中铁一局新运朔黄铁路肃宁分公司
摘要:随着社会的进步,经济的发展,综合办公室工作在新形势下面临着许多的挑战和机遇,只有通过不断的转变观念、锐意创新、挖掘潜力、才能为单位发展作出新贡献。每一个用人单位,都会在一个地方聚集各类人才,这个地方就是综合办公室。综合办公室是沟通上下、联合内外、协调左右、保证各种管理工作正常运行的枢纽,因此综合办公室的形象与单位的形象息息相关,所以用人单位在提高综合办公室的管理效能的同时,还要提升综合办公室科学水平,加深科学化程度。
关键词:综合办公室工作;科学化;提高管理水平
1.引言
综合办公室作为一个综合管理部门,它不仅要起到综合协调、检察督促、承上启下和参谋助手的作用,还要随着工作需求而发展。随着时代的发展,综合办公室工作迎来了更有难度的新要求。这就要求综合办公室工作人员要端正态度、摆正心态、在尽职尽责的做好自己的本职工作的同时,还要勇于开拓新思路、采取新方法来挑战新困难。
2.综合办公室工作科学化的重要性
2.1直接关系到上层领导的决策水平
综合办公室工作科学化,可以促进系统的运转,这就要求管理者提高自身的决策水平。综合办公室是一个负责信息的收集和传递的部门,是帮助领导决策的辅助部门。这就要求综合办公室帮助领导搜集信息的同时,还要分析和判断资料信息的准确性,这样我们就可以在领导做重大决策前,提供更加准确、及时、全面的信息,促使领导者做出正确的决策,有利于辅助领导者塑造一个成功的企业。综合办公室工作的科学化保证了信息指令的通畅,可以使职员们充分了解公司领导的工作意图,清楚上级部门的要求,充分的发挥综合办公室的纽带和桥梁的作用。
2.2直接影响到机关的办事效率和服务质量
在成为综合办公室的一员的同时,我们就被要求将工作中遇到的问题,通过适当的方式进行有效的解决,还要时刻的注意自己的说话方式。工作中必不可少的就是要有对工作的积极性和主动性,在工作中做到口勤、手勤、脚勤和脑勤,只是基础要求,培养自己团队协调的能力和顾全大局的意识才是最重要的。“综合办公室里无小事”足够说明,无论是印章管理、信息处理、公文处理、后勤管理还是公关接待以及领导交待的工作,都必须认真处理。这样才能提升自己工作的正确率,不会让自己因为在一件小事上犯错,而致使整个公司蒙受很大的损失。对于工作中存在的问题,我们要先从自身寻找问题,养成“有问题,找自己”的良好习惯,从而避免部门与部门间发生扯皮和相互推诿现象,从而更好地提高服务质量和办事效率。
2.3关系到管理系统的协调运作
我们知道综合办公室工作的科学化需要一套精密的流程,因此针对功能不同的综合办公室来说,就需要将运转公文、宣传新闻、管理会议、管理网站、安全保密、处理信访、机关财务等各方面工作的具体流程逐渐建立起来,依照建立的流程可以使各项工作按照流程依次进行,从而提高办事效率,减少差错。管理系统的协调运作关系到各部门间的沟通、领导与部门间的沟通是否有效,这就要在流程设计过程中,形成环环相扣、左右联动、上下互动的链条,使各环节在相互制约的同时又相互促进。同时在努力实现各环节间的“无缝衔接”的过程中,还可以用这种方式达到共享信息和有机配合的要求。
3.将综合办公室管理制度化、程序化和自动化,提高科学化、精细化管理的能力
3.1实现办公制度化
改革开放的新政策,给我国的经济建设带来了新的机遇,各行各业迎来了新的发展契机。综合办公室是协调领导同志和领导机关的部门,因此综合办公室工作需要从加强制度化管理入手,其制度不健全、不完善就说明其管理上存在着漏洞,这里的漏洞指的是隐患。不可否认的是,漏洞的出现有人为的因素,更有制度上不健全不完善的因素。健全制度,不仅能起到防范于未然的作用,而且还有利于又快又好的解决隐患。下大力气抓好制度健全和完善制度内容这两点,有利于一般事务的解决。
