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新时期做好企业档案保密工作的若干思考孙涓

发表时间：2021/6/4 来源：《基层建设》2021年第2期作者：孙涓

[导读] 摘要：企业档案管理保密是在档案管理工作的基础上新增的保密性能，企业档案保密能够保障企业内部资料的安全性，对企业的发展具有积极作用。

        国家电投集团江西电力有限公司分宜发电厂江西 338000
        摘要：企业档案管理保密是在档案管理工作的基础上新增的保密性能，企业档案保密能够保障企业内部资料的安全性，对企业的发展具有积极作用。信息技术的进步使得当下企业档案管理逐渐迈入数字化管理阶段，这也就对企业档案管理保密工作提出了新的要求。数字化档案管理主要依靠网络技术，但网络具有开放性，这也就影响着档案数据的安全，对此，为保障企业档案管理工作的保密性，档案管理人员应当不断探索档案管理途径。
        关键词：保密档案；企业档案；档案管理
        企业档案是指企业在其日常生产、经营、管理中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像等资料。由于企业档案中含有许多新技术、新发明，以及商业秘密，等等，一旦发生泄露或者遗失，将会给企业的生产、经营和管理带来影响。尤其是新时期，企业档案安全面临着信息化、数字化、网络化管理的现实冲击和影响，企业档案安全面临着诸多的非传统安全因素威胁，形势较为严峻。因此，要高度重视企业档案安全保密工作，切实保障企业正常生产经营和管理秩序。
        1新时期企业档案保密工作特点
        1.1档案保密对象范围广
        纳入企业档案保密的范围，主要是具有保存价值，不宜对外公开的企业重要档案资料。既有商业合同，也有技术图纸；既有专利资料，也有涉密文件。涉及到的人员众多，既有一线技术研发人员，也有企业经营管理人员，还有商业合作伙伴，等等，因此，企业档案保密的对象十分广泛，环节众多，增加了企业档案保密工作难度。
        1.2档案保密内容多样性
        在我国，企业按性质区分主要有国有企业、集体企业、私营企业，以及个体工商户。从企业档案保密内容来看，便也涉及到国家秘密、商业秘密，包括生产工艺、生产技术、发明专利，以及商业购销合同。
        1.3档案保密要求差异性
        企业档案保密的内容涉及工艺、技术、合同、人事任免，从档案密级来看，包括绝密、机密、秘密，根据不同密级档案，对于保密期限的要求、保密人员身份的限制、泄密行为的惩处，以及保密工作的具体要求等，都存在着巨大的差异性，需要根据不同企业类型、不同保密要求等，有针对性地做好企业档案保密工作。
        2新时期企业档案保密工作对策
        2.1强化档案管理人员档案保密意识
        提升档案管理人员档案保密意识能够有效保障档案管理保密工作质量。为强化档案管理人员档案保密意识，企业首先要重视档案管理保密工作的开展，同时企业档案管理部门要对档案管理人员加强指导教育，以确保档案管理保密工作有效性。强化档案管理人员保密意识的途径具有多样性，主题会议、奖惩制度等均能够有效的强化档案管理人员保密意识与责任意识。以主题会议来讲，会议需要明确档案信息保密的重要意义与必要性原则，并明确档案信息泄露的严重后果，以此增强档案管理人员的工作质量，提升其档案工作保密意识。另外为强化档案管理保密工作的开展，可适当利用奖惩制度，将工作质量与薪酬绩效挂钩，以此提升档案管理保密工作质量。
        2.2建立健全企业档案信息保密机制
        企业档案信息保密工作的开展需要档案信息保密机制，对此企业建立健全企业档案信息保密机制。为建立健全企业档案信息保密机制，企业要对《保密法》《档案法》等相关文献资料进行阅读与分析，以结合企业发展与档案管理现状对档案信息保密机制进行确定，以更好的落实档案信息保密工作的开展。为切实落实企业档案信息保密机制，企业需要不断结合档案保密工作对机制进行完善。

