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浅析企业物资供应过程中存在的问题及改进措施

发表时间：2021/6/4 来源：《基层建设》2021年第2期作者：魏继华

[导读] 摘要：企业物资供应管理是企业经营的重要组成部分，如何提高物资供应效率，进而降低物资供应成本，对企业的长久发展壮大有着重大意义，本文通过对企业物资供应工作环节的分析研究，提出存在的问题，同时也提出相应的对策。

        中石化股份公司天津分公司运输销售中心天津市 300270
        摘要：企业物资供应管理是企业经营的重要组成部分，如何提高物资供应效率，进而降低物资供应成本，对企业的长久发展壮大有着重大意义，本文通过对企业物资供应工作环节的分析研究，提出存在的问题，同时也提出相应的对策。
        关键词：物资供应问题措施
        引言
        物资供应是工业企业生产和经营活动的重要组成部分，主要包括企业生产所需的原材料供应和企业正常运转过程中设备设施等备品备件的供应，其中原材料供应的特点是品种单一、数量较大，一般都有稳定的供应来源，因此难度较小，本文不做分析。而企业所有设备设施的备品备件供应，具有更大的复杂性和难度，如何做到准确性、及时性、高效性是衡量供应工作的重要指标，也直接影响着企业利润的高低和市场占有率的提升，对企业的生存和发展有着重要影响。下面就备品备件的供应进行简要分析，对其供应过程中存在的一些问题和存在的原因进行剖析，并针对这些问题提出改进措施，不当之处，请指正。
        一、备品备件供应中存在的问题
        1.1备品备件种类繁多，效率低下
        一个国有特大型企业所有的设备一般会横跨多个专业领域，拥有的各型设备大多以万台为单位，而备品备件的品种和数量更是设备数量的百倍，可想而知做好这些设备的备品备件供应是一项多么庞大而复杂的工作，因此不是单纯地为采购而采购。而实际工作中我们相关工作人员专业技术能力不足，在对提报上来的需求计划不能充分了解备件的型号规格、参数、性能，以及一些特殊的要求，极有可能将备件归类错误，造成与备件供应商之间反复核实，受各种因素影响导致询价耗时较长，且有部分无法询到合理价格，结果导致采购流程变长，采购效率低下，采购价格上涨幅度较大。
        1.2备品备件特性值描述不完整、不正确
        随着企业管理现代化的进行，大多国有企业的供应管理都引进了信息化技术，利用新的科技手段助力物资供应管理工作，也就是在系统中对每一种备件赋予一个数字代码（一般是16-18位数字），这样就会逐渐形成一个庞大的数据库，但实际备件编码新增审批过程中，出现了一些问题，出现了一码对多物或一物对多码现象，主要原因是提报者对备件的特性值描述不规范、不完整、不正确；和审核者没有按照模板规范要求，总之是不认真，把关不严，这一系列因素导致备件采购员在接到任务后无法操作，需要花时间与现场专业技术人员对采购物料进行沟通，按要求补图纸、技术要求等，耗时较长，导致采购效率下降，并给后续核价环节造成困难。
        1.3供应商数量庞大，管理难度大
        由于所需采购的备品备件跨多个领域，品种繁多，因此所需的供应商也会相应增加，另外本着公平竞争的要求，有足够多的供应商参与也会防止采购环节腐败发生。而实际工作中如果不能有效建立供应商管理制度，不能建立一个稳定而有竞争力的供应商体系，在询价时公开发询，报名条件限制有限，导致报名供应商较多，询价能力参差不齐，在报名及拟签环节耗时较长，造成整体效率低下，对后续备件质量有一定影响，提高了备件采购供应链成本。