健全制度和完善制度内容这两点,同时也是加强制度管理的核心内容和关键所在。制度化是一种动态管理,它随着情况的变化而改变,从而适应内外环境的变化,以此来达到与时俱进的目标。
3.2实现办公程序化
一个程序不管有多好,或者有多便捷,如果这个程序不能被实行,那么便是毫无意义的,因此一个程序的可行性总是被放在第一位。可行性实际上就是指只能实现的或能够做到的。在制定程序的过程中,可行性放在第一位无可厚非,接下来就要考虑一个程序的简捷性、系统性和有序性,因此就要对程序进行必要的明确。想要实现综合办公室管理工作的正常化,这就要求事务严格按照程序来进行。按照一定的程序有条不紊的、有准备的、有步骤的、循序渐进的进行,才能够加速工作的进程,实现综合办公室管理的正常化,提高工作效率。
3.3实现办公自动化
办公自动化没有一个统一的定义,它是一种新型的办公方式,将计算机网络技术和现代化办公结合起来。综合办公室自动化系统可以把各种日常不易于量化且繁琐的事物集中到一个统一的平台上解决,大大的提高了工作效率,同时它还可以完成简单的日常的事务管理查询、解决人员调配、项目流程管理和实时任务控制等问题,甚至可以辅助企业实行更高的经营决策。办公自动化在不同的部门有着不同的名称,其中,在行政部门,习惯将其称为电子商务;而在企事业单位则被习惯性的称为OA。现代意义上的办公自动化不仅包括实时办公、信息处理;还包括着公文流转、查询检索等部分,其内容涵盖了管理学、系统工程学、行为科学、管理科学等多个学科的技术与理论。信息时代的到来,促使其进一步的发展,信息技术的发展加强了综合办公室办公效率,其中公开政务等政策,加快了综合办公室自动化的建设。作为综合办公室的一员,我们要积极创造条件,促进综合办公室自动化的进程。
3.4提高科学化精细化管理的能力
综合办公室工作者仅有科学化、精细化管理的意识是远远不够的,还需要有相应的能力,努力提升精细化管理的水平,提高分析问题的能力,落实各项工作。这就需要从综合办公室工作的实际情况出发,通过收集一系列的实践资料,以及在各种工作中历练,来提高自身科学化精细化管理的能力。多多研究领导的工作思想,准确把握领导的意图,做事前要做到瞻前性思考,来不断的增强工作的创造性和预见性。综合办公室作为一个综合部门,可以充分发挥其联系左右、沟通内外、承上启下、沟通内外的优势。在重大问题的处理上,考虑全局;在一些细节问题上也要考虑全局,这样才能提高协调统筹的能力。
4.树立良好的工作作风
作风不牢,地动山摇。清除形式主义、做表面文章的作风。还要清除奢侈浪费、敷衍塞责的作风。对于既定的措施和目标,要发扬雷厉风行的作风,对待各项任务不能拖拖拉拉、皮皮沓沓,要不折不扣的落实任务,迅速到位。领导交代的事情要在抓紧办的同时做到办好,办漂亮。还要坚持说实话、办实事。坚持不摆花架子,凭真本事、凭真抓肯干来做出真功实绩,不做表面文章。拒绝高高在上、摆架子的作风。对待基层反映上来的问题,要仔细分析,寻找解决的办法,还要及时的汇报上级;同时,上级下达的指标,要及时传达,并且要做到准确记录。良好的工作作风的建立,需要有强烈的责任感和事业心,这样才能增强工作的时效性,做到真抓实干。
5.结束语
随着社会的进步,经济的发展,综合办公室工作在新形势下面临着许多的挑战和机遇,只有通过不断的转变观念、锐意创新、挖掘潜力、才能为单位发展作出新贡献。我们在综合办公室每天做着同样的工作,自以为对这份工作很熟悉,但其实还是不同的。具体实践中,我们会遇到很多的问题,所以还需要继续深入研究,寻找解决的方式。探索新的方法,找到解决问题的新思路,全面提高工作水平,切实加强自身建设,这样才能促进综合办公室管理工作更上一层楼。
参考文献:
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