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浅谈如何做好综合办公室的档案管理工作

发表时间：2021/6/7 来源：《基层建设》2021年第2期作者：张莉

[导读] 摘要：目前，我国的各行各业建设的发展迅速，综合办公室的重要职责是协调各部门之间的关系，对于上级领导的工作，综合办公室需要及时了解情况，针对问题提出对策，协助领导完成工作，这就要求综合办公室拥有较强的办事效率。

        新乡中新化工有限责任公司河南省新乡市 453800
        摘要：目前，我国的各行各业建设的发展迅速，综合办公室的重要职责是协调各部门之间的关系，对于上级领导的工作，综合办公室需要及时了解情况，针对问题提出对策，协助领导完成工作，这就要求综合办公室拥有较强的办事效率。随着事业单位的进步发展，传统综合办公室的管理方式逐步暴露出管理理念落后、制度不完善、人浮于事等问题，这与新时代发展和事业单位自身进步要求是不相适应的。对此，综合办公室应该抛弃传统的管理理念，针对不同的时期采取不一样的管理方针，应该以提高工作效率和工作质量为第一目标，而为了达成这一目标，需要针对综合办公室的工作人员，使其在工作中能够更加主动积极，能够用最短的时间完成工作。
        关键词：综合办公室；档案管理；工作
        引言
        综合办公室作为企业的办事部门，对于企业的发展有着非常重要的作用，综合办公室的职责是在企业内部负责联系各个部门，使各方关系相协调，其要处理的工作较为复杂全面，要对各个部门的信息进行整理统筹。人是最重要的生产要素，综合办公室为了正常运转必须提升人员素质，只有从业人员都自愿提升自己的能力，各个部门才能协调一致，共同为公司发展助力，企业经营运转才能更加顺利。
        1综合办公室档案管理的特点
        （1）档案种类繁多。办公室的档案种类非常多，通常包括行政管理、收发文管理、会议纪要、人员信息、设备档案、工会资料等文件档案。由于档案信息的多样性，办公室档案的存储载体也多样化了，如图片、录音、录像、协议等各类文件和电子资料的责任书等等，不同的存储方式给办公室档案的管理增加工作量。总的来说综合办公室中档案的管理是一项庞大繁琐的工作。（2）档案管理的专业性、特殊性。综合办公室的档案管理中，有很大一部分是专业性较强的档案信息，如项目施工过程中的会议纪要及技术资料，对此类档案的管理，必须具备相关领域的专业知识；收发文看似简单，但必须要有写作能力的人才能进行更好的管理，而且管理过程是需要专业的方法和流程，因而与其他档案管理相比，综合办公室档案管理对于管理者具有更高的专业性要求。（3）档案更新频繁。综合办公室的档案需要经常更新，例如随着综合办公室人员的流动，人员的行政信息需要不断更新，又如作为设备管理单位的综合办，特种作业设备资料及人员操作证也需要根据施工需要，不停的进行更新和换证取证。因此需要频繁更新是综合办公室档案管理的的特征之一。
        2综合办公室档案管理工作改善策略
        2.1完善综合办公室的规章制度
        任何管理工作的开展都需要结合一个合理的规章制度，为了能够提高事业单位综合办公室的管理效率，需要内部能够制定并完善规章制度。传统事业单位规章制度的建立限制了职工的行为，对其行为进行了控制，即在规章制度上，事业单位总是规定职工哪些事情能做，哪些事情不能做，而这些规章制度有的已经不能完全适应当前社会的发展，有的甚至会限制职工的创造力，因此这不利于综合办公室管理工作的创新。首先，综合办公室规章制度需要明确每一个工作岗位的职责。使每一位职工能够清楚自己的岗位工作，当然这同时也需要不同岗位职工能够相互配合工作，只有职工能够懂得合作的重要性，能够在工作时借助他人的力量，才能使综合办公室的整体办公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同岗位的职工所工作的内容是不同的，完善工作程序就是为了加深职工对自己工作内容的了解，不仅仅是让职工能够按照规定进行工作，还要能够实现流程的优化，提高工作成效。最后，是建立适当的奖惩制度。规章制度的建立不能只是限制员工的行为，当员工犯错误时对其采取惩罚措施。实际上，当职工积极投入到工作中，较好地完成上级交给的任务时，事业单位也需要给予其一定的奖赏，对职工起到鼓励的作用，引导职工积极创新，使其在今后的工作中更加努力，为其所在事业单位的发展作出自己的贡献。

