中国建筑材料工业地质勘查中心陕西总队 陕西省西安市 710000
摘要：在当前大数据时代背景下，以互联网为载体的新媒体平台已成为大众传媒的重要表现形式，新媒体平台通过对大数据信息的整理和分析，来探究数据背后的真实价值。在新媒体视野下，利用新媒体平台进行档案信息资源的传播，避免了传统的档案管理模式中的一些问题。目前很多档案管理部门已经对档案信息化建设工作重视起来，但由于还处在一个摸索的过程，因此，在档案信息化建设过程中，还会受到很多方面因素的影响，导致档案管理效率有所降低，因此文章结合实际情况，对档案信息化建设与管理进行了分析研究，希望可以推进档案信息化建设和提高其管理质量。
关键词：档案管理；信息化；建设思考
引言
现阶段档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设等。档案信息化建设目标，主要是利用信息化技术提高档案管理现代化水平，通过构建档案管理的新理论及新原则，整合确立网络环境中档案管理与档案服务的基础框架和基本方式，从而实现档案信息化管理。
1档案信息化建设概念
档案信息化建设，从比较广泛的方面来说，就是将档案中的各个领域的信息通过信息化技术来进行有效整合，并实现共享。从狭义的层面来说，将档案进行信息化建设管理，就是将档案中的一些资料通过信息化技术来对其进行处理[1]。目前，随着科技的不断进步和迅速发展，档案资料也越来越全面，内容也更加丰富，因此，将档案进行信息化建设，通过先进的信息化技术来改变档案传统的保管模式，利用数字化的信息技术载体将之前传统的纸质档案保管方式进行替代，使其档案管理更加便捷，同时档案资料也可以达到长期保存的目的，档案资源信息也可以通过现代化的信息平台，实现更加方便、快速的操作。
2新时代档案信息化建设的重要性
目前虽然很多单位采用了档案信息化，但是仍然采用传统的档案管理模式和方法。由于档案管理人员的技术不够成熟，使信息化档案管理在应用过程中出现很多问题，特别是在档案信息的保存方面存在安全隐患，必须深入研究和解决。
传统的档案管理一般采用的是纸质版档案，在进行档案的调取、查询及保存时花费很多时间，而且纸质版档案在保存时经常会出现档案的遗漏等问题。在档案业务较多、较繁琐的情况下，纸质版档案很大程度上增加了档案管理工作的难度。信息化档案管理很好地避免了这些问题。首先，增强了档案管理的安全性。信息化档案采用网络连接、数字化存取的方式等，在档案的调取和查询时只需简单检索即可，保存档案信息时也非常方便、不易出现丢失，提升了档案管理的安全性和效率。同时，信息化建设改变了档案管理方法，可以利用信息化技术采取多种档案管理方法，针对不同内容的档案管理采取针对性的档案管理办法，提高档案管理的管理水平，使档案管理能够紧跟时代、与时俱进。
3提高档案信息化建设和档案管理水平的对策
3.1进一步增强信息化意识
档案信息化其实就是观念信息化。档案信息化建设最主要的力量就是档案管理人员的工作意识和积极性，管理人员的工作主动性和信息化建设水平具有紧密联系。因此，管理人员应建立正确的档案信息化意识，充分认识档案信息化建设的重要意义，提高自身工作责任感和使命感，充分重视档案信息化建设工作，努力做好有关工作。所以，在推进档案信息化时，档案信息化意识的能动作用发挥着作用和价值，也是目前档案信息化建设的重要动力。
3.2建立有效的远程查阅体系
3.2.1开展远程查档服务
建立档案网站，充分发挥档案网站的作用和特点，上传可以公开的档案资料，实现远程查档用档，推进档案信息资源共享[2]。
3.2.2提高档案信息远程服务能力
明确档案信息公开级别、标准和程序，规范档案信息公开格式，提高网站信息的标准化和规范化水平。档案管理部门对本地资源进行整合时，主要通过特定的链接，不断扩充档案信息资源。
3.2.3以做好线下服务为补充
如果档案信息不能公开在网络中，此时需要结合相关程序确认档案利用者的身份信息，一对一地进行远程查档咨询服务。
3.2.4出具异地档案证明
