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工程资料归档工作分析

发表时间：2021/6/7 来源：《基层建设》2021年第2期作者：李严萍

[导读] 摘要：伴随建设项目建设过程，形成了大量的工程技术资料。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司甘肃省兰州市 730050
        摘要：伴随建设项目建设过程，形成了大量的工程技术资料。工程技术竣工资料是工程建设的真实记录，是建设项目进行管理、验收及设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对使用和管理单位日后进行运营管理有着重要作用。基于此，本文就工程资料归档工作进行简要探讨。
        关键词：工程资料；管理；归档；
        1 工程技术资料归档工作的现状
        1.1 归档不及时
        及时性是技术资料归档的前提。目前，归档不及时包括资料收集不及时和移交不及时两个方面：①施工单位在施工管理过程中没有及时收集技术资料，存在重工程实体轻资料收集的情况，工程资料收集缺少整体规划和方案，到竣工时才临时抱佛脚，回头整理就很难保证资料的完整性；②移交不及时表现在，施工单位在项目投入使用半年后还没有办理竣工资料的正式移交，有的施工单位对电子版技术资料还不够重视，在竣工验收后先移交了纸质版的资料，电子版的迟迟不能移交，有的施工单位只交了电子版竣工图没有交内业资料的电子扫描件。
        1.2 档案资料时效性不强
        建设工程项目档案资料收集、整理等需要从项目合同签订开始，贯穿于建筑工程项目施工、竣工验收、试验运行全过程，涵盖了建筑工程项目开工报告、图纸审计、竣工验收报告，等等。但由于建筑工程项目档案资料收集、整理监控与管理不到位，导致资料收集不及时，影响建筑工程项目顺利推进，也使施工、竣工及监理等工作缺乏依据，缺乏真实资料和数据支撑，最终影响的是建筑工程项目的质量和水平。
        1.3 电子档不完整
        完整性是技术资料的基础。维修管理单位要求电子版与纸质版完全同步。目前，不完整表现在两个方面：①内业技术资料不完整，内业资料中有前期文件、施工管理过程文件、产品合格证和试验报告、消防验收报告、复验报告、白蚁防治表等文件，施工单位在扫描内业技术资料时，一些单位把消防验收报告、复验报告、白蚁防治表等一些后期形成的文件没有扫描进来；②竣工图纸不完整，有的施工单位没有把一个建筑单体建立一个电子文件夹，按照建筑图、结构图、水图、电图、暖图等分专业系统完整性的来收集整理。有的缺少水电图，有的图纸目录没有扫描和图纸的竣工图标没有签字，有的只是从设计院拷贝了 CAD 设计图，施工中变更的地方没有更改过来等问题。电子版的齐全和真实性是在纸质版真实齐全的前提下产生的，真实性是技术资料的灵魂。
        1.4 排列不科学
        工程技术资料归档不是简单地将工程资料堆砌在一起，装订扫描就完事了，组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，有很强的系统性和成套性。目前各施工单位交来的技术资料排列不科学表现在两个方面：①内业技术资料分类排列不科学，没有按照线别→专业→单位工程→分部工程→分项工程来排列，有的单位交来的扫描件，没有一个单体一个文件夹，文件和图纸没有分开，归档案卷中资料排列随意、顺序错乱、给日后利用资料带来不便；②竣工图纸的专业分类不科学，没有按照建筑→结构→装饰→水电暖来排列。
        1.5 电子档扫描的质量不一
        目前施工单位形成的电子版技术资料，主要是通过扫描纸质版技术资料和电子图纸 CAD 版本转换成 PDF 格式图纸，或者是直接扫描竣工蓝图来形成的。扫描的技术资料扫描件存在倾斜上下颠倒的情况，有的在扫描过程中有黑边、污点、等情况，使得电子档案不清晰，影响今后电子档的利用效果。
        1.6 电子版载体不规范
        维修管理单位要求施工单位在移交电子版本时用光盘和优盘两种载体各一套，有的单位只给了一种，有的单位优盘里夹杂着其他文件，有的优盘还带着病毒。究其原因：建设单位和监理单位要求不严；工程技术资料相关责任人对电子版技术资料重视不够，档案制度落实不到位；有的未进行任何培训就上岗。