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        2.2增强办事能力
        做好本职工作，提高办事能力，是随着推进企业高质量发展办公室人员必须具备的基本素质，也是做好综合办公室工作的前提。第一，必须具备良好的语言表达能力。为了将上级管理者的意见传达给每一个部门，综合办公室人员必须学会用简洁的语言来传达明确的意思，要严格按照公司规定书写公文。第二，必须要学会与人沟通的有效方式。综合办公室的一项重要任务就是联络各个部门，因此其人员必须重视提升自己与人交往的能力，重视与人员的沟通效果。最后，要提升处理问题的能力。综合办公室的工作较为繁杂，这给工作人员提出了更高的要求，在工作实践中，工作人员应该首先处理较为紧急的任务，合理安排自己的时间，在遇到问题时进行冷静思考，合理应对。
        2.3增强员工的服务意识
        对于事业单位而言，综合办公室的主要职能就是协调各部门之间的关系，当两个部门之间因工作出现了矛盾时，以第三者的身份化解其之间的矛盾。可以说，当前综合办公室是一个服务的部门，其目的是为了事业单位内部关系的稳定，从而促进事业单位更好地发展和进步。为了发挥出综合办公室服务的作用，需要增强员工的服务意识。如事业单位可以针对综合办公室的工作人员展开一些专门的培训，培训的主要内容就是综合办公室设立的目的和对事业单位发展的作用，通过培训职工可以使其明白自己的工作价值所在，当他们意识到自己工作的重要性时，就会按照规章制度来履行自己的职责，为事业单位服务。除此之外，还需要创新综合办公室的管理方式，通过学习其他事业单位先进的管理经验来增强员工的服务意识。只有提高了员工的服务意识，他们才会更加积极地投入到工作之中，才能将自我的发展与单位的发展相统一。
        2.4发挥桥梁作用
        综合办公室作为综合协调部门，就是要把员工群众的利益作为工作的出发点和落脚点，切实解决好员工最直接、最现实、最关心的利益问题。首先要热情接待。说话要和气，行为要礼貌，能办的事立即办，不能办的事要耐心解释，不属于自己职责范围的事要积极引导办理，坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”的现象；其次要畅通诉求渠道。综合办公室人员要尽量多挤时间深入基层，探访员工群众工作生活的具体情况，认真分析收集的各方信息，如实编写调查报告，及时反馈给相关领导。
        2.5采用信息化的管理平台对档案进行管理。
        鉴于传统管理方式的各种弊端，综合办公室档案管理应采用信息管理模式，即结合相对先进的信息技术，以网络为管理平台，对办公室的档案信息资源进行更加科学的管理和开发。确办公室档案管理能够有效地为企业的生产经营提供更好的服务。办公室档案管理信息化可以有效保证办公室各部门工作人员通过计算机或网络技术提供准确的数字信息，对企业的生存和发展产生积极的影响，并能为企业经济效益的最大化提供更好的保障。通过对传统的办公室档案管理的方式进行升级，使办公室的档案管理变得更加高效，减轻管理人员的工作负担。
        结语
        综合办公室档案的有序管理可以极大地提高工作效率，可以有效地保证办公室档案信息的安全保密，能够最大限度地保证档案信息的开发利用，有效降低工作人员的工作强度，对企业的发展有着积极的意义。本文介绍了综合办公室档案管理的特点，分析了办公室档案在管理过程中存在的问题，并提出了一些解决思路，可为综合办公室的档案管理工作提供理论借鉴意义。
        参考文献：
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        [4]乔前岐.浅谈如何做好办公室档案管理工作[J].办公室业务，2016（24）：116.
        [5]侯晋丽.浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务，2017（01）：71.