赵瑞捷
中国建筑第八工程局有限公司海南分公司 海南省海口市 570000
摘要：随着我国经济实力的快速提升，我国迎来了高速发展的全新时代，工程作为商业合作的重要部分，相关人员需要对其进行积极探讨和改进。工程具有耗费时间长、人员流动大、资金花费大等特点，由于涉及范围过广，工程管理十分困难。因此，企业需要进行项目资料收集。另外，工程资料是工程进行的依据，又反映了工程质量，并且间接强化了监管机制。因此，公司必须以整体角度分析工程资料录入和管理中存在的问题，并且进行相应改进。
关键词：建筑工程；档案资料；管理措施
引言
在工程开展中，文件与档案管理贯穿始终，对建设成果产生着直接的影响。若是管理不当，将会阻碍工程项目顺利开展。因此，积极探索行之有效的工程项目文件与档案管理措施具有重要的现实意义。
1利用计算机进行资料整编
公司要紧随社会发展的潮流，将高科技积极引入公司办公中。传统纸质资料填写前期表格制作麻烦，且表格复印需要花费资金，表格空位有限，在具体填写中容易出现字数超出的情况，而且由于纸质资料难以修改，最终收集资料中经常会有涂鸦错字，影响整体美观，增加审阅难度。同时，纸质材料难以保存、运输困难，在人事变动或者公司变址中经常会出现资料丢失情况，不利于后期资料提取，在产生财务纠纷时，相关人员难以提供原始材料，导致企业经济损失，影响公司发展进程。相关人员可以使用计算机进行资料收集和填写，该方式减少了纸张浪费，规范了表格填写方式，明确了具体工程实施情况，而且可以有效避免材料丢失，也方便管理人员进行存储。同时，资料保存时间变长，增强了对已结束工程的保障时间，可以有效减少偷工减料等情况的出现。
2严格按照标准规范，有效地做好资料的收集和管理工作
工程资料严格按照工程建设所在地方标准或行业标准进行组卷整理，一般分为工程管理资料、工程技术资料、质量控制资料、竣工图四大部分。工程资料编排顺序要按照施工进度时间顺序进行编排页码，资料顺序不得前后倒置，工程资料在时间上要与工程建设程序、施工组织设计、开工报告等相一致。纸质版本资料不得有涂改、代签等现象。竣工图的编制必须符合相关规定要求。施工单位将工程资料组卷整理完成后，完成自检、监理预检查工作，由建设单位完成审核，随后组织施工单位进行组卷，完成后向工程质量监督站提交工程资料检查。
3积极开展文件档案管理信息化建设工作
在工程项目文件与档案管理中，应该对新时代发展形势进行了解，加强对信息化技术的重视，创新以往的档案管理思路，将信息化机制纳入到大型工程项目文件与档案管理中，促使信息化与文件、档案管理相结合，进一步强化信息化建设。具体而言，需要以信息化技术、互联网技术为支撑，建立与自身发展模式相符的计算机网络平台，不断优化文件、档案管理系统，促使各个软硬件良好运行，进而打造全新的工程项目文件与档案观管理格局。在此模式下，不仅能够降低相关工作人员的压力，减少其工作量，而且还有助于提高文件、档案管理工作效率和质量。此外，在进行相关操作系统的引入下，应该注重数据的实时更新，为计算机网络平台良好运行创造优越的环境，减少管理问题发生，确保管理效果。在计算机信息网络技术的运用中，可实现资源共享，能够保证文档信息服务及时性。为了提升文件、档案的社会价值，还需要借助相关的科学技术将其变成活的信息，提高相关资源利用率。在推进工程文件、档案管理信息化进程中，需要注意的是，网络具有较强的开放性，在一定程度上对文件与档案安全造成了威胁，容易造成数据丢失、窃取等问题。因此，应该不断完善计算机信息管理系统，强化对文件档案的保护，做好相关的防范工作。为了加快大型工程项目信息化建设步伐，需要注重相关系统软件的开发。要想确保软件的可行性，满足现代文件与档案的管理需求。
