准格尔旗自然资源局 内蒙古鄂尔多斯市 010300
摘要：人事档案整理工作是一项技术性较强的工作，档案工作人员要做好这项工作，应具有较强的事业心和高度的责任感，还应熟练掌握档案专业的业务知识。本文论述了新时期行政事业单位人事档案整理工作中常见的问题及对策。
关键词：新时期；行政事业单位；人事档案；整理
行政事业单位人事档案属于政府内部重要的政策性文件，因而在其管理上需投入更多的精力，从而使重要机密得到有效保护。唯有做好相应的档案管理工作，才能让干部人才得到更合理的任用。
一、人事档案的重要作用
人事档案关系到职工的工作与生活多方面内容，通过人事档案能为职工办理各种政审方面的手续。人事档案真实的记载了职工的工作成绩、生活状况、工作经历、学习情况等重要信息，是职工能享受企业各项待遇的重要依据，关系到每一名职工的切身利益。另外，人事档案具有一定的社会价值，在市场经济体制不断深入的情况下，行政事业单位的发展需信息资源作为支持，人事档案通过对职工真实信息的准确记载能实现企业与职工间的有效沟通，帮助企业合理配置内部各项资源，实现对职工的社会化管理，促进整个社会的发展进步。随着时代的发展，传统的人事档案整理方式已不能满足社会的需求，因此行政事业单位应不断完善创新相关整理机制。
二、人事档案整理的要求
1、认真鉴别。对收集起来的每一份材料逐一鉴别，该归档的材料一定要归档，对规定不能归档或无归档价值的材料要剔除予以处理。根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值确定材料的取舍。
2、归类准确。就是对归档的材料，按人事档案内容分类归类，做到每一份材料各就各位。归类准确是整理工作中最基本的要求，直接影响整理工作质量和利用工作效率。
3、编排有序。其是指在归类准确的基础上，根据不同类别材料的具体情况和实际需要，采取按时间、分体系、分层次、分项目的科学排列顺序，使档案材料在排列上有规律可循，从而达到便于利用的目的。
4、目录清楚。每个经过整理的人事档案都应填写目录，并做到字迹工整、项目齐全、内容规范，目录登记情况与实际档案材料完全相符。
5、装订整齐。它是指整理后的档案要加封面装订成册，达到线绳系紧、材料整齐、外观洁净。
人事档案只有按上述整理工作要求，经认真整理，才能达到完整、真实、条理、精炼、实用的质量要求。
三、人事档案整理工作中常见的问题
1、工作程序复杂，整理效率不高。人事档案整理工作的文件相对繁杂，其不仅需资料的收集和审核，同时还需分类和归档。人事档案是历史且全面地考察了解和正确使用相关人员的重要资料，因而在进行人事档案管理工作时，更需秉承认真严谨的态度，以此降低信息的错误率。而在当前情况下，尽管管理方法已得到了相应的改进，但由于工作程序步骤的复杂性，其整体效率仍处于低下水平。在进行人事档案管理时，需单独的表格制作，最终汇总成《人事档案专项审核统计表》，便于后期调查核实、组织认定和材料收集。由此可见工作量之大，将直接影响工作效率。
2、档案资源缺乏，影响材料完整。由于对相关人员的档案进行管理需相关的资料作为支撑，但在当前情况下，在进行档案资源收集时往往出现不完整状态，由此影响人事档案管理工作的完整性。例如，在档案材料核对时，需相关证明材料进行校对，而由于档案资源的不完整性，将影响每一份档案材料的正确性和清晰性。
3、整理深度不够，信息管理混乱。在现代电子信息技术不断发展的情况下，尽管现如今越来越多的人事档案管理处将计算机引入到档案管理中，但仍有许多先进的技术手段还尚未开发和引用，甚至有些行政事业单位还采用手输档案信息的方式进行资源库的建立，由此在很大程度上增加了档案存储的正确性，从而影响实际的工作效率。