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        1.4相关管理人员素质有待提高
        企业内部相互沟通协调对物资供应工作也起着至关重要的作用，一项采购业务的高效顺利完成需要需求部门人员、物装采购人员、供应商人员的相互配合才行，实际工作中由于分属不同部门，各自的职责不同，再加上每个人的业务素质参差不齐，在提报管理、采购管理、技术质量、成本控制、沟通技巧等方面欠缺相应知识及能力，导致其在整个采购过程中消耗过多的精力用于所采备件的数据收集和整理，造成在采购过程中只是单一的发询、拟签、合同等，没有系统性、条理性统筹考虑问题，影响整个采购进程的顺利完成。
        1.5现有供应审批流程较长
        大型企业在物资供应方面都有比较严格的管理制度和详细的操作流程，也就是不仅备品备件需求单位需要层层审批，而且物资采购部门也需要多层审批，实际工作中大多需要近两个月的时间才能完成整个采购过程，将备件送到需求单位手中，如果是新增加设备的备件采购，由于在采购流程中所需要的各种资料、技术文件较多，部分设备的备件特性值收集不全，在系统中申码和审批工作可能会影响采购进度，其采购周期可能更长。
        二、备品备件采购工作改进措施
        通过以上分析，初步了解了大型企业在物资供应工作方面存在的一些问题，尤其是备品备件供应问题更为突出，采取相应的改进措施，有效避免供应环节效率低下，是企业日常经营管理的重要组成部分，下面提出一些整改措施。
        2.1加强源头管理，规范申码审批工作
        所有备品备件物料编码准确性是保证后续采购效率的基础，因此建议对已有的物料编码进行逐条审查，保证按照类别分类，模板统一，对存在问题或模糊不清的物料编码进行修改，做到标准统一，坚决杜绝一码对多物、一物对多码的现象；针对新增物料编码，规范物料编码审批流程，审批过程中与相关使用单位人员核实技术参数、图纸、功能规格书、适用环境要求、能效等级等。从而保证做到接到需求计划后可以快速分类、发询、核价并签订合同。
        2.2建立科学合理的供应商管理体系
        首先针对各类备品备件应有针对性制定供应商管理办法，采取灵活采购策略和方法，促成合理价格，达成长期稳定的供需合作关系。比如对一些通用材料或备件，由于该类物资具有日常使用数量大、品种较少、规格统一、质量标准明确等特点，可以提前采取对供应商考察，通过审核比较确定1-2家供应商，提前商定单价，签定供应框架协议，为今后直接采购供应节省大量时间和成本；对一些专业性比较强的备件材料供应，由于涉及特定专业领域，与通用材料设备有明显区别，品种繁多、标准也不统一，需求数量相对较少，应在每个技术专业领域确定3-4家供应商，对其信用、资质进行考察后确定供应商，今后可节省选择供应商时间，只对采购物资进行比价工作，从而加快采购周期。通过以上策略不仅可以节省采购周期、降低成本、保证供应质量，而且供应商数量能够减少，减少了管理难度，进而提高了采购效率。
        2.3加强培训工作，不断提升管理人员素质
        即使企业制定了各项行之有效的供应管理制度，但能否有效落地执行是关键，而相关管理人员的业务水平高低和工作态度的好坏是一切工作的基础，应该根据企业的采购发展方向，构建相关人员专业能力培养体系，针对现有人员的差异，制定专业能力提升年度计划及核心人才培养计划，从业务知识、成本控制、市场观念、沟通技巧及职业操守等方面提升人员的综合素质，以达到满足业务需求，实现与企业共同发展的目的。
        2.4加强绩效管理，提高工作的积极性
        企业的物资供应工作是由多个部门协同完成的，因此将各个采购环节进行分割，分别制定工作标准及奖惩细则，将责任分解到部门、到个人，真正做到绩效管理目标、指标明确，通过绩效考核、绩效评价、绩效激励，提升工作水平，提高工作效率，进而高效完成物资供应工作。
        结束语
        在当前信息时代快速发展前提下，大数据、人工智能、物联网、5G等高科技的应用到社会实践的各个领域，物资供应管理也会发生翻天覆地的变化，企业应该重视这方面的应用，提前做好准备，迎接新时代的到来。