，同时审核投资方的资质，最终确定中标单位。通过对整个招标过程的完整记录，并以档案的形式留存下来，可以最大限度的保证招标活动的公平性与公正性，也方便其他未中标单位和相关部门进行验证与监督，体现了项目招标流程的规范性。
2招标档案管理中存在的问题分析
2.1招标方对档案管理工作的认识不够全面
当前许多单位在组织招标工作时，存在着对招标档案管理工作认识不够全面的问题，忽视了招标档案管理的重要作用。主要就表现在：一是许多招标方在进行公开招标的环节，往往将工作重点放在招标的实际金额和业绩上，一切以最终的利益最大化为目的，对涉及招标信息资料和过程记录的档案管理工作并没有足够的重视，也没有投入相应的人力物力规范档案管理操作；二是表现在许多招标方对相应的招标工作流程进行了简化，只是召集了招标人，投标人双方组织一场招标会，会后直接发送中标书就算完成了招标工作。这种简化的流程虽然能够提高招标效率，但是弊大于利，其中的风险因素是非常大的，而由于缺少真实有效的档案信息管理，也无法真正做到招标工作的公开与透明，也就不能保证整个招标环节的合理性和合法性。
2.2缺乏有效的招标档案管理制度
招标单位在组织实施招标工作时，往往还存在着缺乏有效的招标档案管理制度的问题。一项招标项目所涉及的原始立项资料、招标过程信息是非常繁琐和冗杂的，如果没有一套完整的招标档案管理流程进行规范，很容易导致档案信息的不完整性，影响招标档案的实际利用率。首先，招标单位在档案管理的机构设置和人员配置上都存在一定的欠缺，没有在制度层面规定档案管理的岗位职责，使得现有的档案管理人员工作上存在很大的随意性，严重影响了招标单位档案管理工作的质量。其次，由于缺乏严格的招标归档管理制度，使得档案管理工作存在严重的滞后性，也就是没有做到档案管理与招标工作同步进行，是在招标完成后的很长一段时间内还存在着档案信息残缺不全的问题。招标工作有着相应的法律法规约束，如果后续的档案管理不能提供准确真实的依据，监督管理部门对公开招标产生的中标结果将会提出质疑，严重阻碍招标项目的顺利进行。
2.3招标方的档案管理工作方式落后
当前招标方在组织招标工作时，存在着招标档案管理工作方式落后的问题。许多招标单位仍然沿用传统的档案管理工作方法，也就是采用纸质档案的形式进行保持与管理，这种管理方式已经不能满足当前招标工作的需求，同时也会影响档案的真实性和安全性。纸质档案如果稍不注意就会产生损毁，而随着各类工程项目的增多，招标档案也只会越来越多，如果都采用纸质的形式进行保存，不方便后续进行查阅与调取，这就大大降低了招标档案管理工作的有效性。
3提升招标档案管理水平的对策探讨
3.1全面深化对档案管理工作的认知
招标单位要提升招标档案管理水平，就必须全面深化对档案管理工作的认知。首先，招标单位领导人员必须要转变思想观念，认识到加强档案管理的重要性，加大人力物力资源投入建立招标档案信息动态追踪机制，严格规范招标档案归档制度。其次，招标单位必须建立自上而下的档案管理工作体系，对招标项目中涉及到的众多资料信息不要仅凭档案管理部门进行收集和整理，而是要加强单位各部门之间的配合和联动，使其他部门能够积极主动的将涉及到招标项目的各类信息绘制成初步的报表上交到档案管理部门，这样可以为档案管理工作提供极大的便利。另外对于一些需要保留原件的档案资料来说，也要由档案管理部门对原件进行复印方可分发给其他部门进行利用，以免对资料原件造成破坏。
3.2健全完善招标档案管理工作制度
招标单位还需要建立完善的招标档案管理工作制度。首先招标方必须健全机构设置和人员配置，可以针对某一项招标项目成立专门的档案管理工作小组，还对该项目进行统一负责，通过制定严格的绩效考核和监督管理机制，可以对档案管理人员的工作进行一定的规范和约束，从而保证档案管理的有效性。其次，招标方还需要进一步完善档案管理工作流程，将档案管理工作与招标的每一个环节进行紧密的联结，对资料归档的时间范围、验收工作、分类整理、密级要求等实行登记监督制度，为档案管理工作提供依据，同时还要规范招标资料档案的格式，确保招标档案管理的有序性。
3.3创新招标档案管理工作模式
招标单位要进一步提升档案管理工作效率，还需要创新招标档案管理工作模式。首先，招标方要加大资金投入，创建基于数字技术的信息化档案管理平台，更新计算机中的档案管理工作系统，可以通过创建数据库的方法扩大招标档案的云存储空间，通过生成电子档案的方法来代替传统的纸质档案管理方式，不仅极大的提升了档案资料的安全性能，还可以实现对档案资料的及时查阅。其次实现招标档案信息化管理的基础上，还要进一步提升档案管理工作人员的综合素质，档案管理人员必须要有专业的档案管理能力，同时还要熟悉招标的每个流程，招标单位可以对工作人员提供相应的培训，不断增强档案管理人员的责任意识和业务水平，从而为档案管理工作质量和水平的提升奠定人才基础。
4结语
招标档案管理在招标工作中的重要性日益凸显，招标单位需要转变思想认识，健全和完善招标档案管理工作制度，创新工作方式方法，提升档案管理工作人员的整体素质，充分发挥档案管理工作在招标环节中的规范性和指导性作用。
参考文献：
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