曾 波
钦州市卫生信息与医学考试中心，广西 钦州 535000
摘 要：医疗卫生档案作为医疗卫生体系重要内容，其基础性作用不容忽视，当前卫生档案管理工作存在档案管理意识薄弱、档案管理制度不完善、档案信息化水平偏低及档案人员队伍水平不高等问题。新形势下，医疗卫生档案管理工作面临诸多新要求，档案管理人员要将医疗卫生档案管理工作落到实处，明确发展中存在的问题，形成有效解决的对策，采取解决问题的相应措施，保证整体管理的规范性，充分发挥医疗卫生档案资源对卫生事业的信息支撑作用。
关键词: 医疗卫生；档案管理；研究
一、前言
在医疗卫生领域，医疗卫生档案（以下简称卫生档案）处于基础性地位，是提升卫生技术水平的关键，也是重要信息依据。因此，卫生档案管理成为医疗卫生领域重要内容。但是，结合当前发展实际可以发现，卫生档案管理工作尚未引起足够的重视，资源投入十分有限，整体管理效果不佳，威胁档案资源的全面性与系统性，尤其是信息化滞后严重，与新医药整体要求不相适应。因此，新医改新形势下，需要卫生档案管理工作落到实处，多角度进行完善，这对提升整个医疗卫生整体水平意义重大。
医疗卫生档案是各个医疗卫生机构在医疗、防疫、科研、教育、药品研制和管理、卫生行政管理等工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声音、图像以及其他载体、形式的历史记录。医疗卫生档案是国家档案的重要组成部分，在发展医疗卫生事业及其他各项工作中具有重要的作用，是开展其他工作的重要依据。所以，医疗卫生档案是各级医院档案管理的重点，建立完善、完整、系统、连续的医疗档案，对促进医院的可持续性发展，保证临床、科研、教学、管理等方面的快速发展具有重要的作用[1]。
二、医疗卫生档案管理工作存在的问题
（一）对卫生档案认识不到位，档案管理意识薄弱
档案意识是社会意识的一种，指社会成员对档案和档案工作这一客观事物的主观印象和能动制约的精神系统，是人们对档案的性质和价值的认识。在当前的医疗卫生领域，很多机构对档案重视度不高，认识上存在偏颇，将其简单归纳为对整个系统日常行为的记录，在卫生领域处于附属地位，只是发挥工具的作用，不会创造直接收益。这种想法主要源于对卫生档案管理价值认识的不足，忽视其潜在收益，这也是这项工作缺乏足够重视的根本原因，使得系统内诸多资源都投入到专业技术领域，档案管理系统建设速度缓慢，资源投入有限，在根本上制约了卫生档案管理整体水平的提升。
（二）缺乏完善的档案管理制度，管理机制的执行力不强
在卫生档案管理工作开展中，鉴于重视度的薄弱，尚未构建科学完善的档案管理制度，对档案管理缺乏清晰的认识，导致收集制度、归档制度、鉴定制度、利用服务制度在执行过程中出现执行意愿不足、执行力度不强、执行效果较差的情况，缺乏针对性的标准与规范，管理方式落后，系统性与规划性不强，尤其是精细化管理未得到落实，细节工作不到位，很难发挥制度的指导性作用。另外制度执行力不强，直接影响档案资料的收集、存储以及归档，制约卫生档案资源使用率的提升。例如有些公立医疗机构病例档案结案到病案室，病案室整理再交由综合档案室归档，传输过程涉及多个部门，容易造成衔接上的出错，导致档案的丢失与难以查存[2]。
（三）档案管理信息化建设缓慢，制约档案开发与利用
尽管医疗领域积极引入信息技术，但档案管理领域参与度不高，纸质档案仍占据主要地位，尤其是以人工方式进行卫生档案的收集、存储以及查询使用，不利于档案的便捷与高效使用，管理效率不高。医疗卫生领域信息化建设尚未与全行业进行融合，各种先进的技术、设施等的应用仍需加强。如某社区卫生服务中心开展国家基本公共卫生服务、家庭医生签约、慢性病服务、精神障碍、防保等科室产生的资料，基本是纸质为主。为更好的适应信息发展的需要，应加强档案、支付等信息化建设，开发信息资源的价值等。在人员方面，懂得信息技术与医疗卫生领域知识的复合型人才严重不足，在根本上不利于卫生档案管理现代化建设。从本质上讲，加强卫生档案管理的本质是促进档案开发与利用，发挥信息资源的价值，更好服务于医疗卫生事业。但是，当前卫生档案开发利用水平不高，主要源于落后的管理系统与管理模式[3]，很难充分发挥档案资料的真实价值。
