1.哈巴河县直属机关工作委员会 836700；2.哈巴河县委统战部 836700
摘要：文书档案在各组织机构和机关单位中发挥着至关重要的作用，文书档案不仅包含且能够为单位组织提供极为重要的信息。在信息技术快速发展的背景下，文书档案的管理方式也进行了不断的革新。因此，结合当下趋势，加强文书档案的现代化管理对于企业单位的工作有着深远的影响。本文结合自身多年文书档案管理工作经验，首先阐述了当前文书档案管理工作中存在的主要问题，分析现代化管理的重要性，并提出了加强文书档案现代化管理的相关策略。
关键词：文书档案；现代化管理；策略
档案管理工作包含的范围是广泛的，其中文书档案是其中一项非常重要的内容。在文书档案里，对企业单位的过往历史、实际情况以及发展概况都有着详细的记录，对于企业事业单位发展具有重要影响。近年来，对文书档案进行现代化管理已成为不可避免的趋向。笔者在文书档案管理实际工作开展中，明显感受到在应用现代化管理策略后，极大地提升了工作效率，减低了工作强度。因此提出文书档案的现代化管理策略，能够进一步适应企业单位的发展需求，从而促进企业和机关单位的长远发展。
一、文书档案管理工作中存在的问题
（一）管理制度不规范
目前，文书档案管理工作中具有一个较为普遍的问题，就是管理制度不规范，且这个问题所造成的影响是深远的。管理制度不规范会导致文书档案管理工作实施中不遵循相关要求和规则，有时需要重新整理，这就会导致工作效率较低。企业事业单位通常都将文书档案的管理工作和文书档案的保管工作混为一谈，没有意识到文书档案管理工作的重要性，也没有加强建设，这就导致了文书档案管理制度不规范这一问题的出现。文书档案管理制度在实际工作开展中具有较多的问题，比如文书档案在保存时分类不明确，各类不同的档案被归入同一类别，混合在一起，因此在检索需要的文书档案时耗费工程较大，不能够快速地找到目标文件。文书档案目录的编制也没有足够的规范性和科学依据，目录缺少关键信息，不能为检索工作提供便捷。
（二）重视程度不够
大部分的企业事业单位都没有意识到文书档案管理的重要性，没有将其作为工作的重点，认为管理文件档案意义不大，只要对文书档案做好保管工作就可以了。在这种具有偏差的领导意识下，工作人员的态度和文书档案管理的质量都会受到相应的影响。并且文书档案管理办法缺乏创新性，相关工作人员缺少专业知识和技能，处理业务水平较低，对文书档案进行收集和管理的意识也比较薄弱。此外，很多企业事业单位没有设置独立的档案管理工作职位，导致许多工作人员都是将档案管理作为附加工作，没有秉持认真对待的态度，从而导致工作效率不高。
（三）信息化建设程度低
在文书档案管理方面，利用互联网和信息技术可以促进文书档案管理水平的提高。但是，一些企业事业单位的文书档案管理仍然采取的是传统的管理方式和制度，这就导致信息化建设没有在文书档案工作中得到充分的利用。例如，在检索信息方面，传统的文书档案管理制度检索较为复杂。在这种情况下，很难进行检索，而且往往需要查阅大量的文书档案才能找到信息。但是文书档案如果利用信息技术进行检索，只需要在计算机内输入关键信息，就能够检索到需要的信息。管理手段没有进行及时更新，在一定程度上阻碍了文书档案管理工作的革新以及管理水平的提高。当前经济和信息技术都在飞速发展，如果文书档案管理工作不能合理地利用先进的技术，是不利于企业事业单位的发展的。
二、文书档案现代化管理的重要意义
（一）提升文书档案管理工作效率
在社会快速发展的前提下，文书档案的管理方式也变得更加多样化，在许多领域都发挥着重要作用和影响。传统的文书档案管理主要是采用的纸质文档，非常厚重，翻看记录以及装订都非常不方便，导致相关工作人员的任务量较重，效率难以提高。此外，纸质的文书档案管理是需要人工进行的，受到个人因素的影响，文书档案管理的质量也不能得到保证。对文书档案加强现代化管理，不仅会最大限度地减少管理人员的工作量，而且也会使管理人员的工作压力得到缓解。
利用计算机和信息技术可以快速准确地对文书档案进行整理、编录，也可以自动生成所需的目录并自动分类。因此，可以促进文书档案管理工作效率和质量得到进一步的提升。