相应的管理人员需要介入到系统软件开发环节，以促使软件功能更加完善和健全，具有优越的性能，增强信息数据质量，确保信息数据的准确性、全面性，真正提升工程项目文件与档案管理的信息化水平。
4于“互联网+”思维加强档案信息化管理制度建设
目前，结合实际工作状况，制定了科学完善的档案管理机制，开发出一套为基础设施“个性化定制”的工程项目信息化监控平台，实现全程电子化管理，优化企业资源配置，降低管理成本，规范管理流程，提高管理效率，同时为领导层做决策提供基础数据支撑。此外，档案管理人员应不断更新档案利用方式，明确档案工作的政策要求，充分认知制度所起到的引导性作用，严格按章办事。首先，重视档案编研工作，提高主动服务意识。档案利用是一项非常复杂的内容，不同人员具有不同的档案查阅权限，因此要对档案进行深层次的管理，不断健全和完善网络安全系统，做好目录编制工作。其次，丰富档案资源。档案的收集与整理是一项持久的工作，要充分认识到档案收集的周期性特点，定期主动搜寻相关文档，完善档案接收机制，将分散于个人和部门人员手中的档案及时接收过来，进行整合。并借助先进的网络技术手段，完善信息共享机制，建立标准化的数据接口，消除信息孤岛，提高档案资源利用效率，尽可能收集有价值、重要性强的档案，突出档案管理的有效性。
5联合各部门强化监管力度
整理一份工程资料，不仅需要对多个专业的内容进行整理，在整理过程中，还应该注重资料本身的重要性，不仅要保证资料的全面性，还要保证资料的真实性。在多个部门合作之下，多方合力，把握好各项关卡。在资料收集完成后，要对资料进行多次核对，在确认无误后再进行最终确认。审核人员要做好随时发现问题的准备，在发现问题后立刻寻找方法解决问题，不仅要及时改正问题，更要对问题进行追踪观察，防止同样问题反复出现，确保在工程进行过程中，各部门资料的对接和记录。在工程建设过程中，各部门应当对工程进度进行各种程度的检查，交叉使用定期检查与不定期检查两种方式。对于重点施工部分所要求的材料进行多次检查，严格管控质量。为了确保各部门审查的有效性，要学会灵活应对，不能照本宣科，而是选择最好的方法解决问题。
6确保竣工阶段的档案管理与竣工验收同步
在进入项目竣工验收阶段前，为了确保最终资料的完整性、准确性，应请相关档案管理部门或机构对最终的工程档案进行预验收 。在此过程中主要工作内容包括：是否根据相关规划要求进行竣工资料的收集、整理和归档；资料的完整性和准确性；盖章、签字手续的完备性；根据变更文件竣工图转绘效果等。确保预验收合格后，建设单位可获得工程档案认可文件，再对竣工验收进行有效组织。
结语
综上所述，在重视“互联网+”思维的同时，也要加强在信息化活动中形成的具有保存价值的各类照片及声像档案，强化常规收集。并通过档案信息全面掌握人才资源的开发和利用，为工程质量快速争创“平安工地”“优质工程”提供实力支撑，为公司资质升级提供软实力支撑，为现代化企业建设作出更大的贡献。
参考文献
[1]张彦辉．工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J]．工程技术研究，2018（06）：194-195．
[2]王晨瑜．浅析工程档案在重大工程项目安全管理中的作用[J]．中小企业管理与科技（上旬刊），2018（01）：147-148．
[3]贾梅．浅谈市政工程档案在城市建设与管理中的作用[J]．办公室业务，2018（12）：134．
[4]汪兴旺．工程档案在重大工程项目安全管理中的作用[J]．城建档案，2018（07）：35-36．
[5]文玉峰．园林绿化工程资料在工程管理中的重要性研究[J]．建筑与装饰，2019（013）：76，81.