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档案信息保密机制是否健全需要在实际档案管理与保密工作过程中进行观察，因此企业档案管理者要对工作中出现的问题不断进行总结分析，进而优化档案信息保密机制措施与提升档案保密工作质量。
        2.3提升电子档案整理的效率
        为加快大数据时代管理模式的转型，需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程。档案管理采用数字化电子处理储存处理的内容相对较多，为更加系统的对档案信息进行管理，需要在相关的部门之间建立稳定的系统，并做好电子档案的传递和共享，并有专人负责，及时对档案进行归档处理。重视安全环境的营造。信息化建设为档案管理提供了更多的便利条件，但当前的计算机技术在发展过程中，依然会受到黑客攻击和病毒入侵的威胁。并且数字电子设备的运维也是一项重点工作。因此为保证档案管理的安全性，需要建立好防火墙，并由专人负责，对于电子档案的访问应该设定专门的权限，及时做好垃圾的清理和病毒的查杀工作。同时还应该做好电子设备的日常维护工作，保证信息的安全性。
        2.4做好档案信息资料的协同管理
        利用信息化建设做好企业的档案管理工作，需要充分发挥信息处理的时效性优点，同时实现相关部门对档案信息的操作。为进一步提升工作效率，需要制定相应的管理制度协调各个部门，加强员工之间的互动。同时对于相关人员应该及时进行培训，让其意识到档案管理的重要性，并充分发挥信息化建设的优势。档案管理工作信息化建设时，要加强利用信息技术与网络技术，保证档案目录的完整及数据库建设的完善，重视档案信息的录入工作，保证信息录入的快速性与准确性。提高档案数据库建设的速度，实现传统纸质档案向电子化方向转变，增加电子档案数量，减少纸质文件的数量；在推进档案信息化管理进程中，不仅要配备先进的现代化档案管理体系，还要在企业中推广规范、统一的档案管理应用软件，为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。要具有先进的体系管理，将档案信息进行分类归纳，每一个部分都要有专门的部门来进行管理。此外，针对电子档案数量繁多的特点，可以根据档案资料的重要程度划分不同层次，每个层次阅读需要相应的权限，如果没有权限则无法读取。利用这种层层设防的保密方式，降低档案资料内容外泄的风险，最大程度保证电子信息档案资料管理的安全性，推动电子档案管理工作的顺利开展，提高档案管理质量与效率。
        2.5加强队伍建设
        电子档案管理保密工作的开展，直接受到档案管理人员素质与理念的影响。通过推进数字化建设的方式满足大数据时代的要求。这就需要采取措施提高档案人员专业素养，对于人才的选拔，应该重视其计算机操作水平、大数据技术的掌握情况以及基本的档案管理理论知识，从而保证人才的综合素质达标。另外，由于时代的发展变化，整个管理人员需要在不断的学习中与时俱进。对于数字型资源，不仅要做好基本的存储，还应该及时对档案进行组卷、编目、分类、录入。电子信息档案管理保密工作的落实，最为主要的就是更新计算机技术设备，重视网络安全管理工作，更新计算机软硬件，保证计算机设备高效率运行，奠定档案管理保密工作的顺利进行。
        3结语
        为有效增强企业档案管理保密工作质量，企业要重视档案管理工作的开展，不断提升档案管理工作人员对档案保密工作的重视程度，在此基础上院方应对档案室建设与档案管理各项措施进行明确，以强化档案管理保密工作。企业部分档案数据具有一定的隐私性，一旦泄露会引起法律纠纷，对此企业要不断拓展档案管理保密工作途径，以有效落实档案保密工作。
        参考文献：
        [1]张继雄.企业档案保密研究[J].兰台内外，2020（15）：62—63.
        [2]赵昕.新形势下企业档案保密工作的问题与对策[J].陕西档案，2017（1）：56.