此外，文书档案管理的现代化有助于最大限度地提高档案的检索效率，在对文件档案进行充分的信息化管理后，就可以通过简单操作提取相关信息，这将有助于更好地管理文书档案。
（二）有利于促进实现资源共享
文书档案的管理主要涉及统计、存取、核对等不同方面，此外也包括了对部分资料进行补充和修订。在管理文书档案过程中，有关工作人员应了解档案的主要内容，要定期做好记录，及时进行更新查看，如果档案没有在规定期限内归还要进行必要的提醒和催促。加强文书档案的现代化管理，极大地促进了资源的共享。在文书档案管理中利用现代化信息技术，使得工作更加便捷，而且也逐步改善各单位以及各地区之间的沟通质量，有利于实现真正意义上的现代化管理。
三、加强文书档案现代化管理的策略
（一）建立现代化的文书档案管理制度
改善文书档案的管理制度，是提高文书档案管理效率不可缺少的环节。建立现代化文书档案管理制度，要求企业事业单位对传统的管理制度进行革新，遵循国家文书档案管理的基本原则，根据组织内部的实际情况，建立符合自身需求的文书档案管理制度。建立现代化文书档案制度，能够及时摒弃传统过时的制度，促进企业事业单位文书档案管理工作方式的革新，进而推进文书档案管理制度的完善，为有序管理文书档案提供制度保障。此外，也要重视完善文书档编写和修订的制度，使文书档案管理工作的效率和质量具有保障[1]。与此同时，要加强对工作人员的管理，促进文书档案管理人员更加专心地投入自己的工作，提高工作效率和质量。
（二）加强对文书档案现代化管理的认识
随着我国经济的发展，我国企业事业单位各部门的发展受到社会的充分关注。每个单位的管理都需要有相关的信息和文件记录，这些资料进行处理和储存就形成了对应的文书档案。企业事业单位的上层领导，必须充分认识到文书档案现代化管理的重要性，并不断提高管理人员对档案管理的重视意识，从而促进文书档案管理水平的提升。企业事业单位在发展的进程中，必须将现代信息技术充分利用起来，不断完善文书档案管理制度，持续提升文书档案管理工作水平[2]。此外，还必须对有关管理人员加强专业培训，以确保他们具有更专业的技术知识和水平，能够胜任管理工作。
（三）加强现代化文书档案管理的信息化建设
随着互联网信息技术的发展和智能化办公时代的到来，文书档案的管理工作也面临着需要进行革新的挑战，要适应当前信息化和网络化的要求。因此，文书档案的现代化管理要求每个单位不断提高其信息化建设水平，对传统的人工管理方式进行革新，寻求新的管理方法和战略[3]。企业事业单位加强文书档案管理的信息化建设，可以从以下两个方面展开工作。首先要引进信息管理设备，加强文件档案管理方面的科学和技术基础，强化电子网络资源建设，转变文书档案的存储方式和传播手段，使各类信息能够进行快速有效的传播。例如，配备必要的硬件和软件设备，改进信息基础设施。其次是提高有关管理人员的信息化能力并进行培训，使其掌握信息技术、提高他们的计算机操作能力、使用互联网的能力、以及智能化办公能力，尽快使他们利用信息化进行文书档案管理，确保文书档案在信息化环境中得到适当管理和维护。
由此可见，文书档案的现代化管理是目前和今后各组织和企业事业单位文书管理必然趋势，也是当前组织和企业事业单位在文书的管理过程中需要注意的核心问题。只有在实践中不断提高认识，完善管理制度，提高管理人员的能力，加强信息技术的利用，才能适应目前文书档案管理的发展需要，促进档案管理工作更好地推动企业事业单位的进一步发展。
参考文献：
[1]李玲.论文书档案现代化管理及其利用[J].科技视界，2020（06）：139-141.
[2]李媛.文书档案的现代化管理措施[J].年轻人，2019（14）：181.
[3]赵金玉.文书档案现代化管理机制探究[J].办公室业务，2017（06）：145.
作者简介1：沙丽哈•胡达依别尔根，1978.11.04，女，新疆哈巴河县，哈萨克族，本科，哈巴河县直属机关工作委员会，研究方向：档案管理。
作者简介2：阿尔青•艾布塔力甫，1978.05.16，男，新疆哈巴河县，哈萨克族，本科，哈巴河县委统战部，研究方向：档案管理。