王蕾
13010319790128**** 河北 石家庄 050000
摘要:新时期，随着科学技术的发展，档案管理工作中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事，数字化技术的应用有助于提高档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以为筛选和提取信息资料提供科学的保障，因此，在档案管理中建立数字化系统和平台是十分必要的，也是提高档案管理工作质量的重要途径之一。本文就是从实际出发，以基层档案管理工作为研究对象，分析了数字化技术的特点，指出了数字化技术应用在档案管理的意义，分析了档案管理数字化建设中存在的问题，并针对问题提出了科学的改进建议和措施。
关键词:数字化技术;档案管理;应用对策
1.数字化技术特点分析
数字化技术属于计算机技术的的范畴，目前，数字化技术在各个领域的应用较为广泛，数字化技术具有较强的优点，主要体现在以下几方面。
1.1依赖虚拟化载体
数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。
2.数字化技术在档案管理应用的重要意义
2.1档案管理数字化是时代发展的结果
档案的内容多是一些凭据，是真实记录企事业单位发展的资料，在人类发展过程中，档案承载着重要的任务和使命，档案管理的变迁是促进档案工作发展的动力，档案的主要作用就是为服务提供可利用的资料。随着科学技术的发展，信息化技术应用在档案管理中是十分必要的，尤其现在办公室工作朝着无纸化、数字化方向发展，电子文件逐年增加，计算机逐渐普及，实现信息和数据的收集、存储和利用，提高了信息数据资源的利用率。在这样的背景下，使用计算机网络可以强化数字化技术的应用，档案管理数字化建设是时代发展的必然结果。
2.2档案数字化是提高档案管理效率的有效途径
面对新时期计算机技术发展的冲击，档案管理工作必须要提高效率，档案管理工作人员要明确档案管理工作的目标，要加强学习，要学习现代科学技术，提高业务能力，进而提高档案管理效率，数字化技术就是其中重要的一项技术。数字化技术应用在档案管理工作中，要提高档案管理的现代化和信息化水平。数字化档案管理体系的建设需要依赖大量的专业技术人员，需要建立信息化档案管理平台，档案资料的收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库建立、备份等工作都要依赖数字化技术实现，这样会显著提高档案管理的实际效率。
2.3档案数字化有助于提高档案管理的地位
档案资料的作用主要是记录真是的历史资料，档案资料的主要作用是用于服务，为各类事务的办理提供科学的依据，为一些案件纠纷提供可靠的资料和凭证，每个国家都要重视档案资料的挂你，发挥档案的价值。但部分企业和事业单位对于档案管理工作的重视程度有待提高，部分工作人员没有认识到档案管理工作的重要价值，加强数字化技术在档案管理中的应用有助于提高档案管理的地位。档案管理工作比较琐碎，包括档案资料的编目、整理和鉴定，档案资料要做好清点和检索，数字化技术在档案管理工作中应用可以提高档案管理的地位。数字化技术的应用可以使人们更加重视档案管理工作，管理人员不仅仅要重视对档案资料的保护和保管，还要科学的进行管理，充分突出档案资料的价值，要突出信息化技术和数字化技术的重要作用，实现资源的共享，促进部分档案资料的公开管理，实现高效信息采集和处理，做好档案编目、数据库建设、检索、筛选等工作，提高档案管理的实效性。
3.数字技术在档案管理工作中的具体运用
3.1获取数据资源，建立档案管理数据库
数字化档案管理中，涉及大量信息设备的使用，包含各类区域网络、硬件设备及软件等，所以档案管理需完善数字化档案管理配置，并要重视数据库管理与操作等系统的完善力度。因此，在数字技术运用前必须做好档案管理基础数据采集，主要包含档案管理历史数据、管理需求、管理发展趋势等，为了确保基础数据的真实性和可靠性，笔者建议从以下几个层面落实：一是有针对性的档案管理调研。通过档案管理对象实地调研的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案历史管理数据。通过档案管理数据、查找和数据浏览的方式在现代信息技术浏览中形成的历史记录，明确历史档案数据资源使用情况。三是利用档案数据系统综合测量，对获得的档案管理基础数据综合汇总。利用大数据技术科学处理现有的档案管理数据，做好档案管理数据归类处理。这是档案管理数据信息使用的重要环节，主要是综合考虑档案管理和历史管理中各种数据发展影响因素与相关因素，进而全面掌握数字化档案管理需求。
3.2搭建信息系统，实现档案数字化归档
通过数字化处理的档案，重要的是加强档案管理。建议购买相关档案管理软件，实现内部授权，对接各部门发展端口，实现网络化管理。各部门的档案信息可以自行录入系统，档案管理部门可以进行有效的归档，促进档案管理工作的效率。根据目前人们“互联网+移动APP”的生活习惯，加强建设档案管理部门的档案管理APP建设，档案管理相关人员可以有效利用APP查阅和利用档案，实现档案管理生活化和利用效率最大化。通过信息化系统建设为档案管理系统运行提供可靠性、安全性的保障。此外，信息系统建设涉及各类PAID保护级别的运用，以便满足各个用户实际需要。系统有着极为严格的硬件要求，需要能够热插拔的硬件，以便保障系统应用的连续性。合理运用数字技术，实现档案管理虚拟动态演示。档案管理数字技术具备明显的交互性，推动档案管理数字技术有效运用，可以从档案管理需求者角度自动调整档案管理方向。对档案管理现代化来讲，这种虚拟的技术可以实现档案管理内部结构关系、外部模拟结构和需求模型虚拟，借助3D环境光源模拟系统打造立体化的档案管理格局。将数字漫游技术和电影蒙太奇剪辑技术运用到档案管理现代化管理中，直接为档案管理带来视觉化冲击，档案管理现场模拟更加真实。档案管理和利用可以清晰地掌握各流程与各服务环节。
3.3运用数字化体系，实现档案管理组织重构
综合运用数字化技术重构档案管理组织生态是档案管理现代化发展的最终途径，以网络虚拟技术和数字技术模型构建，将档案管理影响因素和需求因素融合起来，优化档案管理组织生态，提高档案利用效率。数字化体系运用到档案管理组织重构中是一种全新的技术理念和方法，除了传统的数字技术处理和流程处理以外，必须将档案管理利用、现代化因素和数字技术下档案管理优化算法结合起来，从根本上改变档案管理生态，实现档案管理组织重构。笔者建议，在档案管理基础数据搜集完成以后，通过大数据虚拟技术和大数据挖掘技术合理整合数据，用三维数字技术和数据模型技术形成档案管理虚拟软件，模拟档案管理组织架构。将现有的档案管理需求和档案管理模式在模型中体现出来。清晰地展示档案管理发展趋势和管理结构之间的关系，进一步凸显档案服务管理效率。
结语
档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献
[1]白云丽.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].科技风,2020(13):123-124.
[2]张萌.浅析数字化技术在高校档案管理中的应用[J].电脑知识与技术,2019,15(34):3-4