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项目管理办公室在工程项目建设中的重要性分析

发表时间：2021/6/7 来源：《基层建设》2021年第2期作者：李禄琼

[导读] 摘要：我们在进行工程项目建设的时候经常遇到项目参与各方之间信息不统一和不全面的问题，导致工程项目建设存在效率不高，为解决此类问题，项目管理办公室这一角色应运而生。

        成都中邦吉商贸有限公司四川成都 610000
        摘要：我们在进行工程项目建设的时候经常遇到项目参与各方之间信息不统一和不全面的问题，导致工程项目建设存在效率不高，为解决此类问题，项目管理办公室这一角色应运而生。本文首先对项目管理办公室做简要概述，然后介绍建设工程项目当中几种常见的办公室类型、组织结构，并对其功能性、合理性进行评价，最后对项目管理办公室的重要性进行论述。通过本文研究，希望为工程项目建设管理过程中所遇到的类似问题提供一些参考。
        关键词：项目管理办公室；项目建设；重要性
        1引言
        在对工程项目建设过程中往往伴随着多方信息传递以及不同参与方因为沟通不畅导致关键信息丢失的问题，严重影响建筑工程的施工进度。对此提高项目信息沟通有效性可大幅缩短信息搜索时间，提高决策效率，而改善信息传递机制无非从建立信息管理系统和建立项目管理办公室入手，而后者现如今应用更多，所以我们要对其进行细致研究。
        2项目管理办公室概述
        项目管理办公室（Project Management Office，PMO）于20世纪90年代初期逐步得到发展和完善，美国项目协会对其做出如下定义，即项目管理办公室职责范围包含了从提供项目管理支持到直接管理项目，同时是一个负责对所辖项目进行集中协调管理的组织部门。萌芽期的PMO其优越性还未被企业发掘，大多条件下被企业用来“管制”项目经理，少数范围内提供服务和支持工作。自90年代后期，对于公司层面来说，公司需要完善策划一个执行商业策略的理想环境；对于公司企业领导无论是涉及项目经理还是公司管理人员来讲，企业统一管理各个项目运作变得越加明显，同时伴随着PMO制度开发运用其优越性不断展现出来，PMO都被证实是有效的制度方法。为有效解决工程项目资源合理有效分配的问题，PMO通过多个角度分析各个项目的特点，选择合适的办公室管理模式，并且根据预先设定的规则策略对其进行有效评价，得出资源分配的优先次序。公司项目从本质上来讲具有一个显著的特性--暂时性，即通过公司全员的共同努力，在特定的时间范围内完成或者创造出相应的产品。从项目建设全生命周期的角度来看，项目公司运行包含多个阶段，每个阶段除了其独特的工作事项外，还存在着交叉重复的事项，其目的就是使各种工作事项得到优化顺畅的解决。
        3 项目管理办公室的类型评价
        不同的建设工程项目当中的项目管理办公室有所不同，主要有以下几类：
        （1）战术级项目管理办公室。其规模比较小且建设成本不高，影响也不大，适合客户不多的工程项目，主要作用是能够实现对计划和成本的管理追踪。
        （2）跨功能级项目管理办公室。其主要在中型工程项目当中得到应用，能够对问题和人力资源等进行管理，可避免工程项目施工出现大的风险。
        （3）战略级项目管理办公室。其主要对公司在发展过程中面临的全局性、长远性的事项进行决策分析，如分析项目是否可行、评价项目盈利能力以及策划公司的发展发展方向等重大问题。
        （4）企业级项目管理办公室。与战略级项目管理办公室相比，企业级项目管理办公室则侧重于公司发展的具体事务，如办公综合管理、人力资源管理，其目的是通过有效管理实现公司的正常运转，实现收益最大化。在实际项目实施过程中，企业级项目管理办公室的选择要综合考虑多个因素，不仅要考虑项目的层次结构、人员构成，而且还要综合分析项目的规模大小，除此之外，还需要了解项目管理者以及各部门人员对于办公室职能的意见和建议。
        （5）其和项目管理组织之间主要有两种关系，第一是参谋部门，第二是决策管理部门。

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前者是支持者的角色，主要在于提供技术支持；后者充当领导者和管理者，制定工程项目标准与制度，进行人员培训等工作。
        4项目管理办公室的组织结构
        通过前文介绍了几种常见的项目管理办公室类型，那么在建立项目管理办公室之前还要充分考虑几个比较重要的问题，如工程项目的所属层次、工程项目的规模、办公室的职责范围以及在组建过程中可能遇到的问题等。明确以上问题之后再确定项目管理办公室的设计参数，一般来说，办公室的建设要明确以下几个程序：首先是要做好项目管理办公室前期准备工作，包括对组织现状进行分析，建立管理办公室目标和整体项目规划；其次是进行项目管理办公室工作计划制定，确定其组织架构和工作人员的选任标准，明确项目管理办法和操作流程，建立绩效评估制度；最后要建立办公室，进行人员招聘和选择管理流程、组织设计、制度设计，制定好的项目管理办公室程序。
        此外，办公室经理、项目管理小组和协调员、技术支持小组是组成项目管理办公室的主要人员，其负责不同内容。如项目管理小组的工作主要在于项目准备阶段的工程管理框架构建，维护项目运行和后期维护；协调员的作用主要在于对项目经理和团队提供技术支持监督，保证计划得到执行，统计其他各种资料；技术支持小组负责对项目管理细则进行解释，提供规范工作标准，以及对员工的专业管理软件的培训工作等。
        5工程项目管理办公室的重要性分析
        项目管理办公室在项目中的作用，主要体现在其职能方面。
        （1）服务支持中心。工程项目管理办公室要将自己当做服务支持中心定位，这是做好项目管理的前提，能够提高项目管理效率，这也是为项目提供帮助和支持的过程，若项目管理办公室需要大量信息和服务会阻碍工程项目发展，因为项目管理单靠工程项目管理办公室提供支持才能取得成功，工作内容包括提供技术问询服务、项目管理流程和制度制定以及提供检查清单等和协助项目经理完成工作计划制定等。
        （2）沟通协调中心。第一，站在外部项目管理角度上看，项目管理办公室管理体制属于项目管理体制框架，其需要将公司项目管理模式和管理理念、方法和外部管理部门协调起来，对公司整个项目管理理念深入理解；第二，站在公司内部管理角度上看，工程项目管理部门是所有部门之间的中枢，所以其特殊性也决定了其必须要成为项目信息的重要交流中心。
        （3）管理培训中心。在很多当前所管理的项目工程当中，工程项目管理办公室的主要作用就是进行项目管理培训工作，并且要保证培训工作的全面性，和工程项目管理办公室的其他服务一起提供。
        结束语：
        相关数据表明当前在建筑行业当中实施项目管理办公室的占比在所有行业中占比排名靠前，由此可以看出项目管理办公室对于工程项目建设的重要作用，尽管建立项目管理办公室对于项目建设的好处比较多，不过也并不是所有的工程项目都需要建立项目管理办公室，具体还是需要根据实际工程特点进行，对此要保证在工程项目成本可控的前提下进行项目管理办公室才更有可操作性。
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