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新形势下企业档案管理工作途径探讨

发表时间：2021/6/4 来源：《基层建设》2021年第2期作者：慕容钰

[导读] 摘要：随着市场经济的快速发展，为适应企业发展需求，企业逐渐转型升级，企业内部各项工作效率也需要进一步提升。

        德州市房屋修建服务处山东德州 253000
        摘要：随着市场经济的快速发展，为适应企业发展需求，企业逐渐转型升级，企业内部各项工作效率也需要进一步提升。其中，档案管理工作内容复杂、信息量大，为了确保档案管理工作更加科学规范，应采取科学的管理手段，使档案管理工作更好的服务于企业经营发展，发挥其服务作用。
        关键词：企业管理；档案管理；规范化
        引言：档案管理工作对于企业经营发展有十分重要的作用，一方面能够帮助企业规范内部经营管理行为，另一方面还能够及时传递信息资料，提高各部门工作质量和工作效率。但目前，一些企业在档案管理方面还存在滞后性，档案积压问题严重，档案管理意识薄弱，这就需要尽快转变工作理念，提高对档案工作的重视，积极革新档案管理程序，进一步提升企业的竞争力。
        一、企业档案管理工作的重要性和必要性
        1、档案管理是新形势下企业发展的要求
        政治环境及经济环境的巨大变化导致企业经营环境发生了改变，为快速适应环境变化，企业必须尽快调整内部管理机制，提高各部门工作效率和质量。而档案管理工作记录着企业发展的重要信息、数据及核心技术等内容，必须实现规范化管理，才能够促进各部门协调发展，发挥档案的服务性功能和指导作用。
        2、档案管理是各单位加强自身管理的体现
        档案管理是企业管理的重要组成部分，对企业相关信息资料应及时进行整理和归档，为各项工作提供真实完整的资料。档案是企业发展的重要基础，有利于企业文化建设，有利于企业树立良好的形象，同时，科学规范的档案管理体系是企业内部管理水平的重要体现。
        3、档案管理有助于企业长远发展
        企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企业的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。对于档案的有效整理和管理，可以使得我们的企业更加有效地面对未来发展的挑战和难题，帮助企业更加迅速的成长，有利于我们企业的未来长远发展和未来前景探寻。企业管理的方方面面都是值得我们关注的，同时也是需要我们改进的，对于企业的档案管理，我们更是要投入自身的发展重心。
        二、当前企业档案管理现状
        1、档案管理理念滞后
        在当前我国的企业中，大多涉及到档案管理的部门都存在着这样一个问题，即档案管理究竟是管什么的问题。档案管理所遇到的问题包括我们在企业管理中经常遇到的问题，首先的一点就是对于档案理念的忽视和落后，档案管理的理念直接的影响对于企业管理的判断，也是造成企业管理停滞的观念，这是一种传统的档案管理理念，也是一种十分落后的档案管理理念，正是由于这种理念的影响，当前一些档案管理人员普遍存在着工作积极性不高，缺勤率比较高。
        2、档案管理方式落后
        档案的管理方式就相当于对于档案的表现形式，也是一种外在的体现形式，在落后的档案管理理念的影响下，档案管理的方式主要是以人的管理为主。由人工对档案进行归类和整理，这种方式的后果之一是效率太低，许多需要用到档案的单位和个人都有这样的经历，在需要档案之时存在着找不到档案管理人员或是长时间找不到档案的情况，档案管理效率极其低下。
        3、档案管理人才缺乏
        档案管理的人才的档案管理的核心力量，也是档案管理的中心内容，没有管理人员对于档案的管理和规范，也就不能保障档案的准确性和及时更新，也就不能有一个很好的档案管理效果。档案管理是一项专业性的管理，并不是简单的整理资料，它涉及到许多专业性的东西，如数据库、统计法等等，因而只有专业性的人才才能胜任。

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档案管理关乎人才的流失以及人才的保留，档案的管理也是企业对于人才管理的一种手段。
        三、新时期加强企业档案管理工作的有效途径
        1、高度重视档案管理工作
        现阶段，档案工作不再只是简单地用电子版和纸介两种文档形式保管的事务性工作，其具有政治特点和政治属性。企业要想获得持续、稳定发展，首先必须将档案保存和利用好，与新时期企业发展的需要相适应，更好地为企业建设服务，这是所有企业领导必须高度重视的一大重要任务。因为领导的大力支持和高度重视是顺利开展档案管理工作的重要前提，企业领导在促进企业发展过程中需要档案提供诸多企业、国家发展走势脉络的文件资料和组织实施过程的痕迹资料等。所以企业领导要对档案管理工作引起高度重视，重视队伍建设、软件配套和硬件达标等方面，创设促进此项工作水平提高的环境。
        2、完善企业档案管理制度
        新形势下，企业档案管理制度得到了显著革新。以往传统的管理制度已经难以使时代要求得到满足，现阶段，我们已经置身于数字化时代之中，已经由纸质保存档案的管理转变为由电脑等媒体保存的虚拟档案。在此形势下，必须积极更新企业档案管理制度，将档案管理水平有效提高，贯彻落实公司管理制度，有效实施企业管理方针，严加看管企业的机密文件档案。规范保存、整理企业档案，对各项工作规章制度进行监督检查，同时严格实施提取档案的记录工作，以使档案资料的安全性得到保证，借助建立健全企业的档案管理制度，将档案的重要价值充分发挥出来，同时还要保证档案资料不会阻碍企业发展。
        3、提高档案管理信息化水平
        企业档案管理工作本身具有较强的复杂性，在档案工作的鉴定、收集、保管、整理、利用、检索、统计、编研各个业务环节均存在各种各样的问题，同时每一环关系十分紧密，相互影响。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使企业运用管理需求得到满足，确保企业其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入企业其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。
        4、加强对档案管理人员的培训
        无论是传统档案管理工作还是新形势下信息化档案管理工作，都需要人为来完成档案管理工作。所以在档案管理工作中，档案管理工作人员的管理能力与管理水平会对档案管理质量有很大的影响。所以单位或者是企业对档案管理部门的管理中，要提升档案管理人员的培训意识，保证管理人员具备良好的自主学习意识和创新管理意识，在档案管理工作中，可以完成档案管理工作中的各项任务，并且在日常的工作中，可以主动完成各项档案管理任务。所以单位或者是企业可以为档案管理人员提供良好的培训方案，制定出员工培训制度确保员工档案管理水平的提升，分层次、有目的地安排工作人员参与到档案管理培训中去。针对培训方式，也需要改变传统的随机培训的方式，有计划有目的地进行，其次是必须有针对性地进行培训。
        结语：综上所述，新时期企业在发展过程中面临诸多问题，档案管理工作也存在很多挑战，与此同时，也为档案管理工作的发展创造了良好的机遇。在这一发展背景下，企业应提高对档案工作的重视，建立科学完善的管理机制，提高档案工作的信息化水平，加强对档案管理人员的培训工作，从多角度出发，确保档案管理工作的规范化和科学化发展，从而提升档案管理工作质量。
        参考文献：
        [1]欧阳风华.新形势下档案管理工作规范化的探讨[J].陕西档案，2019，0（4）：43-44.
        [2]陈松梅.大数据背景下的企业档案信息化研究[J].办公室业务，2020（14）：88-89.
        [3]杜欣欣.新形势下做好档案管理工作的思考[J].造纸装备及材料，2020，49（2）：53-53.