高深
黑龙江省哈尔滨市双城区人力资源与社会保障局
摘要
在计划经济时期建立起来的企业档案管理体制,已很难适应现代企业制度下企业生产、经营合作化的要求。因此,改革传统的企业档案管理体制势在必行。应改变过去直接、命令的微观管理方式,并转向以宏观调控为主,实行依法治档,集中精力抓好档案立法与执法监督、计划协调、制订规范和标准等几方面的工作,同时要充分依靠行业部门和各种组织、中介机构等。
关键词：档案管理；重要性；强化措施
我国企业档案工作创建于上世纪50年代后期，到20世纪80年代中期形成了完整的企业档案概念，其管理理念的建设始终伴随着我国国家规模档案事业发展的过程和需要，不断得以深化和提升。目前，我国正进入以市场经济体制和现代企业制度建设作为主要经济发展环境，以积极参与全球经济一体化作为中长期发展目标，以信息技术的广泛普及和应用作为主要技术与管理手段的新时期，企业作为社会经济活动的主体，面临着诸多机遇和挑战。企业档案管理理念也随之面临着改进与完善的现实需求。
在市场经济条件下,企业对档案信息的需求,决定了企业档案工作在企业管理中的特殊作用。档案工作不再像计划经济时代那样按固定不变的体制进行管理,而必须与企业目标相一致,与企业发展相适应。在拙文关于非国有企业档案管理原则与体制的思考(见《档案学通讯》2004年第2期)中,已经对现代企业制度下的非国有企业档案管理体制提出了初步设想。至于如何建立、健全与之相适应的国有企业档案管理体制,并在企业发展进程中不断完善自我,也是值得我们进一步深入研究的。
国有企业(以下简称企业)档案管理体制主要是指企业档案管理的组织制度和形式。企业档案管理体制可以划分为两大方面,即外部管理体制和内部管理体制。前者指国家对企业档案工作进行管理的行政体制,包括管理国家企业档案事务的行政机构的设置、职能分工、运行方式等方面的内容。它是整个国家行政体制的一个必要组成部分。后者包括企业内部档案工作的领导与隶属关系及企业档案的管理形式。
一、档案管理的重要性
在信息化时代，进行档案管理的主要目的是将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需的信息，并通过档案获取发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效地节省，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高档案的安全性。
档案记录了一个企业的改革发展历程，其记载的历史发展事件可为企业进行决策、管理提供相关的依据。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且企业以此为依据制定的改革策略可以减少“走弯路”的几率，从而节约企业的人力资源费用，减少企业财务不必要的支出，企业的资金使用率也将会得到提高。信息化时代，将现代技术运用于企业档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，具有十分重大的现实意义和历史意义。
二、档案管理中存在的不足
（一）没有正视档案管理的重要性档案是企业在发展过程中的一笔重要财富，其中包含了企业的发展历程和日常生产活动情况，涵盖了人力资源、企业管理等方方面面的内容，并具有文书档案、技术档案等多种形式，在企业的发展过程中起了重要作用。但是，很多企业却没有充分重视档案的重要性，部分企业管理者较为重视企业的经济效益，工作重心也倾向于企业的经济发展，认为档案管理在企业中处于无足轻重的地位，档案管理人员也只是对档案进行整理、存放。由于部分企业没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案遗失等情况，可能为企业带来难以预料的损失。
（二）信息化管理存在不足随着网络技术的发展，在企业的档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理过程中运用信息化技术具有便于保存信息、方便拷贝与抄送以及提升档案信息时效性等方面的优势，因此企业在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果没有妥善保存涉及到企业核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案管理中的重要方面之一。
（三）管理机制不健全虽然部分企业制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅流于表面，没有实际操作性。甚至部分企业是为了应付检查才制定应急预案，这些预案未能针对实践情况进行认真制定，因而很难在出现突发情况时发挥应有的作用。
三、强化档案管理的措施
（一）建立现代化电子资料库
为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率和利用效率，需要建立现代化的电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升档案管理效率与利用效率，减少纸质档案的损耗。当需要相关资料时，只需登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性。
（二）建立档案管理建设目标，完善管理制度
对档案进行管理要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序推进档案管理工作。企业要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时做好档案管理的长远规划与近期目标。在制定实际工作战略时要充分考虑管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案管理工作实现可持续发展。除此之外，在对档案管理进行现代化建设时还需做到以人为本，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步不断提升。除此之外，还要对档案管理的相关制度进行不断完善，只有这样档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善制度的过程中，要对档案管理的范围进行明确规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。
（三）充分运用现代化技术
档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置。
（四）提升档案管理人员的专业素质
档案管理水平和工作人员的专业素质息息相关，因此应当重视培养档案管理人员的专业素质与业务能力，定期组织专业技能培训与信息技术培训，培养先进的档案管理理念，从而不断提升档案管理人员的综合管理水平。
时代的发展离不开创新，信息化时代的到来为档案管理工作提出了新的更高的要求。因此，企业在发展过程中需要重视档案管理工作，正视其中存在的不足，并进行针对性地完善，从而切实提升档案管理水平。
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