1宁波东方人力资源服务有限公司 浙江省宁波市 3158002浙江省档案事务所有限公司 浙江省杭州市 310000
摘要：在案卷封面、备考表制作的过程中，往往是将案卷总目录中的数据逐条复制到案卷封面、备考表的模板中，效率低，且容易出错，格式也容易出现偏差。本文将介绍一种根据已编制完成的案卷总目录用WPS或office的邮件功能批量生成打印版案卷封面和备考表。演示中采用的案卷封面、备考表参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）编制。
关键词：档案 word office 案卷封面 备考表 批量生成
一、准备工作
要进行批量制作要先完成案卷总目录及案卷封面、备考表模板制作。案卷总目录中必须包含案卷封面及备考表所需要的字段数据，其他字段可根据实际需求作适当增补。案卷封面和备考表用office word 或wps文字处理软件制作，案卷总目录用office excel或wps表格制作。
案卷封面 备考表
二、office word中案卷封面打印版批量生成操作步骤
1、打开邮件合并分步向导：打开根据GB/T11822-2008制作的案卷封面模板，在菜单栏中选择邮件 开始邮件合并 邮件合并分步向导，如下图所示
.png)
2、文档类型选择：在右侧邮件合并第1步中勾选“目录” 下一步：开始文档，如下图所示
.png)
3、文档模板选择：在第2步的选项框中勾选“使用当前文档” 下一步：选择收件人，如下图所示。这里打开的word文件就是我们需要的案卷封面模板，所有这里选择使用当前文档。
4、收件人类型选择：在第3步的选项框中勾选“使用现有列表” 下一步：选取目录
.png)
5、数据源选择：弹出的对话框中选择已经完成的案卷总目录，这里的案卷总目录数据格式可以是多种格式，本文中采用的是常用的EXCEL。
.png)
弹出的选项框中显示的是所有工作簿的数据，筛选、设置打印区域等操作所产生的隐藏工作簿都会在此处显示（有英文后缀），我们所要选择的是没有后缀英文名称的对应工作簿，本文中为”案卷总目录$”（工作簿名称+$）。数据首行若不是标题行，将左下的“数据首行包含列标题（R）”前的勾去掉。然后确定。
.png)
6、数据预处理：案卷总目录工作簿中的全部数据将显示在弹出的新列表中，第二列的勾选行可以选择我们需要生成的案卷封面数据，不需要生成的案卷封面数据可将勾去掉。
调整收件人列表下的各个选项可对案卷总目录数据进行处理。
排序可根据排序的条件对数据进行重新排序，筛选可以根据筛选条件选出需生成案卷封面的数据。
.png)
查找重复收件人可以查找本案卷总目录中是否有重复的条目。若有可以取消重复条目前的勾选，只保留需要的一条，然后确定，未勾选的条目不会生成案卷封面。
.png)
查找收件人为案卷总目录内容检索。查找范围内所有域即为全文检索，此域对单独的某个字段下的内容进行检索。
.png)
验证地址为对外发送邮件时候确认地址的安全性，本文为本地操作不存在邮件外发，故不需使用该功能。
列表中数据确认无误后，点击确定，再次点击第3步，共6步下的“下一步：选取目录”，即可进入第4步页面。
.png)
7、数据对应：将光标放置于需要填值处（如“档号：”之后，初始值应为空），如下图所示。
.png)
在右侧第4步的选项框内选择“其他项目”，弹出的“插入合并域”对话框中域选择“数据库域”，在域内容中选择“档号”再点击下方插入，插入完成后点击取消退出“插入合并域”对话框，如下图所示。
.png)
档号之后出现“《档号》”字样时，案卷封面档号字段的对应完成。
.png)
同档号对应方式的操作方法将案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（若有定密）这几个字段进行对应，完成字段对应后的案卷封面如下图所示。
.png)
8、案卷封面生成到单独文档：点击右上角完成并合并，下拉框中选择编辑单个文档，弹出对话框中根据实际选取需要生成的案卷封面（首次可选全部）。点击确定即可生成全部案卷封面。最后再次核对案卷封面是否有误，无误则可打印。
.png)
将初始模板换成备考表，同样可生成备考表。
三、WPS中卷封面打印版批量生成操作步骤
1、数据选择：将案卷封面或备考表模板用WPS打开，在上方标题中选择引用---邮件，打开邮件合并。
.png)
在邮件合并的左侧菜单栏中选择打开数据源
.png)
选择对应的案卷目录数据表格文件。
.png)
选择不带英文尾缀的工作簿，点击确定。
.png)
2、数据对应：将光标放于需要对应的数据之后（这里与office word里相同）
.png)
在邮件合并标题栏中悬着插入合并域，在弹出的对话框中依次选择，数据库域，档号，插入，备考表“档号：”后出现《档号》即可点击弹出框中取消，退出插入合并域。
.png)
将光标放于件数栏，点击“插入合并域“，选择”卷内件数“字段，插入，备考表中显示对应字段时，点击取消，退出”插入合并域“
.png)
同理完成总页数字段的对应，如下图
.png)
3、数据预览及备考表生成：在邮件合并的菜单栏点击“查看合并数据“即可预览数据。
.png)
四、两种软件的优劣：
用office word操作步骤较多，用wps 文件处理软件制作操作步骤较少。Wps文字处理软件在操作熟练后，2-3分钟即可完成全部操作步骤；office word需4-5分钟才可完成。
OFFICE word在导入数据后可对数据进行筛选或查重等处理，生成的案卷封面、备考表质量更能保证。Wps文字处理软件无法对导入后的数据进行处理，所以在原数据输入的时候要加强验证。初学者可从WPS的操作步骤先入手，然后再熟悉office word的操作步骤。
五、意义：用wps文件处理软件和office word的邮件功能进行案卷封面、备考表的制作比传统的复制粘贴或是逐一录入极大的增加了效率，提高了准确率。
将重复性的基础档案工作交由计算机进行处理是未来档案工作现代化的一个方向。希望本文能给读者带来启发，找到属于自己的档案工作思路，受于个人知识水平所限，本方法不一定是最优的方法，且可能存在纰漏，若有更进一步优化可能，欢迎大家共同探讨。
参考文献：
office2019版word邮件合并步骤https：//jingyan.baidu.com/article/148a19217a2d810c70c3b12d.html