4、人事档案整理人员素质较低。在新形势下，对人事档案管理人员提出了更高的要求，但很多从事人事档案整理的工作人员都会身兼数职，无时间和精力完全投入到档案整理工作中，更不用说学习先进的档案管理理念，素质低下导致工作效率低下，再加上工作更换频率高，新接手的人员都不熟悉档案整理工作，需进行岗前培训，从而阻碍了档案管理工作的发展。
四、新时期行政事业单位人事档案整理工作的对策
1、加大人事档案新政策宣传力度，提升依法管档意识。为了更好地提高管理档案的意识，需加大人事档案新政策宣传力度。对人事档案进行新政策的专业知识学习，以此更切实地提高档案管理队伍的实践能力。档案管理事业的发展需档案管理人员积极将新政策与旧政策进行比较，进而不断地采用优化策略，创新档案管理工作方法，以此更好地提升整体的档案管理效率。新政策的宣传能在认知层面对档案管理队伍素质水平产生潜移默化的影响，让其通过理论层面的知识学习，不断将工作实际同专业理论进行对比碰撞，以提高自身的档案管理技能。
2、健全人事档案整理工作机制，提升档案整理效率。由于人事档案整理工作的程序相对繁杂，因而需结合建立人事档案沟通机制，通过沟通交流减少其中的材料遗漏及错误出现概率，进而切实提高材料整理归档效率。由于人事档案管理工作流程往往涉及多个部门，而建立档案整理工作机制能有效提高其中存在的沟通难题，因而人事档案管理部门应及时将档案在一个月内形成档案材料，并在整理完成后快速移交档案管理部门，降低档案材料遗失的风险。同时，人事档案管理部门还需对档案材料进行催交，并将符合规定的档案材料在1年内归入到档案中，并在2年内打孔，装订入册。
3、积极推动人事档案精细化管理，提高档案整理水平。首先，细化整理流程。在整理档案时，资料的收集、审核和归档是必不可少的重要环节，而为了更好地提高档案管理的效率，需细化整理流程。管理人员要认真、仔细研读《档案工作条例》等相关规范文件，在资料整理时还要细致辨别每一份材料的形成时间、原因、背景等信息，并将其进行归类总结。例如有些职工工作岗位经常发生变动，还会分别产生不同层次的人员变动等材料。在如此繁重的工作量下，为了更大程度地提升档案管理的实际效率，并降低档案资料中的错误率，不断细化其中地整理流程具有重要意义。其次，细化制度执行。在人事档案材料收集、审核及归档工作中，需细化制度的执行程序，尤其是对个人档案中存在的错误材料，需对其工作时间进行认真核对，对于其中存在的错误，要让其进行手续的登记，并要退回材料形成部门重新制作。另外，还要对材料进行本人的核对及签字，并要盖上相关印章，从而使档案材料更加准确及完整。最后，细化信息管理。对人事档案进行数字化管理，是与新时代科技相结合的重要体现。在现代社会中，计算机技术在档案管理中发挥着不可替代的作用，因而在实际操作中，需通过电子扫描等科技手段将相关人员从业情况录入到电脑中，由此便于后期的查询，同时也能建立先进的电子档案资源库，降低伪造虚假信息的可能性。将传统的人事档案工作与现代科技相结合，能更加有效保护文件，因而细化档案的信息管理具有实际性意义。
4、提高工作人员的素质。①要加强工作人员的思想道德学习，干一行爱一行钻一行，认真做好本职工作，提升他们的政治素养；②创造条件，定期或不定期对工作人员进行培训，既要对工作人员进行专业培训，了解新的档案管理理念，同时还要对工作人员进行计算机等方面的培训，为档案整理信息化打下基础，及时掌握档案整理有关的新规定，保证档案整理能做到实时更新；③建立一套完善的工作制度，约束档案整理工作者，督促他们提高自身素质和专业性，规范档案整理工作，以提高工作效率。
参考文献：
[1]姚珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案,2018(12).
[2]李艳芳.浅议行政事业单位档案管理的创新路径[J].延安职业技术学院学报,2019(04).