（四）档案人员素质参差不齐，专业能力与信息素养亟待提升
在医疗卫生系统内部，从事卫生档案管理人员素质参差不齐，各医疗机构从事档案管理工作人员少，有的医疗机构档案管理人员还是兼职状态，普遍的档案管理人员文化水平较低、年龄偏大，信息技术操作水平较差。将医疗机构档案管理部门是养老部门，造成了档案管理部门工作效率低下，存档不及时，存档不全面等现象。档案人员对新时期档案管理工作的岗位认识不到位，很难适应瞬息万变的行业发展形势，对新事物接受能力有限，观念落后，对很多新事物存在抵触情绪，直接引发工作效率的低下，与岗位要求不相适应。也就是说卫生档案管理领域缺乏具有专业素养与信息素养的人才。
三、新形势下加强医疗卫生档案管理工作途径
（一）明确卫生档案收集范围，做好档案收集工作
文件材料的收集工作是做好档案工作的基础，也是档案工作的难点所在。医疗卫生机构档案一般包括医疗机构档案及技术档案等。在档案收集过程中，要认真贯彻落实《卫生档案管理暂行规定》（卫办发〔2008〕24号）的精神，根据不同部门的文件材料形成特点，编制科学的档案分类方案。对在工作活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，制定归档范围和档案保管期限表，以通知的形式印发给文件归档单位，例如通知附上《XXX文件材料收集范围及期限表》，使立卷部门明确职责与移交的文件材料。档案员在收集时需要进行科学的分类和整理。档案收集的内容包括：医疗废物处理、人员管理、传染病防控等，管理人员只有在档案收集过程中尽可能地整理完整的信息，才能在需求或出现问题时找到相关的依据[4]。此外，各卫生机构在重大医学科学研究、重点工程项目建设、大型仪器设备管理等工作中，要同步进行文件材料归档工作。
在以上工作鉴定验收时，应当由档案管理部门或档案工作人员对应归档的文件材料进行检查验收。凡文件材料未归档或文件材料归档不齐全，归档质量不符合标准要求的，不得进行鉴定或验收。
（二）提高档案意识，创新工作思维提升管理水平
卫生档案是医疗卫生事业稳定发展的基础，发挥信息依据的作用。同时，也能够为新医药提供更加系统与全面的信息资源。要在全行业内提升对卫生档案管理的重视。一是把档案管理作为医疗卫生机构经营管理体系的组成部分，纳入整体工作计划，将档案工作与医务管理放在同等重要位置，同计划、同布置、同检查、同落实。二是进一步建立健全档案管理规章制度，从积极推进档案标准化入手，逐步实现由人治到法治、由杂乱到统一规范的转变一是要正视卫生档案资源的价值，以更加端正与积极的态度面对卫生档案管理工作，发挥创新的作用，强化资源高度共享。三是是要以行业发展实际为前提，积极探索科学合理的管理模式，在资源投入方面给予支持，为信息化档案管理创造有利的条件。如：根据医疗机构发展的需要，配套专项资金，购置计算机、扫描仪、打印机等先进的电子设备，借助先进的技术，辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的人工操作导致的信息不全面、检索慢、借阅不方便的缺点，提高档案管理的效率[5]。四是在条件允许的情况下，借助网络系统，实现各机构之间的信息互通资源共享，从而满足医疗、教学、科研、管理等多方面的需求，推动医疗卫生机构的全面快速发展。
（三）加强档案管理制度建设，促进档案管理规范化、科学化发展