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        2 工程资料归档工作对策
        2.1 强化工程技术资料
        电子化管理意识工程技术资料具有原始性、凭证性。一旦积累工作没有做好，造成残损、遗失，日后将无法弥补。因此，从项目组建时，严格落实工程技术档案“三纳入”制度，将工程技术资料的电子版工作纳入领导议程，纳入各项工作的计划中，纳入各类人员的岗位责任制中，强化技术资料电子版意识。
        2.2 建立健全工程技术资料管理网络
        建立完善体制机制、资料体系、坚持标准质量推进规范管理，全面落实技术资料管理工作的新要求。项目伊始，确定由项目经理统管，工程师主管，专业工长主抓、技术资料员专管的技术资料管理组织系统，形成层层负责、环环把关的责任体系。落实好技术资料各项制度，做好工程技术资料及其电子版的积累工作，项目竣工验收时，按要求进行规范整理，做到准确、完整、齐全。
        2.3 实行工程技术资料信息化工作与工程“四同步”管理
        进行工程管理的计划、检查、总结、验收各项工作时应同时进行工程技术资料及其电子化的计划、检查、总结、验收工作。发现问题，马上解决，如有遗漏，及时补缺。
        2.4 严格归档
        移交程序工程项目正式竣工验收后，工程技术资料人员按建设单位、监理单位的要求纸质版和电子版同时移交，尤其是在对施工监理单位向建设单位移交建筑工程项目文件的相关业务培训时，明确施工监理单位及其内部各部门的工作职责，档案资料审核职责。建设单位应专门设立建筑工程项目档案资料验收工作领导小组，做好工程项目档案资料的预验收。而作为代表业主单位监控建筑工程项目投资、质量及进度的监理单位，应严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》所规定的职责和要求，抓好档案资料监控和管理。再次，健全业务指导责任制。在建筑工程项目进入中交环节，档案管理部门及人员应重点做好竣工档案验收业务指导，主动对施工单位进行业务指导，创建直观档案整理标杆，为施工单位提供可看、可学、可借鉴的样本。此外，要耐心细致做好竣工档案预验收工作。
        2.5 强化培训，提升档案资料监控与管理素能
        建设工程项目建设中签订的工程合同，均有档案资料移交的标准和要求，为此，应加强建设工程档案资料收集、整理的业务培训，提升档案资料监控与管理素能。首先，要提前做好施工单位监理单位从业人员的档案培训，树立档案意识，增强档案收集的自觉性和主动性。其次，加强施工单位人员业务培训。重点是做好交工技术文件整理，以及相关的档案管理业务知识培训，熟练掌握不同行业、不同专业领域的建筑工程项目档案资料收集、整理、归档的标准、范围和要求。再次，要切实加强建设工程项目档案资料监控和管理。从完整性、真实性、实效性等方面做好档案资料监控与管理。
        结束语
        综上所述，工程技术竣工资料（包括纸质版和电子版）的收集和管理作为一项重要的基础工作，是工程规范化管理的缩影，也是单位细节管理的名片。只有与工程技术资料相关人员一起努力，才能系统完整地做好建设工程的电子版技术资料，为下一步搭建电子化信息共享平台做准备。关系眼前，利在将来。
        参考文献：
        ［1］王晓云，付菁燕.建筑工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性［J］.城建档案，2018（11）：139—141.
        ［2］朱玉明，陈雪萍.浅谈建筑工程项目中档案资料的监控与管理［J］.南方论刊，2019（06）：173—174.
        ［3］刘开强，陈楠.基于建筑工程项目中档案资料的管理与监控分析［J］.办公室业务，2018（06）：136-140.
        ［4］高晓明，闻豪.试分析基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性［J］.建设科技，2020（08）：116—117.