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浅析公文管理系统的建设要点

发表时间：2021/6/7 来源：《基层建设》2021年第2期作者：彭建彩

[导读] 摘要：在行政管理工作中，通过对文书进行规范化处理，便会形成所谓的公文。

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        摘要：在行政管理工作中，通过对文书进行规范化处理，便会形成所谓的公文。公文在企业行政管理工作中的所有环节中需要得到全面贯穿，而政府机关单位的公文管理水平则能够对其行政管理工作的有效性及效率进行一定程度的反映。所以，对于政府机关单位来说，要想实现各部门间的高效协调与沟通，就必须要做好公文管理工作，而这就需要建立一个完善的公文管理系统，以此确保政府机关在公文管理系统的推动下具备深厚的可持续发展基础。为此，本文便对公文管理系统的建设要点进行探讨，以期为政府机关对公文管理系统的建设工作提供一定的借鉴思路。
        关键词：公文管理；管理系统；建设要点
        引言
        国家机关单位在对自身职责进行充分履行过程中，需要将公文作为重要工具，可以说，公文在企事业单位行政管理过程中发挥着至关重要的作用。自上世纪80年代以来，我国国家机关便已将公文管理引入其中，以此推动自身的信息化发展进程，使公文流转速度得到进一步加快，公文处理取得更高效率，进而促使国家机关单位在行政管理工作中全面实现规范化、科学化与制度化的公文管理，全面提高了国家政府机关单位的行政效率。以下便对政府机关单位的公文管理系统建设要点进行分析，以期能够为其他国家机关单位在建设公文管理系统过程中提供相应的借鉴思路。
        一、公文信息化管理模式转变的内涵分析
        对于公文管理来说，其信息化转变是将传统的纸质公文管理模式转变成数字化信息管理模式，也就是说在公文管理过程中，其信息化转变需要以互联网技术为依托，以实现对公文的创建、传阅、审批及办理等。业务公文在运转、存储、传递及办理过程中，都需要应用到相应的公文信息资源平台，通过对公文信息资源平台进行网络化的构建，能够对机关单位在公文管理中的实时调用需求进行有效满足，从而使机关单位在行政服务质量方面得到进一步的提高。对于公文管理信息化转变过程中应具备的内涵来说，其内涵主要体现在四个方面：其一，通过信息化技术及互联网技术的应用，促使公文管理工作实现信息化与网络化；其二，构建公文信息管理系统能够对公文信息进行一体化建立、管理及处置；其三，公文管理信息化平台的建立，将使公文信息在平台中进行高度共享；其次，通过公文管理信息化转化，可促使企事业单位，机关部门等机构的行政服务质量得到有效提升。
        二、公文管理系统的建设要点分析
        （一）公文收发
        在公文管理系统建设过程中，需要将工作流程作为系统运作的内在驱动力，将文件作为载体，以确保公文能够在不同人员、不同岗位乃至不同单位中进行高效流转，使公文信息得到顺利的传输、创建、审批及发布，从而使不同业务之间具备良好的协同能力，这样系统才具备强大的管理功能。在建设公文管理系统时，需要结合政府机关单位的实际情况，对相应的公文管理流程进行制定，确保该管理流程能够和单位实际状况相符。在公文管理工作中，包括收文与发文两类，在发文过程中，其主要流程涉及到拟稿、部门审稿，签发、会签、核稿、归档、套红等。各个节点依据不同级别的发文机构，其发文流程也有所不同，如院级发文，二级单位发文、职能处事发文等，除此之外，对于不同的发文机构来说，其流程节点中的节点用户也需要进行不同的配置，按照不同功能节点，在流程配置过程中，要想实现公文信息的正常流转，便需要具备相应的功能权限，如签署意见、公文套红、指定主送抄送单位、修改正文与附件等功能。在对公文进行收文过程中，其主要流程涉及到收文登记、院领导批示、部门领导批示、传阅、承办、办理、归档等。按照不同级别的收文机构，也可将其划分成职能处室收文、院级收文和二级单位收文等。依据不同的收文类型，则可划分成电子收文登记与纸质收文登记。而依据不同的收文机构，其各个流程节点中的节点用户也需进行不同配置，依据对应的收文类型，需要对收文登记节点应具备的权限进行明确，在纸质收文登记中应具备编辑正文权限，并按照不同功能的节点对流程正常流转应具备的功能权限进行配置，具体涉及到文号编辑、传阅权限控制、办理意见编写、批示意见编写等功能。