在卫生档案管理中，制度建设是首要任务，能够为整个工作的开展提供依据。因此，要遵循相关法律法规，结合医疗卫生系统发展实际，积极建立健全档案管理制度，将档案收集、保存以及归档等环节涵盖其中，制定针对性的管理制度，保证各个结构与部门的职责明确，为档案管理工作的开展扫清障碍。要将档案资料的收集归档作为重点内容，结合相关管理办法，促使其能够融入卫生系统整体管理工作，保证其与系统内技术、经营等处于同等地位，实现对系统内资料的全面收录，及时与档案管理系统对接，维护档案资源的可靠性。同时，对档案管理手册进行完善，做好信息区分，维护不同时期、阶段以及时间点档案数据的完整性，推动卫生档案管理向着规范化与科学化的方向发展。在完善制度体系方面，一是要在贯彻落实现有规章制度上下功夫，卫生档案管理工作的相关规章制度如《卫生档案管理暂行规定》《健康档案基本架构与数据标准（试行）》等要执行到位，要在构建档案管理工作责任体系上下功夫[6]。二是要结合实际，制定细化档案管理工作责任制度，理清领导及工作人员工作责任，并落实到每一个相关人员身上，调动档案管理相关工作人员的工作积极性、主动性。三是要完善档案查阅、登记、利用、科研等方面的制度，全面规范卫生业务档案工作。
（四）以档案管理信息化建设为方向，强化档案开发与利用
随着信息技术在各行各业影响力的不断扩大，卫生档案管理也将其引入其中，以信息化建设为方向。一是结合卫生档案管理系统建设实际，加大信息化建设资源投入，加快硬件设备的引进以及软件系统的升级更新。以计算机技术为依托，构建数字化管理平台，建立完善的电子文件归档管理体系，对医疗卫生档案信息进行录入、整理和储存，以达到对医疗卫生档案信息进行管理和共享的目的。做好资料分类，切实提高档案管理效率。二是重视建立信息化归档制度，以便增强信息化管理的规范性与有序性，医疗卫生档案管理部门应该根据医疗卫生档案管理的内容去建立电子文件归档管理体系，让工作人员在体系中去进行医疗卫生档案信息的录入、分类、储存、检索、管理和共享。三是做好信息安全防护工作。信息化管理模式在提供便捷性的同时，也深受不安全因素的威胁[7]，因此，要重视对信息化管理系统做好防护，加强安全建设，构建安全管理制度，采取多样性安全举措，尤其制定应急预案，对文件备份、软件杀毒更新、防火墙等措施进行综合使用。四是对管理人员进行针对性训练，以安全防护为内容，增强人员安全观念，促使其各项管理行为都遵循安全管理基本原则，确保档案资源自身的安全性，避免遭受不良损坏[8]。五是为了切实提升医疗卫生档案开发利用率，要落实精细化管理模式，增强开发的准确性，实现对医疗卫生系统情况的准确反馈，提供更具针对性、指导性以及准确性的信息资源。为此，要重视加快数据信息库的建设，强化对更大规模数据的挖掘、分析以及利用。
（五）构建高素质档案管理队伍，为卫生档案管理提供保障
卫生档案管理质量与管理人员素质息息相关。也就是说，人员素质是决定卫生档案管理效果的重要因素[9]。为此，要做好人员队伍建设。一是要结合新时代，落实职业观念教育，积极开展专业化培训，加快人员观念转变，增强责任意识。二是要重视建立科学合理的人员管理制度，保证最责任进行明确划分，落实到人，强化对人员各项管理行为的约束与规范。三是结合医疗卫生档案管理实践，开展全面的业务培训，主要针对新型的管理模式、管理规范、管理方法等，增强人员专业性，提升职业技能。重视对知识结构进行更新与调整，转变思维，积极引进先进的技术与手段，强化信息化、智能化与档案管理的结合，充分发挥现代技术的优势。四是要结合实际需求，积极引进高素质的专业人才，融档案管理、医疗知识以及信息素养于一体。在这一过程中，激励机制不可或缺，以便提升人员工作积极性，发挥人才创造性[10]。此外，要强化卫生行政主管部门监督指导，逐步改变档案管理人员身兼数职、调换频繁的现状。
四、结语
基于医疗卫生体制改革大背景形势下，卫生档案管理工作深受关注，成为影响整个体系稳定发展的重要因素。因此，要以时代发展为契机，积极创新管理理念，对卫生档案管理工作进行完善，正视发展中存在的问题，分析诱因，多角度进行应对，强化制度的优化以及体系的完善，依托高素质团队，加快信息化建设速度，有效提高医疗卫生系统档案管理水平，更好发挥档案资源服务社会的价值。
参考文献：
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