遵循试点运行、不断深入和稳定推动的原则，采用签订协议等方式，同相关档案馆进行更进一步的合作，促进合作的顺利开展。不断尝试和改进异地档案证明的手段和方法，利用数据技术、备份等功能，促进档案证明向传真形式和网络打印方向发展，节省档案利用者时间，提高档案信息远程利用的效率。
3.3建立信息化档案管理相关制度
一是在档案管理人员方面制定相关制度，严格要求档案信息化管理规范。档案人员必须按照信息化技术的一些要求去操作，切不可盲目操作；在管理档案时统一采用信息化档案管理模式操作，统一档案管理方法；在日常安排相应的信息化档案管理培训，制定相应的考核制度，奖罚分明。二是制定信息化档案管理的技术制度。对不按照信息化技术去规范操作造成管理问题的，必须采取相应的惩罚措施；对信息化管理技术考试不通过的，不得进行档案信息化管理的操作；对因自身技术问题导致档案管理出现误差的，必须承担一定的责任[3]。
3.4建立起档案管理信息系统
信息化管理系统的建立是档案信息化建设的重要体现，只有借助专业化的信息化管理系统，才能够真正实现本单位档案管理模式的改进，为此其可以与信息技术公司进行联系，然后围绕本单位的档案管理内容建立起相应的信息化管理系统。借助新的管理系统，进一步规范本单位的档案管理人员，在新形势下，传统纸质化的档案资料要以数据信息的形式进行保存，而建立起的信息化管理系统要设置严格的权限，只有专门的档案管理人员及获得权限的人员才能够对系统进行访问，而且，系统会对每一次访问记录进行记录，在系统的运作过程中，不允许随意使用外部硬盘进行系统数据信息的拷贝，防止系统进步病毒。而且，需要在信息技术公司的帮助下对系统进行定期检查和维护，及时修补系统漏洞，而且，还需要做好系统的升级，确保系统得稳定运行，进而为档案管理工作的开展提供良好的保障。
3.5加强数据库建设
数据库建设是档案信息化建设的重要基础，因为在档案信息化建设中，必然会涉及大量档案信息的处理，完备的数据库可以为档案管理工作的开展提供强有力的信息支持。具体而言，档案数据库的功能主要体现在两个方面，第一，信息获取功能。针对档案管理工作的开展，可以利用数据库信息系统进行档案资源储备，利用数据库建立起完备的档案数据信息体系，在数据库的建设过程中，需要对各类档案信息资源进行全面搜集，然后对获取到的档案信息资源进行筛选和整理，以此来不断丰富数据库内容。要鼓励各个部门积极参与到数据库系统的建立中，比如将重要的档案信息进行及时上传，并将其作为本单位数据库资源的一部分，进而不断丰富数据库内容。第二，分类功能。为了方便单位管理者利用数据库进行各类信息检索，在数据库信息系统的建设过程中要做好分类工作，先选择标准，然后根据这一标准实施分类。数据库是单位档案信息化建设的重要基础，因此，有必要建立完善的数据库信息系统，为此，单位还需要联系信息技术公司对数据库系统进行定期维护，修补漏洞，进而充分发挥数据库的实际作用[4]。
结语
综上所述，档案信息化建设与档案管理工作的开展有着重要的意义，但是从当前的情况的来看，很多单位的档案信息化建设与档案管理工作仍然存在一定的不足之处，为此，单位要能够明确认识到档案信息化建设的重要性，并从多个层面入手不断完善其档案信息化建设与档案管理工作。
参考文献：
[1]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理，2018，000（001）：197-197.
[2]吴雅鸣.新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].内江科技，2019，40（06）：11-12.
[3]翟鹏.档案信息化建设的现实需求和理论路径 [J].现代信息科技，2019，3（14）：113-114+116.
[4]熊伟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中国管理信息化，2016，19（18）：172-173.