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        （二）公文套红
        在公文管理流程中，套红是其重要环节之一。通过公文套红能够使公文版式进行相应的转换，考虑到在公文管理中需要严格按照相应的格式来进行发文，这也使公文处理人员往往要在每次发文时需要对公文要素进行逐一调整，而这不仅大幅增加了公文处理人员的工作量，而且也使公文流转效率受到了极大影响。所以，需要在公文管理系统中对常用发文格式进行相应的制作，确保其能够转换成与版式标准相符的红头模板，以便于在系统中进行随时调用。这样在公文套红过程中，便可通过模板调用来实现公文版式的自动化转换，从而使公文处理人员取得更高的工作效率，并且在公文中已经填写的信息，同样可以利用套红方式对待发公文中对应位置的信息进行填充，确保在套红处理以后能够使待发公文符合公文标准版式，进而使信息填写操作得到进一步简化。
        （三）公文交换
        在公文管理系统中，对发文与收文进行转化时所产生的过程，便是所谓的公文交换。通过公文交换，能够使发文流程将其作为分割节点，从而使收文流程能够进行公文签收，进而提高了发文办理速度，也使单位内部对公文信息的流转变得更加便利。虽然从表面上来看，公文交换是不同单位进行公文传递的过程，但实质上却是公文在收文员和送文员间的传递。在公文交换过程中，需要保证公文能够向着特定的人员进行准确、安全的递交，同时还要对公文进出口进行统一，以使公文在收发过程中的类型及数量等得到准确、便捷地统计。考虑到客观条件的影响，如果公文系统存在差异，在进行收发文过程中，为了实现公文交换，还可对数据摆渡方式进行必要的考虑。
        （四）公文查询与归档
        当收发文已经过公文流转以后，需要确保其能够进行查询和归档，以使公文具备良好的可追溯性。依据实际管理方法，在对以归档公文进行管理时，应对其具体权限进行控制，这些权限涉及到公文的打印、传阅、下载及查询等方面。
        （五）纸质文件流转
        如果公文具有一定的机密性，无法在非密办公网中进行流转，并且该公文不具备涉密公文管理系统的单位。因此，在对此类公文进行流转时，应使用纸质文件，并采用公文管理箱系统，以此确保公文管理系统能够显示出公文管理箱中的文件数量，这样收文员在得到提示以后，便会对纸质公文进行领取。在公文管理系统中，其主要由两大部分组成，分别是箱体管理系统与公文管理箱体，通过将箱体管理系统连接至公文管理系统中，利用信息集成技术，能够使公文管理系统实时显示箱体中纸质文件的管理信息，进而加快纸质文件传递，并对纸质文件所处位置进行追踪。在具体实现过程中，需要通过公文管理系统来对用户ID进行查询，并将查询信息发送至箱体管理系统，这样公文管理系统便可对用户权限进行分配，从而使纸质文件收文员能够在公文管理系统中对相应的接口函数进行调用，以此对箱体中的公文信息进行查询，而公文管理系统则能够对这些信息进行实时显示。
        结语
        总而言之，在公文管理系统建设工作中涉及的要点主要有权限控制与审批流程，利用套红来对公文版式进行转换，公文从发文至收文的自动化交换，控制归档公文权限，加强公文管理系统交互性设计以及纸质文件信息显示及追踪等方面的内容。通过建设完善且功能强大的公文管理系统，能够使系统的使用变得更加可靠、便捷、安全，加快公文信息的流转速度，全面提升企业机关单位的行政管理质量及效率。
        参考文献：
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        [2]陈颖文.创新公文管理工作提升服务效能的路径探析[J].办公室业务，2020（18）：6-7.
        [3]王文博.公文管理工作中的常见问题及解决对策[J].办公室业务，2019（22）：4+10.